Como construir um processo de recrutamento

Por JP&F Consultoria

A melhor maneira de documentar e implementar seu processo de recrutamento é com um fluxograma de processo de recrutamento. Às vezes chamados de fluxo de trabalho de recrutamento, os fluxogramas de processo de recrutamento mapeiam o processo de recrutamento. O recrutamento envolve muitas pessoas, e visualizar seu processo pode manter todos na mesma página e comunicar responsabilidades.

Como o destino da sua organização depende das pessoas que você escolher para ajudar a construí-la, vale a pena dedicar um tempo para aperfeiçoar seu processo de recrutamento. E um fluxograma de processo de recrutamento é uma ferramenta excelente para colocar todos na mesma página e fazer sua organização crescer de forma eficiente.

Qual é o processo de recrutamento?

Um processo de recrutamento é um plano específico da organização para encontrar novos candidatos e contratar os melhores talentos. O departamento de Recursos Humanos (RH) geralmente executa o processo de recrutamento, com a assistência de gerentes de contratação. Parece fácil? Não tão rápido. Um estudo descobriu que, anualmente, as empresas gastam mais de US$ 92 bilhões em treinamento, e os funcionários dedicam uma média de 64 horas a ele por nova contratação.

Claro, cada empresa opera de forma diferente — o que funciona bem para uma empresa pode não ser a melhor escolha para a sua. Mas as etapas do processo de recrutamento abaixo lhe darão algumas ideias sobre como encontrar e avaliar candidatos a emprego. Nós o encorajamos a adaptá-las com base na cultura e nas necessidades da sua empresa.

Etapas do processo de recrutamento

Considere usar um fluxograma de processo de recrutamento para destacar as etapas críticas de recrutamento e comunicar informações importantes.

1. Identifique a necessidade de contratação

Você não pode obter o que quer a menos que saiba o que está procurando. No final deste processo, você espera encontrar o funcionário ideal, então você tem que começar determinando o que “ideal” significa para esta posição. Esta etapa é importante, pois impactará todas as outras partes do processo de recrutamento. Pesquise funcionários próximos à posição e considere perguntas como:

Como essa função se encaixa em seu departamento?
Que lacunas ou habilidades ausentes esse funcionário precisa preencher?
Quais habilidades e qualidades são essenciais para esta posição e quais são simplesmente boas de ter?

Ao responder a essas perguntas, você pode querer olhar para um organograma da sua empresa. Com uma única olhada, um organograma pode lhe dar uma ideia de quais habilidades já estão refletidas na equipe e onde esse novo funcionário se encaixaria na hierarquia.

Se você precisa preencher uma posição existente, não recicle apenas a descrição do cargo usada quando você contratou o último funcionário. Entenda a função como ela está atualmente, já que as responsabilidades e habilidades envolvidas provavelmente mudaram.

2. Prepare uma descrição de cargo

Uma descrição de cargo é frequentemente a primeira impressão que um candidato em potencial tem da sua empresa, então faça uma boa descrição. Ela deve refletir com precisão o que você precisa desse funcionário — habilidades e responsabilidades necessárias para o cargo — mas também deve mostrar aos candidatos o que eles podem esperar receber em troca. Além da remuneração, o que esse funcionário pode ganhar? Como será a vida na sua empresa? Quais objetivos eles ajudarão a atingir?

Escreva a descrição para combinar com a cultura da empresa. Sua descrição de cargo deve incluir alguns, se não todos, dos seguintes:

Cargo e departamento
Localização
Horário (período integral, meio período, turnos)
Resumo do cargo, incluindo objetivos, responsabilidades e sua relação com o restante da empresa
Requisitos mínimos
Experiência e qualificações preferidas
Descrição da sua empresa e sua missão
Salário e benefícios

Apesar de todas as informações que você precisa incluir, tente manter a descrição do trabalho o mais concisa possível. Remova qualidades que não serão um fator importante na sua decisão.

3. Desenvolva e execute seu plano de recrutamento

Com alguma preparação inicial e sua descrição de cargo em mãos, você está pronto para recrutar candidatos. Use os seguintes canais para convencer potenciais candidatos a se candidatarem:

Página de carreiras no seu site (certifique-se de destacar a cultura da empresa!)
Painéis de empregos, incluindo Indeed, Catho, Vagas.com e sites mais especializados
Mídias sociais, especialmente LinkedIn
Feiras de emprego e visitas a campi

Não há necessidade de se sentir sobrecarregado com todas as suas opções de recrutamento — um fluxograma de processo de recrutamento ajudará você a rastrear suas fontes de recrutamento para garantir que você considere um conjunto diversificado de candidatos. Além disso, você poderá observar quem é responsável por cada canal.

Antes de gastar tempo e esforço rastreando novos candidatos, considere que o melhor candidato pode já trabalhar na sua empresa. O recrutamento interno é muito mais eficiente e econômico, além de encorajar os funcionários a se destacarem em suas posições atuais com a esperança de promoção.

Sua empresa fez o suficiente para educar os funcionários atuais sobre as oportunidades? Por exemplo, o RH poderia enviar um e-mail regular com novas vagas, e os supervisores poderiam sugerir caminhos de carreira para os membros de sua equipe durante conversas individuais.

Da mesma forma, seus funcionários atuais podem ser sua melhor fonte para trazer novos candidatos. Candidatos indicados têm 15x mais chances de receber uma oferta de emprego. Estabeleça um programa de indicação de funcionários, normalmente com um bônus se o candidato for contratado, para incentivar os funcionários a olharem as listas de empregos e contatarem colegas que seriam uma boa combinação.

