As vantagens do método Kaizen – como ele ajuda as empresas?
Se há uma coisa que sabemos é que todos os aspectos da vida podem ser melhorados. Seja na vida familiar, no trabalho, nas relações interpessoais ou na vida diária , há pontos que podem ser melhorados. E é disso que se trata o método Kaizen .
Este método, que é mais uma filosofia, é baseado na ideia de que devemos constantemente tomar pequenas ações para alcançar melhores resultados e uma vida melhor. Esta é a pedra angular do processo de melhoria contínua que pode ser aplicado para aumentar a eficácia do negócio. Neste artigo você descobrirá o que é o método Kaizen, seus objetivos, como funciona, vantagens e desvantagens, como aplicá-lo e muito mais.
O que é o método Kaizen?
Também conhecido como melhoria contínua, o método Kaizen deriva de dois termos japoneses. De um lado, kai, que significa “melhoria”, e zen, que se refere a “bom” ou “bem-estar”.
Assim, esse método se refere ao processo de melhoria contínua em múltiplos aspectos de uma empresa, do nível macro ao micro. Seu princípio é baseado na ideia de que, ao fazer pequenas melhorias continuamente ao longo do tempo, estas podem levar a grandes mudanças a longo prazo.
História e origens do conceito
Embora, como dito, a palavra tenha raízes japonesas, alguma base para ela é vista nos Estados Unidos após a Segunda Guerra Mundial como parte de um programa Training Within Industry (TWI). Somente depois disso, e também após o fim da guerra, foi implementada no Japão.
Foi assim que o Kaizen se consolidou como um método para promover e implementar pequenas melhorias de alto impacto, justamente em uma situação de pós-guerra quando o Japão teve que ressurgir com recursos limitados que desaceleraram o desenvolvimento e tornaram imperativa a reconstrução de sua indústria. Nesse contexto, o Kaizen funcionou como um promotor de pequenas mudanças, tanto no nível econômico quanto no social. O resultado? Em 1960, o Japão havia recuperado sua estabilidade e estava emergindo como uma economia sólida no mundo.
A filosofia Kaizen
A filosofia Kaizen, que se baseia no processo de melhoria contínua, envolve adotar a cultura de melhoria contínua. Isso envolve focar na eliminação de atividades que não agregam valor (eliminando tanto desperdício quanto desperdício nos sistemas de produção), sendo os preceitos de comprometimento e disciplina fundamentais, em todos os níveis da organização.
A aplicação bem-sucedida desta filosofia envolve a adesão aos seus princípios, que são:
1- Questionando as práticas atuais
2- Mantenha a mente aberta
3- Ver os problemas como oportunidades
4- Tenha uma atitude positiva
5- Abandonar o perfeccionismo e focar na simplicidade
6- Corrigir e aprender com os erros
7- Incentive a participação sem culpa ou julgamento
8- Pratique o método 5s (veja abaixo).
9- Utilizar a criatividade para encontrar soluções de baixo custo
10- Não pare de buscar melhorias
Quais são os objetivos do método Kaizen?
Para entender o método Kaizen devemos nos referir também a uma área chamada “Gemba” (zona de trabalho) , pois a partir dela a produtividade é aumentada pelo controle dos processos com redução de tempo, padronização dos critérios de qualidade e métodos de trabalho. Neste cenário, alguns objetivos podem ser definidos, como:
- Eliminação de perdas
- Fluxo unitário
- Troca de dados em um único minuto
- Controle visual e organização no local de trabalho
- Qualidade superior
- Manutenção produtiva total
Como funciona o método Kaizen?
É importante saber que o método Kaizen envolve a evolução constante dos processos que compõem o sistema produtivo da empresa. Isso significa considerar certos padrões de qualidade e mensurar constantemente os resultados obtidos.
Para isso, é preciso colocar em prática algumas técnicas que podem ser úteis, que detalhamos a seguir.
Os cinco “S” do método Kaizen
Os cinco “S” do método Kaizen se referem a 5 palavras japonesas. Cada uma representa um passo como parte de uma estratégia para uma organização adequada e um ambiente de trabalho disciplinado para reduzir – ou eliminar – o tempo improdutivo e projetar um sistema de produção melhor.
- Seiri: Classificando entre o útil e o inútil
- Seiton: Separando o útil e decidindo sobre o inútil
- Seiso: Manter a ordem e a limpeza
- Seiketzu: Cuidar da higiene pessoal e da aparência
- Sheitzuke: Incentivar a disciplina e o autocontrole para uma melhor produtividade
O método Just in time (JIT)
O nome remonta a Kiichiro Toyoda – filho do fundador da Toyota Motor Corporation (TMC), Sakichi Toyoda, e presidente da empresa de 1941 a 1950 – que pretendia produzir apenas o que era necessário na hora certa.
