Integração de Funcionários: onboarding de funcionários como fazer
Onboarding é o processo de integrar novos contratados ao local de trabalho, ajudando-os a entender seu ambiente de trabalho, a cultura da empresa e fazendo-os se sentirem bem-vindos. É crucial, pois ajuda os novos contratados a atingir a produtividade mais rapidamente, melhora a retenção de funcionários e é particularmente importante para funcionários.
Sua nova contratação começará em breve — isso é emocionante! Sua equipe se esforça muito para contratar o melhor candidato, então você precisa garantir que ele permaneça na sua empresa e prospere por muito tempo. O primeiro passo para conseguir isso é um processo de integração eficaz para ajudar os funcionários a se adaptarem ao novo local de trabalho e se tornarem produtivos rapidamente.
O que é integração de funcionários?
A integração de novos contratados é o processo pelo qual as empresas passam para acolher e integrar os funcionários no local de trabalho. Essa mesma definição sugere que o processo de integração de funcionários se estende muito além do primeiro dia de uma nova contratação – ele continua até que eles se ajustem totalmente à sua função e equipe.
E essa é a principal diferença entre onboarding e orientação. A definição de onboarding de funcionários se refere a qualquer ação que ajude os novos contratados a entender como as coisas funcionam em seu novo ambiente de trabalho, a se familiarizarem com a cultura da empresa e a se sentirem bem-vindos e valorizados em sua equipe.
A orientação do funcionário, por outro lado, é o primeiro passo da integração. É quando os novos contratados aprendem o básico do seu ambiente: por exemplo, eles podem se familiarizar com o prédio do escritório e as políticas da empresa, entender suas novas funções e serem apresentados aos seus colegas.
Por que a integração é importante?
Pense no seu primeiro dia em qualquer emprego – é provável que você estivesse animado, mas nervoso. Se você não receber atenção e instruções suficientes, isso pode não ser um bom presságio para seu humor ou sua motivação para se atualizar em sua nova capacidade.
Essa pode ser uma das razões pelas quais mais de 25% dos novos contratados deixam seus empregos após os primeiros três meses. E essa é uma perda enorme para uma empresa que precisa repetir um processo de contratação custoso para encontrar um substituto tão cedo – sem contar os recursos gastos para treinar ou compensar esse novo funcionário durante seu tempo na sua empresa.
Portanto, integrar novos funcionários de forma eficaz pode melhorar a retenção de funcionários da sua empresa.
Outro benefício de uma boa política de integração é que os novos contratados atingem a produtividade máxima mais rápido. Se eles não receberem ajuda adequada do RH ou de seu gerente, e estiverem apenas tentando entender tudo por conta própria, sua empresa perde a receita potencial que esse funcionário traria de outra forma . Se os novos contratados passarem por um processo de integração bem desenvolvido, eles serão mais rápidos para se estabelecer em sua função e começar a produzir valor para sua equipe.
E um processo eficaz é ainda mais essencial quando você está integrando funcionários remotos (que têm dificuldades extras em se conectar com seus colegas devido à distância) ou estagiários e graduados (que são novos na sua empresa e também no mundo do trabalho).
Por que é crucial acolher novas contratações
A integração de funcionários não deve parar na política da empresa, inscrição em benefícios, treinamento de trabalho e logins de tecnologia — a maneira como sua empresa faz os funcionários se sentirem é uma parte significativa da cultura da empresa, que é um ingrediente essencial para atrair e reter os melhores talentos no mercado de trabalho atual. Também contribui muito para construir um engajamento duradouro dos funcionários.
Deve haver dois componentes principais envolvidos com uma estratégia de integração bem-sucedida: garantir que os novos contratados estejam preparados com todas as informações necessárias para trabalhar dentro da sua organização e criar um ambiente positivo e confortável onde todos se sintam apoiados e incluídos. Uma experiência de integração totalmente otimizada deve receber um novo contratado de uma forma que o deixe preparado para desempenhar sua função e animado para fazer parte da sua equipe.
Etapas do processo de integração
Ao projetar o processo de integração, há muitas coisas que você pode fazer para ajudar os novos contratados, como enviar a eles um pacote de boas-vindas com brindes da empresa, organizar um almoço ou jantar em equipe com colegas ou preparar uma apresentação. O que quer que você inclua em seu próprio processo, há várias práticas recomendadas de integração que você pode seguir:
1. Comunique-se regularmente com os novos contratados
Se a data de início do seu novo contratado estiver a mais de duas semanas de distância, certifique-se de continuar se comunicando com ele e mostre que você está ansioso para tê-lo a bordo. Você pode preparar um pacote de boas-vindas com brindes da empresa ou enviar a ele seu manual do funcionário com antecedência. Você também pode pedir ao possível gerente do novo contratado para enviar um e-mail dando boas-vindas ao novo membro da equipe.