4. Revise os candidatos

Com base em pesquisas do LinkedIn , cada oferta de emprego corporativo atrai uma média de 250 currículos — e alguns desses funcionários em potencial que começam a chegar serão mais qualificados do que outros. Antes de investir tempo valioso em entrevistas, restrinja sua lista de candidatos com estas etapas:

Compare o currículo do candidato e outros materiais com a descrição do cargo. A experiência profissional anterior e as habilidades dessa pessoa se alinham com os requisitos essenciais?
Veja o tempo gasto em funções anteriores. O histórico do candidato demonstra progressão e motivação ou uma tendência a pular de emprego para emprego?
Realize triagens por telefone. Antes de trazer alguém para o escritório, uma rápida triagem por telefone pode determinar se você pode acomodar a disponibilidade do candidato e o salário desejado. Você também pode fazer perguntas relacionadas ao currículo se um candidato qualificado não mencionou uma habilidade essencial.

Lembre-se, no entanto, que o processo de recrutamento não é uma fórmula perfeita. Alguém que só tem habilidades relacionadas e nunca ocupou uma posição semelhante antes ainda pode surpreendê-lo. Dê alguma margem para um curinga — é aí que entra o processo de entrevista.

5. Realizar entrevistas

As entrevistas são amplamente consideradas a etapa mais crucial do processo de recrutamento. Uma vez que você estabeleceu as qualidades que gostaria em um candidato e já examinou as inscrições recebidas, você está pronto para o sucesso. Essas dicas ajudarão a determinar se um indivíduo é a melhor escolha para o trabalho.

Crie um ambiente confortável: uma entrevista de emprego pode ser uma experiência estressante, mas você pode aliviar a tensão reservando uma sala silenciosa com antecedência (mesmo que seja uma entrevista virtual) e explicando o processo de entrevista antecipadamente.
Obtenha múltiplas perspectivas: É difícil ser totalmente objetivo, então, se você puder, leve mais de uma pessoa para entrevistar o candidato. Eles podem ver qualidades ou fazer perguntas que você não pensou.
Revise os materiais do candidato com antecedência: para evitar uma entrevista muito longa, revise currículos, cartas de apresentação, amostras de redação e outros materiais antes da entrevista para não precisar perguntar sobre informações que você já deveria saber.
Padronize suas perguntas: você pode pedir aos candidatos mais informações sobre experiências específicas, mas se tentar fazer perguntas semelhantes entre os candidatos, poderá compará-los objetivamente.

Claro, dê tempo ao entrevistado para fazer perguntas sobre a empresa também. Você precisa comercializar a empresa tanto quanto eles precisam se comercializar.

Colete feedback de todos os entrevistadores rapidamente enquanto as respostas do candidato ainda estão frescas. Embora você deva coletar feedback de várias pessoas, a maioria das empresas designa uma pessoa, o gerente de contratação, para tomar a decisão final.

6. Verifique as referências e faça uma oferta

Como uma verificação final no processo de recrutamento e seleção, você vai querer entrar em contato com as referências do candidato. Reúna informações para confirmar as respostas durante a entrevista, como:

A relação da pessoa com o candidato
As circunstâncias em que o candidato deixa sua empresa anterior
Os pontos fortes e fracos do candidato

Se você decidir contratar o candidato, faça uma oferta rapidamente para mostrar seu entusiasmo e evitar ofertas concorrentes. Se o candidato parecer hesitante, pergunte sobre suas reservas. Lembre-se do que você aprendeu durante o processo de entrevista — considere como sua empresa se encaixa nas metas de carreira e motivações dessa pessoa para fechar o negócio.

Devo considerar a terceirização do processo de recrutamento?

Todo esse processo de encontrar e contratar novos funcionários se traduz em muitas horas de trabalho, o que se traduz em milhares de dólares. Se você está se perguntando se pode se dar ao luxo de gastar o tempo, ou se sua equipe de RH não é grande o suficiente para lidar com um processo tão grande, você pode querer considerar a terceirização do processo de recrutamento. Esta opção permite que um empregador transfira todo ou parte de seus processos de recrutamento para um provedor de serviços terceirizado.

Como organizar os fluxos do processo de recrutamento de Recursos Humanos

Como você pode perceber pelas etapas acima, o processo de recrutamento — não importa quantas pessoas você contrate, como sua empresa personaliza essas etapas ou o quanto você depende de um provedor de serviços externo — envolverá muitas pessoas diferentes realizando muitas tarefas diferentes para encontrar o funcionário certo.

Para manter todos na mesma página, use as informações coletadas nas etapas acima para criar um fluxograma do processo de recrutamento.

Comece a construir seu fluxograma usando estas dicas e truques:

Oriente seu fluxograma logicamente de cima para baixo ou da esquerda para a direita. Setas e linhas devem seguir o mesmo padrão.
Use raias para delinear responsabilidades. Basta adicionar uma raia para cada equipe ou indivíduo envolvido, como Talent Acquisition ou Hiring Manager.
Adicione caixas para várias tarefas no processo de recrutamento e arraste a forma para a raia apropriada.
Conecte caixas com setas para mostrar a ordem das tarefas. Adicione texto às suas setas para esclarecer os processos e escolhas do caminho.
Use formas de diamante para mostrar pontos de decisão, como se um candidato recusasse uma oferta e você precisasse mudar para outra.
Codifique seu fluxograma por cores para facilitar a leitura e denotar as diferentes fases do processo. Use apenas algumas cores para evitar confusão.
Compartilhe seu fluxograma com as partes interessadas certas para manter todos atualizados conforme pessoas adicionais são incorporadas e o processo de recrutamento é ajustado. O

Depois de criar um fluxograma e compartilhá-lo com outros, é hora de começar a implementar seu novo processo de recrutamento. Certifique-se de atualizar seu processo de recrutamento e fluxograma para corresponder às necessidades de sua empresa conforme a organização cresce.

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