Estratégia global de folha de pagamento: o que é e como criar uma
A folha de pagamento global envolve vários processos, sistemas e fornecedores, o que a torna incrivelmente complexa. Sem uma estratégia firme que defina padrões de processamento e explique como a folha de pagamento deve ser gerenciada em todas as geografias, a complexidade pode rapidamente se tornar esmagadora. Criar uma estratégia detalhada de folha de pagamento global pode evitar isso.
O que deve ser incluído em uma estratégia para folha de pagamento multi-país? Como desenvolver uma estratégia global de folha de pagamento que seja adaptada às necessidades do seu negócio e ofereça flexibilidade suficiente para escalar as operações conforme você cresce?
O que é uma estratégia global de folha de pagamento?
Uma estratégia global de folha de pagamento é um roteiro para suas operações de folha de pagamento transfronteiriças que descreve como gerenciar pessoas, processos, sistemas e provedores em todos os locais. É um plano detalhado para organizar, agilizar e centralizar processos de folha de pagamento para obter supervisão global completa.
O foco principal de uma estratégia para gestão global da folha de pagamento é desenvolver uma estrutura que permita aumentar gradualmente o valor estratégico da sua folha de pagamento e, ao mesmo tempo, melhorar a eficiência, a precisão e a conformidade.
O que constitui uma boa estratégia de folha de pagamento global?
Uma estratégia global de folha de pagamento é essencial para preparar suas operações de folha de pagamento para o futuro . Mas quais requisitos devem ser atendidos para que as operações internacionais de folha de pagamento sejam eficazes?
Uma estratégia de folha de pagamento global bem-sucedida deve ser:
Resiliente: A recente pandemia de COVID-19 revelou várias fraquezas na folha de pagamento global . Para evitar interrupções, uma estratégia de folha de pagamento global deve se concentrar na resiliência em toda a operação de folha de pagamento.
Escalável: Uma vez que você começa a expandir para novos mercados, você geralmente continua aumentando sua presença global. Sua estratégia global de folha de pagamento deve refletir a necessidade de crescimento do seu negócio, fornecendo soluções, processos e fluxos de trabalho escaláveis.
Abrangente: A folha de pagamento global é multifacetada e complexa. Todos os diferentes elementos que são importantes ao executar uma folha de pagamento multi-país devem ser incluídos em sua estratégia global, criando assim a necessidade de uma estrutura abrangente e detalhada.
Centralizado: Centralizar processos é essencial quando se trata de executar uma folha de pagamento global bem-sucedida. O mesmo vale para uma estratégia de folha de pagamento para uma organização multinacional. Crie um documento central que possa servir como referência para fornecedores, processos e padrões de folha de pagamento em todas as suas geografias.
Quais são os benefícios de ter uma estratégia global de folha de pagamento?
Uma estratégia global de folha de pagamento não é criada da noite para o dia. Em vez disso, todo o processo requer planejamento e consideração cuidadosos. Em outras palavras, os gerentes globais de folha de pagamento precisam investir tempo e esforço em seu projeto de estratégia de folha de pagamento.
Muitos profissionais de folha de pagamento se perguntam se realmente vale a pena tirar um tempo de sua agenda ocupada para construir uma estratégia para sua folha de pagamento global. Além disso, a ideia de ter que colocar toda a operação de folha de pagamento global da empresa em uma estratégia formalizada pode ser muito assustadora.
Na Pesquisa Global de Folha de Pagamento da EY de 2021 , 67% das organizações disseram que tinham uma estratégia de folha de pagamento em vigor. Olhando para os resultados da pesquisa, a Ernst & Young conclui que “[ter] uma estratégia formal de folha de pagamento é fundamental”. Há várias razões para isso:
Uma estratégia de folha de pagamento firme reduz riscos e aumenta a conformidade global da folha de pagamento .
Criar um modelo de operação de folha de pagamento global líder requer uma abordagem estratégica.
Abordar a folha de pagamento de forma estratégica aumenta a eficiência geral da folha de pagamento.
Ter uma estratégia adequada permite que as empresas aproveitem todo o potencial estratégico de sua folha de pagamento.
Quais aspectos considerar ao desenvolver uma estratégia global de folha de pagamento?