2. Planeje a primeira semana do novo contratado
Quando o novo funcionário chega para trabalhar, ele não tem certeza de como será seu dia. Cabe a você mostrar a ele que está totalmente preparado para recebê-lo adequadamente. Então, prepare um plano para os primeiros dias de trabalho e marque todas as caixas importantes (como montar sua estação de trabalho ou informar os funcionários da recepção sobre a chegada do novo contratado).
3. Receba-os de braços abertos
Seja entusiasmado, amigável e positivo desde o primeiro dia. Dê ao novo contratado um passeio pela empresa e apresente-o aos seus colegas de trabalho em mesas próximas primeiro. Agende um almoço de equipe para que eles se familiarizem com outros em sua equipe e certifique-se de que seu gerente se reúna com eles regularmente durante esta primeira semana crucial. Seria útil fornecer ao novo funcionário uma lista de verificação ou cronograma com todas as atividades de integração que você planejou.
4. Continue assim
O processo de integração não termina após a primeira semana. Você precisa garantir que seu novo contratado tenha trabalho básico, mas significativo, o suficiente para fazer quase desde o início para ajudar a construir confiança. O gerente dele deve ter um plano para atribuir esse trabalho e também dar suporte à sua integração tranquila na equipe. Entre em contato com o novo contratado e seu gerente após duas semanas e no final do primeiro mês do novo contratado e dê a eles qualquer suporte que possam precisar.
Um programa de integração de funcionários bem pensado – levando em conta essas quatro etapas – pode fazer toda a diferença na retenção e no engajamento bem-sucedidos dos funcionários. É fundamental tanto para a retenção quanto para o engajamento dos funcionários que os novos contratados saibam que sua empresa os valoriza desde o início.
Por que uma lista de verificação de integração é importante
Há muitas peças móveis para uma estratégia abrangente de integração de funcionários e começar um novo emprego já é uma situação que pode inspirar sentimentos de ansiedade, incerteza ou sobrecarga de informações. Lembra do primeiro dia de aula? É assim, mas com ainda mais em jogo.
Uma lista de verificação de integração fornece um cronograma vagamente estruturado que prioriza os aspectos mais importantes de receber um novo contratado, ao mesmo tempo em que o ajuda a ganhar confiança sobre sua nova função e ambiente. A integração é sua melhor chance de causar uma forte primeira impressão como um lugar eficiente, organizado e atencioso para trabalhar, e uma lista de verificação de novo contratado é a ferramenta ideal para ajudá-lo a fazer isso.
Melhore a experiência inicial dos funcionários fornecendo a eles uma cópia da lista para que saibam o que esperar.
Integração remota
O aumento do trabalho remoto adicionou novos obstáculos para os profissionais de RH considerarem. É ainda mais fácil se sentir perdido, sobrecarregado ou confuso se você não puder fazer check-in com um rosto amigável por perto. Como você faz um novo contratado se sentir bem-vindo e apoiado à distância?
É extremamente importante agilizar o fluxo de trabalho formal de integração e comunicar o processo e todas as informações envolvidas da forma mais clara possível para os trabalhadores remotos. Ajude-os a se sentirem confortáveis com as ferramentas de comunicação da empresa o mais rápido possível, marque algumas videochamadas ou reuniões virtuais com gerentes e membros da equipe relevantes e considere designar a eles um "amigo de integração" para contatar em caso de dúvidas.
O software de integração é uma ferramenta ideal para organizar o processo e um colega amigável pode ajudar a personalizar e dar suporte à experiência.
Ferramentas e software de integração de funcionários
Contratar um novo funcionário envolve um investimento significativo de tempo, dinheiro e recursos. Da entrevista à integração, é importante ser minucioso e organizado em cada etapa do caminho — não apenas por razões logísticas, mas também porque causar uma impressão positiva é um componente essencial para adquirir talentos altamente qualificados em um mercado de trabalho competitivo.
Usar ferramentas e softwares de integração de funcionários pode ajudar a simplificar a comunicação, facilitar o treinamento, garantir a conformidade e gerenciar a papelada necessária, entre outras coisas. Também pode tornar todo o processo mais fácil para profissionais de recursos humanos, incorporando automação e notificações no fluxo de trabalho para garantir que todas as tarefas sejam concluídas em tempo hábil.
Criar e implementar uma estratégia de integração consistente e abrangente melhora a eficiência e a produtividade da sua organização, pois você capacita os novos contratados a assumirem seus novos cargos com conforto e confiança.
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