Como melhorar seu processo de integração

Por JP&F Consultoria

Há um ditado famoso – as primeiras impressões contam – e isso não poderia ser mais verdadeiro quando as pessoas começam um novo emprego em uma nova empresa. Os primeiros dias e semanas de um novo emprego preparam o cenário para as coisas que virão e são vitais para garantir que o novo funcionário se estabeleça na empresa. Uma parte fundamental para fazer com que os novos funcionários se sintam bem-vindos em sua empresa é seu processo de integração.

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Recentemente colocamos um candidato em uma nova empresa. Toda vez que checávamos com eles depois de começarem seu novo emprego, eles sempre nos diziam o quão ótimo é o processo de integração de sua empresa, mesmo semanas depois de assumirem a função.

Por que seu processo de integração é importante?

Carla ferreira, Consultora na JP&F Consultoria comentou: “Eu sinto fortemente que o processo de integração é uma parte crítica do processo de recrutamento e precisa ser visto como parte do processo de recrutamento. Claro que o candidato aceitou e começou. No entanto, muita coisa ainda pode dar errado se esses primeiros dias não forem tratados com o mesmo nível de profissionalismo e cuidado que o empregador retratou na fase de entrevista.”

Então, como você pode ter certeza de que sua integração será acolhedora?

Há muitas maneiras de aprimorar seu processo de integração. Um processo de integração envolvente e bem-sucedido deve ir além de preencher papelada, comunicar expectativas de função e configurar estações de trabalho.

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Decorando sua mesa

Garantir que eles tenham tudo o que precisam para começar seu novo trabalho é essencial. Forneça a eles material de escritório e garanta que eles tenham tudo o que precisam para fazer seu trabalho confortavelmente. Veja se eles têm uma marca preferida de tecnologia ou se precisam de um monitor.

Algumas coisas extras que você pode fazer para que seus novos funcionários se sintam bem-vindos incluem:

Decorar a área da mesa com uma placa de boas-vindas, um balão ou um presente.
Coloque pequenos presentes na mesa deles no início de cada dia da primeira semana.
Pergunte se eles precisam de algum ajuste em suas mesas/áreas de trabalho e compre-os para eles. Por exemplo, apoio para os pés, apoio para as costas, etc.

Apresente-os a todos dentro da empresa

Além de apresentar os novos iniciantes aos colegas com quem eles trabalharão, é uma prática recomendada apresentá-los também a todos os gerentes e outras equipes dentro da organização. Além disso, é importante que eles também sejam apresentados aos clientes, principais consumidores e fornecedores com quem trabalharão.

Ideias para apresentar novos funcionários à equipe

Aqui estão algumas ideias para apresentar novos funcionários à sua equipe e clientes existentes:

Antes de começar:

Envie um anúncio de boas-vindas à sua empresa anunciando o novo funcionário e sua data de início. Outra notificação um dia antes de alguém novo começar para todos os funcionários pode prepará-los para alguma mudança positiva e lembrá-los de estarem em sua melhor forma. Além disso, um anúncio para a equipe assim que eles chegarem para que todos se apresentem também ajuda.
Realizar um dia de "conhecer a equipe" antes da data de início traria uma introdução gradual à equipe, conhecendo os colegas antes de ir direto ao assunto. Isso também ajudaria o novo membro a ver a cultura da equipe. Além disso, se houver um encontro da equipe/evento social planejado perto do momento em que eles começarem, por que não convidá-los? Dessa forma, o novo começo pode conhecer todos em um ambiente mais relaxado e aberto, com menos pressão. Quando chega a data de início, eles já conheceram todos, e os nervos do primeiro dia estão muito mais calmos.
Informe os principais clientes relevantes para o novo funcionário que uma nova pessoa se juntará à empresa. Isso será apreciado tanto pelo cliente quanto pelo novo membro da equipe, pois mostra que você valoriza o relacionamento com o cliente e ajudará a incorporar a nova pessoa à equipe. O funcionário pode então fazer o acompanhamento com o cliente quando ele começar.

Quando eles começam:

Organize uma integração e reuniões para o novo funcionário com os chefes de cada departamento e o pessoal-chave com quem ele trabalhará.
Leve-os para almoçar ou pague para que eles e a equipe da qual farão parte almoçarem juntos.
Mostre o escritório ao novo funcionário e apresente-o a todas as equipes.
Se houver uma sala de jogos ou de funcionários, ofereça um almoço mais longo na primeira semana para ajudá-los a conhecer outras pessoas dentro da empresa.

Definição de metas e check-ins

Começar um novo emprego é sempre difícil, pois geralmente há novos sistemas e procedimentos para aprender. Além disso, os novos funcionários precisam saber o que é esperado deles desde o início e ter suporte disponível... Então, os empregadores precisam garantir que os novos membros sejam bem-vindos e incluídos desde o início. Desde o primeiro dia, as metas devem ser definidas para que eles tenham conquistas a perseguir. Além disso, check-ins regulares, a cada poucos dias, mas se não, certamente semanais, devem ser feitos.

Ter uma reunião para ver como eles estão se adaptando e encontrar a carga de trabalho pode ajudar a ver se eles estão no caminho certo ou se ajustes precisam ser feitos para serem mais adequados ao indivíduo. Um candidato que foi recentemente colocado disse que achou que as reuniões que eles estavam tendo com seu gerente a cada dois dias foram realmente benéficas para eles se adaptarem à empresa. Personalizar o desenvolvimento da carreira de cada membro da equipe é crucial para a motivação e produtividade, e só ajudará um novo começo a se sentir à vontade.

Kit de boas-vindas

Pouco antes de começarem, ou no primeiro dia, um kit de boas-vindas é um gesto simpático para os novatos. Isso pode incluir talvez uma caneca da empresa, um estojo, artigos de escritório ou até mesmo alguns lanches! Mais importante, esta é uma ótima oportunidade para mostrar os valores da empresa refletindo-os em um kit de boas-vindas, e isso os apresenta à cultura. Por exemplo, um dos nossos valores principais é Diversão, então um brinquedo de mesa de escritório refletiria isso.

Outras coisas que você pode fazer para que eles se sintam bem-vindos incluem:

Visita ao escritório na chegada e como as coisas funcionam por lá, incluindo pequenos detalhes como preparar cerveja ou lavar louça.
Compartilhe todas as atividades/cultura/planos do grupo com eles antes de começar, para deixá-los animados para trabalhar em uma ótima equipe e ansiosos para começar/reduzir o nervosismo.
Faça a documentação/manual do funcionário envolvente e divertido em vez de apenas listar todas as informações porque você tem que fazer isso. Faça com que eles fiquem animados para ler e aprender.

Programa de amigos

A parceria de um novo iniciante com um membro experiente da equipe pode ser extremamente útil. O membro original da equipe pode agir como um amigo e estar lá para o novo iniciante para ajudar com o que ele precisar. Seja ensinando-o a usar o novo software ou apenas mostrando onde fica o banheiro! São as pequenas coisas que fazem alguém se sentir envolvido desde o início que realmente aumentam a confiança de um novo membro. Consequentemente, é provável que ele se sinta parte da equipe muito mais rapidamente.

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