Antes de começar a trabalhar nos detalhes da sua estratégia global de folha de pagamento, há algumas considerações preliminares a serem levadas em conta. Isso inclui:
Expertise global em folha de pagamento: Expandir para novos mercados e configurar uma folha de pagamento local sempre traz um novo conjunto de desafios. A expertise em folha de pagamento disponível em sua organização é um fator importante quando se trata de decidir se deve manter a folha de pagamento internamente ou terceirizá-la para um parceiro no país.
Tecnologia de folha de pagamento global: Executar uma folha de pagamento global não é possível sem uma infraestrutura de tecnologia robusta. O processamento manual da folha de pagamento geralmente não é uma opção para pequenas empresas locais e definitivamente não para grandes multinacionais. Antes de trabalhar nos detalhes mais sutis da sua estratégia de folha de pagamento, você deve fazer um inventário dos sistemas e ferramentas que já está usando e identificar os pontos problemáticos existentes que gostaria de resolver com sua estratégia de folha de pagamento global. Além disso, considere se sua configuração atual é escalável e à prova do futuro.
Força de trabalho global: A folha de pagamento tem tudo a ver com pessoas. É por isso que você também deve pensar em sua equipe global ao começar a desenvolver sua estratégia de folha de pagamento. Tenha uma ideia clara de onde os membros da equipe estão localizados, em quais países você deseja contratar novos funcionários em seguida e quais tipos de emprego devem ser considerados (por exemplo, funcionários em tempo integral, funcionários em meio período ou freelancers).
Despesas globais com folha de pagamento: Os pagamentos de salários representam a maior parcela dos custos globais com folha de pagamento . No entanto, também há o custo de execução da folha de pagamento a ser considerado. Quanto mais complexa for sua configuração global de folha de pagamento e quanto mais ferramentas de software, profissionais de folha de pagamento e fornecedores estiverem envolvidos no processo, maior será o custo de sua folha de pagamento. Um objetivo da criação de uma estratégia global de folha de pagamento deve, portanto, ser reduzir os custos de processamento e gerenciamento da folha de pagamento. Identificar potenciais economias de custo faz parte do trabalho preliminar.
O que incluir em uma estratégia global de folha de pagamento?
Muitas empresas que querem criar uma estratégia de folha de pagamento global eficaz enfrentam um grande obstáculo no começo: elas simplesmente não sabem por onde começar. Dada a complexidade da folha de pagamento global, uma estratégia abrangente e abrangente é necessária. Mas quais são os pilares sobre os quais uma estratégia de folha de pagamento é construída ? Quais são as principais áreas que ela deve cobrir?
Precisão e eficiência da folha de pagamento global
Um dos principais objetivos da criação de uma estratégia global de folha de pagamento é otimizar os processos globais de folha de pagamento com relação à precisão e eficiência. Isso significa que tais estratégias devem fornecer respostas a perguntas como:
Como garantir níveis semelhantes de qualidade nos processos e serviços de folha de pagamento em todas as regiões geográficas?
Quais aspectos priorizar ao elaborar SLAs de folha de pagamento para novos parceiros de folha de pagamento?
Como conectar sistemas e provedores para garantir transferências de dados sem atrito ?
Quais KPIs de folha de pagamento devem ser observados para monitorar melhorias?
Conformidade global da folha de pagamento
A conformidade da folha de pagamento é uma das principais preocupações para empresas cujas operações de folha de pagamento abrangem diversas regiões geográficas. Isso torna a conformidade uma das principais áreas que devem ser incluídas em qualquer estratégia global de folha de pagamento. Os aspectos que devem ser abordados incluem:
Onde obter informações sobre mudanças legislativas que afetam a folha de pagamento,
Com que frequência verificar atualizações legais,
Como a responsabilidade pela conformidade da folha de pagamento é distribuída entre equipes internas e/ou provedores externos de folha de pagamento e
Como minimizar as repercussões financeiras e de reputação de erros de conformidade.
Modelo de folha de pagamento global e gerenciamento de fornecedores de folha de pagamento
Em relação ao modelo global de folha de pagamento, sua estratégia de folha de pagamento deve detalhar:
Se a folha de pagamento é mantida internamente ou terceirizada , ou se uma abordagem híbrida é preferida,
Quais regiões geográficas são cobertas por um provedor de folha de pagamento local e quais são cobertas pela equipe interna de folha de pagamento e
Quer você queira trabalhar com uma folha de pagamento centralizada ou descentralizada .
