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O que torna uma reunião ineficaz ou eficaz?

Reuniões mal conduzidas têm um impacto tremendamente negativo no sucesso da equipe, inovação, criatividade e no bem-estar e estresse dos indivíduos. Reuniões ineficazes se tornaram tão comuns na vida profissional, um problema tão comum para se lamentar com os colegas, que você pode simplesmente considerá-las um fato inevitável da vida.

O que torna uma reunião ineficaz ou eficaz?
Há esperança, mas para entender como melhorar a eficácia das reuniões, precisamos primeiro identificar o que torna uma reunião ruim. Três dos maiores problemas com reuniões são:

1. Elas são chatas. Elas parecem rotineiras e previsíveis, e não de uma maneira boa. Essas reuniões não provocam discussão e não envolvem a atenção total dos participantes. 
2. Eles são aleatórios. O propósito e os resultados esperados de uma determinada reunião não são claros. 
3. Eles parecem uma perda de tempo. Há muita conversa, mas não muita substância ou resoluções reais.

Se uma reunião ineficaz é chata, confusa e parece uma perda de tempo, então é lógico que uma reunião produtiva teria as características opostas. Reuniões eficazes são dinâmicas, têm um propósito claro e parecem valer a pena porque a contribuição de cada participante é ouvida e valorizada. Quando uma reunião é eficaz, não só não é uma perda de tempo, mas pode resultar em resultados positivos, como maior inovação e melhor tomada de decisão.

Como liderar reuniões dinâmicas e eficazes
Adotar uma mentalidade de mordomia como líder da reunião, ou seja, lembre-se de que você é um mordomo do tempo dos participantes. Lembre-se disso e respeite isso durante o planejamento e a execução da reunião. Ele escreve, “Quando você adota uma mentalidade de administração, você se torna deliberado em suas decisões de reunião do início ao fim. Ser intencional e fazer escolhas inteligentes de reunião não tomam muito tempo — com prática, elas podem levar apenas um minuto. Essas escolhas abrangem como você se configura de antemão, como você gerencia a produtividade e a presença durante a reunião e como você a conclui.”

Dica rápida: Depois de definir o propósito da reunião, você também pode usar isso para determinar se a reunião é realmente necessária. Por exemplo, se o propósito for simplesmente compartilhar informações, enviar um relatório pode ser mais eficiente. 

Produto - Que resultado(s) específico(s) estamos tentando alcançar com esta reunião? 

Certifique-se de que esses resultados sejam identificados na pauta da reunião e esclarecidos aos participantes no início da reunião. Retorne a eles com frequência durante a reunião; use-os como pontos de ancoragem para evitar que a conversa se desvie. 

Pessoa - Quem está liderando a reunião e quem precisa estar presente? 

Tenha cuidado aqui. Frequentemente, as reuniões se tornam ineficazes quando não há um líder claro ou há muitas pessoas presentes. Se você, como planejador da reunião, não for também o líder, certifique-se de identificar alguém para essa função. Tome cuidado para convidar apenas aqueles que têm uma função específica e, se decisões precisarem ser tomadas, certifique-se de que o(s) tomador(es) de decisão relevante(s) esteja(m) presente(s). 

Processo - Exatamente como a reunião prosseguirá em direção aos seus objetivos? 

Há alguma regra básica ou expectativas compartilhadas para a reunião? Por exemplo, os apresentadores terão no máximo dois minutos para falar para manter as coisas fluindo de forma eficiente. Deixe essas regras claras no início da reunião e também atribua quaisquer tarefas administrativas, como registrar atas ou cronometragem, com antecedência.

Uma grande parte do processo é a pauta da reunião. A pauta deve expor quais resultados você está lá para atingir e quanto tempo é alocado para cada item para que os participantes saibam como se preparar. Tome cuidado para não planejar uma reunião mais longa do que o necessário – o mais curto possível geralmente é melhor. 

Durante 

Vamos supor que, além de planejar a reunião, você também seja seu líder. Durante a reunião em si, use declarações propositais, ou seja, seja específico sobre quem, o quê e quando de seus pontos. Aqui estão alguns tipos de declarações propositais e exemplos: 

Resumo : A equipe de marketing compartilhará dados de anúncios conosco na terça-feira, e partiremos daí.

Transição : Precisaremos de aprovação para prosseguir com isso, então vamos em frente. 

Tempo : Temos cerca de 10 minutos restantes; vamos falar com a equipe de desenvolvimento do produto agora. 

Observação : Parece que o grupo prefere a Opção A à Opção B para a capa. 

Claro, mesmo as reuniões mais bem planejadas podem sair dos trilhos no momento. Há muitas maneiras de isso acontecer: o grupo está gastando muito tempo em um item da pauta ou desviando do tópico, uma ou algumas pessoas estão dominando a reunião, as pessoas estão tendo conversas paralelas ou fazendo outro trabalho, ou as pessoas simplesmente não estão engajadas. Como líder da reunião, é seu trabalho manter as coisas no caminho certo. 

Algumas estratégias gerais para retornar ao equilíbrio incluem: 

• Pausa
• Faça uma observação
• Use uma declaração proposital para sugerir um processo ou próximo passo

Por exemplo, digamos que o grupo parece continuar se repetindo, e uma decisão não está sendo tomada. Veja como você pode aplicar as táticas acima: 

• Faça uma observação de que o grupo está revisitando o tópico. Resuma o que foi dito até agora. 
• Use uma declaração proposital, como: “Aqui está o que parecemos concordar e aqui está o que parece ainda estar na mesa para discussão”. 
• Determine o que precisa acontecer para chegar a uma decisão e proponha um próximo passo. 

Depois 

No final de uma reunião, certifique-se de resumir as decisões tomadas, revisar itens de ação/próximos passos e identificar quem é especificamente responsável. Não perca o momentum positivo porque você não consegue definir claramente esses itens. Lembre-se também de compartilhar as notas da reunião e quaisquer recursos relevantes que foram mencionados. 

Como líder da reunião, você também deve considerar fazer um acompanhamento com uma solicitação de feedback. Isso ajudará você a aprender maneiras de melhorar e garantir que seus participantes achem as reuniões produtivas. 

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