Just in Time (JIT) é uma metodologia de produção que busca aumentar a eficiência e reduzir custos por meio da redução ou eliminação de desperdícios no processo . Isso implica que os materiais sejam produzidos ou entregues na quantidade certa, no momento certo. Ou seja, sem excessos ou faltas, nem muito cedo nem muito tarde.
Isso leva a um maior valor agregado nas tarefas executadas ao longo do fluxo de produção , reduzindo tempos de espera, excesso de estoque e até mesmo movimentações desnecessárias.
O ciclo PDCA ou círculo de Deming
O círculo de Deming (um conceito idealizado por Walter A. Shewhart), também conhecido como ciclo PDCA, é uma estratégia de quatro etapas para melhoria contínua da qualidade:
1- Planejamento: São identificadas as atividades a serem melhoradas e estabelecidos os objetivos a serem alcançados.
2- Fazer: São feitas mudanças para implementar a melhoria proposta.
3- Controle ou verificação: Uma vez implementada a melhoria, deixa-se um período de teste para verificar seu correto funcionamento.
4- Agir: Os resultados devem ser estudados e comparados com o funcionamento das atividades antes da melhoria ser implementada. Dependendo do seu sucesso ou não, a melhoria é implementada, ajustada ou descartada.
O método dos “5 porquês”
Essa técnica – que foi desenvolvida pelo fundador da Toyota Motor Corporation (TMC), Sakichi Toyoda – consiste em um brainstorming e se baseia em perguntar “Por quê?” quantas vezes forem necessárias (não necessariamente cinco, pode ser mais ou menos) até que a causa do problema seja determinada.
Essas perguntas repetitivas permitem que você explore as relações de causa e efeito subjacentes a um determinado problema e, assim, chegue à causa raiz de um defeito ou problema repetindo a pergunta "por quê?"
As vantagens do método Kaizen – como ele ajuda as empresas?
Existem vários benefícios ou vantagens associados à implementação do método Kaizen , entre os quais se destacam alguns como:
- Redução de desperdícios, resíduos e atividades desnecessárias
- Criar líderes nas organizações
- Promove valores pessoais e profissionais
- Crie hábitos positivos e construtivos
- Aumenta os níveis de satisfação
- Aumenta o comprometimento e a eficiência
- Aumento da competitividade
Inimigos do Método Kaizen
Nem tudo é vantajoso quando falamos do método Kaizen, pois podemos encontrar alguns obstáculos ao longo do caminho. Entre eles estão os seguintes:
- Resistência à mudança por parte dos trabalhadores
- Falta de liderança , por exemplo, gestão desinteressada que não cativa os funcionários
- Falta de recursos , seja tempo, dinheiro ou outros recursos
- Falta de monitoramento , pois esse método envolve avaliação constante para garantir que os esforços não falhem.
Como implementar a melhoria contínua na empresa: passos para implementar o método Kaizen
Você está interessado em aplicá-lo, mas como deve fazê-lo? Aqui resumimos os passos fundamentais para colocá-lo em prática:
1- Forme uma equipe de trabalho
2- Definir os objetivos
3- Coletar e analisar os dados
4- Observe e monitore o processo
5- Desenhar estratégias e um plano de ação
6- Acompanhe as mudanças
7- Padronizar e documentar
Exemplos práticos de como o método kaizen é adotado dentro das empresas
Além de levar em conta técnicas como o 5s, aqui vão algumas dicas de como adotar o método Kaizen em uma empresa de forma prática:
- Estabeleça metas claras , realistas e bem documentadas , com objetivos comuns que promovam unidade e comprometimento.
- Analise a situação e desenvolva um plano de otimização.
- Planeje reuniões regulares com os envolvidos, para que gestores e funcionários nunca parem de colaborar e trabalhar em prol da meta de melhoria contínua.
- Implementar as melhorias que foram decididas.
- Revise a situação e, se necessário, faça correções.
- Será elaborado um relatório, incluindo os resultados e identificando elementos para acompanhamento.
Empresas que utilizam o método Kaizen
A filosofia ou método Kaizen é utilizado por empresas de renome mundial como a Toyota (esta empresa é baseada neste método), Samsung, Sony, Amazon ou Nestlé.
A adoção deste método gera uma melhoria contínua nas suas atividades e o cumprimento das suas metas ou objetivos.
Usar o método Kaizen em uma organização, e sua essência de melhoria contínua, torna os benefícios mais tentadores do que as desvantagens, pois significa que uma empresa está sempre revisando seus passos para melhorá-los.
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