Dependendo do seu modelo de folha de pagamento global escolhido, você também terá que decidir como gerenciar seus provedores ou parceiros de folha de pagamento . Pense sobre:
Atributos e qualidades a serem considerados ao escolher novos provedores de folha de pagamento ,
Desafios e soluções ligados à gestão multi-vendedor,
Viabilidade de trabalhar com um único provedor de folha de pagamento que oferece a cobertura global necessária para dar suporte às necessidades do seu negócio.
Infraestrutura tecnológica para sua folha de pagamento global
O próximo ponto a ser abordado em sua estratégia global de folha de pagamento é o lado técnico de executar sua folha de pagamento multi-país. Isso inclui decidir sobre aspectos como:
Escolhendo entre um sistema de folha de pagamento baseado em nuvem ou auto-hospedado ,
Aproveitando a automação da folha de pagamento para aumentar a eficiência da folha de pagamento e reduzir erros de folha de pagamento ,
Consolidar sua folha de pagamento global para evitar disparidade de dados devido ao alto número de sistemas e provedores,
Decidir sobre as principais medidas para garantir a segurança da folha de pagamento ,
Estabelecendo padrões para as integrações de software de folha de pagamento necessárias ,
Descrever os casos de uso e os requisitos para alavancar a análise da folha de pagamento e
Definição de requisitos para relatórios globais de folha de pagamento .
Governança global da folha de pagamento e gestão de riscos
A folha de pagamento, e especialmente a folha de pagamento multinacional, apresenta muitos riscos para as organizações. Entender e mitigar esses riscos é parte integrante da elaboração de uma estratégia global de folha de pagamento. Uma estrutura de governança global de folha de pagamento é a base para uma gestão de risco bem-sucedida.
Sua estrutura global de governança de folha de pagamento deve abordar questões como:
Quem são os responsáveis pelos processos globais, regionais e locais ?
Como as funções e responsabilidades são distribuídas em nível global, regional e nacional?
Quais são as melhores práticas a serem seguidas para padrões, processos e políticas de folha de pagamento?
Com base nessa estrutura de governança, uma estratégia global de folha de pagamento deve definir como os riscos devem ser gerenciados em toda a função de folha de pagamento. Isso inclui aspectos como:
Auditorias regulares de folha de pagamento ,
Estrutura de controle interno e segregação de funções entre diferentes atores na arquitetura global da folha de pagamento, e
Documentação e autoavaliação em diferentes níveis.
Desenvolvendo uma estratégia global de folha de pagamento: dicas para ajudar você a ter sucesso
Mesmo que você saiba quais aspectos abordar em sua estratégia global de folha de pagamento, as coisas ainda podem dar errado. Aqui estão algumas dicas finais para ajudar você a ter sucesso:
Saiba para onde você está indo: não pense apenas no aqui e agora ao elaborar uma estratégia para sua folha de pagamento global, mas considere já quaisquer planos de expansão existentes ou potenciais.
Concentre-se em seus problemas mais urgentes: Os principais desafios globais de folha de pagamento enfrentados por multinacionais são conformidade global de folha de pagamento, gerenciamento de vários fornecedores e manuseio manual de dados. Mas, além desses pontos problemáticos comuns, cada empresa tem suas próprias lutas individuais quando se trata de folha de pagamento. Essas lutas devem ser priorizadas ao elaborar uma estratégia global de folha de pagamento.
Alinhe suas estratégias globais de folha de pagamento e expansão: se expandir para novos mercados estiver em seu roteiro para os próximos anos, isso deve ser refletido em sua estratégia de folha de pagamento. Nesse caso, é importante prestar bastante atenção às trajetórias de crescimento para garantir a escalabilidade de sua operação global de folha de pagamento.
A estratégia global de folha de pagamento de uma organização é o documento central que determina como a folha de pagamento global deve ser gerenciada do início ao fim. Ela é construída em vários pilares que variam de conformidade da folha de pagamento a gerenciamento de vários fornecedores e governança da folha de pagamento. Para que uma estratégia global de folha de pagamento seja eficaz, ela precisa ser resiliente, escalável e abrangente , detalhando todos os aspectos importantes vinculados às operações de folha de pagamento do seu negócio.
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