Reunião Virtuais: Como tornar as reuniões remotas eficientes
Um dos maiores desafios ao gerenciar uma equipe remota é reunir todos para reuniões importantes. Tecnologias avançadas de videochamada são uma ferramenta útil para tornar essas reuniões mais pessoais e envolver todos na conversa. Mas, assim como nas atualizações presenciais, as reuniões virtuais precisam ser bem preparadas para serem eficazes. Aqui estão 5 dicas de como você pode transformar sua próxima reunião virtual em uma conversa digital envolvente e bem-sucedida.
1. Crie uma agenda
Isso parece simples, mas é crucial para ter reuniões eficazes – e não apenas digitais. Cada reunião deve ter uma pauta para ser mais eficiente e mostrar claramente a todos que estão participando da conversa para que serve essa reunião, quanto tempo vai levar e qual será o resultado esperado. Isso permite que os membros da sua equipe se preparem e entrem na reunião com uma compreensão clara do que é esperado deles.
2. Tenha um propósito claro para cada pessoa na reunião
Você já ficou preso em uma reunião e se pegou se perguntando por que estava lá? Certifique-se de que cada pessoa convidada para sua reunião virtual também tenha um motivo para estar lá. Seja uma atualização curta, uma contribuição valiosa ou para falar sobre os próximos prazos, cada participante da reunião deve ter pelo menos um pequeno espaço para compartilhar algo com o grupo. Marque esse espaço em sua agenda, declarando claramente o nome de cada membro da equipe.
3. Planeje uma restrição de tempo para cada componente da reunião
Todos nós já passamos por isso: ficar distraído em uma reunião enquanto outra pessoa falava um pouco mais. É por isso que as restrições de tempo são cruciais para reuniões virtuais eficazes. Cada componente da pauta deve ter um prazo fixo dentro da reunião. Seja 1 minuto, 5 minutos ou 20 minutos, certifique-se de que cada aspecto venha com uma restrição de tempo alocada. Isso ajuda a evitar reuniões que duram muito e impedem que todos em sua equipe remota façam seu trabalho real. Além disso, cada palestrante, portanto, tem que pensar sobre o que vai dizer com antecedência. É muito mais provável que você apresente apenas os fatos e insights mais importantes, se lhe disserem que tem 3 minutos para sua apresentação.
4. Faça com que todos participem da conversa
Isso pode ser algo muito complicado, especialmente em reuniões virtuais. Mas também é crucial fazer isso se você não quiser ter reuniões de equipe chatas e ineficientes. Você pode fazer isso fazendo perguntas retóricas enquanto apresenta sua parte da reunião, por exemplo, como uma transição de ideias. Embora as pessoas não devam realmente responder a uma pergunta retórica, o aumento da sua voz no final de uma frase subconscientemente acionará a atenção de todos e as pessoas estarão mais propensas a ouvir você se suspeitarem que serão questionadas mais tarde.
Você também pode realmente fazer uma pergunta e pedir especificamente a todos na chamada para compartilharem suas opiniões. Isso não precisa ser uma longa reiteração, mas sim o equivalente virtual a uma demonstração de mãos em uma reunião da vida real. Simplesmente pergunte quem é a favor ou contra algo com um simples sim ou não. Alternativamente, você pode fazer com que todos digitem suas respostas no seu chat em grupo ou usem emoticons para reagir à sua pergunta.
5. Pré-atribuir dever de casa
Se você quer que as pessoas realmente se preparem para uma reunião e se envolvam na conversa quando ela estiver acontecendo, dê a elas algo para dizer. Ao pré-alocar dever de casa para sua reunião virtual, todos não só precisam se preparar mentalmente para ela, mas você também dá a eles um incentivo para compartilhar algo com o grupo no momento real da reunião. Se você passou um tempo trabalhando em algo, você pode muito bem exibi-lo e não apenas deixá-lo acumulando poeira em sua mesa, certo? Ao pré-alocar dever de casa, você dá às pessoas um propósito para estarem lá, ao mesmo tempo que as encoraja a se envolverem na conversa ao mesmo tempo.
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