Squad ágil: A organização ágil e o esquadrão ágil
Com muitas organizações hoje buscando aumentar sua produtividade e eficiência, ao mesmo tempo em que mantêm os funcionários felizes, motivados e criativos, muitas tentaram diferentes estilos e métodos de gestão da força de trabalho e de equipe . Muitos desses métodos estão fora das linhas do que define a cultura corporativa e de gestão tradicional e, embora não convencionais, muitos desses métodos alternativos estão funcionando — graças a uma força de trabalho em evolução que tem diferentes necessidades e prioridades na vida. Um desses métodos é o uso do esquadrão ágil.
Basicamente, um esquadrão ágil é uma pequena equipe multidisciplinar que é amplamente autogerenciada e é excelente em colaboração cruzada e trabalho em equipe. Como o nome indica, eles são derivados da metodologia ágil, que coloca um prêmio organizacional e foco em indivíduos e ações, comprometimento em terminar tarefas, colaboração com o cliente e um processo fluido e dinâmico (também chamado de "sprint") de terminar tarefas e projetos. O conceito se originou de empresas de desenvolvimento de software, que acharam o método tradicional de gerenciamento de projetos e fluxo de trabalho sufocante em muitas situações.
A organização ágil e o esquadrão ágil
O esquadrão ágil é a menor unidade na organização ágil — vários esquadrões ágeis são chamados coletivamente de tribo. Os capítulos, por outro lado, são indivíduos na força de trabalho que têm papéis semelhantes no local de trabalho; eles se reúnem regularmente em uma espécie de reunião do tipo "grupo de apoio", onde discutem problemas e desafios comuns e, fiéis ao ethos ágil, colaboram e fazem brainstorming sobre como esses problemas e desafios podem ser superados.
Nem é preciso dizer que a gestão ágil e o esquadrão ágil obtiveram enorme sucesso não apenas no espaço de desenvolvimento de software, mas também em empresas de diferentes outros setores. As equipes ágeis têm sido fundamentais para dar aos funcionários um maior senso de propósito e valor na organização, já que o esquadrão ágil depende menos do estilo de gestão e liderança de cima para baixo "puxando a hierarquia" e é baseado mais na colaboração e cooperação entre seus membros. Isso dá a todos a chance de lançar suas ideias, e a natureza pequena desses esquadrões torna o brainstorming transformador e eficaz, em vez de contraproducente — um obstáculo no qual uma equipe maior frequentemente cairia. E como as equipes são amplamente autogerenciadas, os membros estão livres da influência sufocante dos microgerenciadores e têm muito mais margem de manobra para desenvolver suas próprias soluções e descobrir coisas novas que podem ajudar não apenas na conclusão da tarefa em questão, mas também podem afetar positivamente a organização em um contexto maior no futuro.
O esquadrão ágil é um refúgio para a criatividade e dá aos funcionários a chance de maximizar suas habilidades inerentes e aprender coisas novas com outros membros. Esse tipo de interação dinâmica leva a uma maior especialização e conhecimento especializado, bem como contribui para a maior capacidade de conhecimento interdisciplinar do indivíduo e da equipe — uma combinação de habilidades que antes eram inéditas e amplamente inatingíveis em um ambiente de gestão tradicional.
Todos têm uma quantidade saudável de conhecimento sobre a tarefa em questão
Provavelmente um dos maiores benefícios de um esquadrão ágil é o fato de que todos os membros têm uma boa quantidade (se não completa para começar) de conhecimento sobre os diferentes aspectos e fatores que compõem o projeto em que a equipe está trabalhando no momento. Na verdade, é mais fácil transferir informações, conhecimento e outros tipos de dados; além disso, a equipe retém quaisquer aprendizados importantes que podem ser aplicados ao próximo projeto. O planejamento conjunto entre os diferentes colaboradores do projeto ajuda cada membro a se tornar mais consciente das funções uns dos outros, permitindo que ajudem ou até mesmo assumam completamente os deveres e responsabilidades de outros membros em certas situações.
As coisas fluem de forma previsível e em grande parte dentro do cronograma
A maioria, se não todos os projetos funcionam em um cronograma pré-existente e pré-arranjado. Claro, nada é perfeito o tempo todo, mas esquadrões ágeis reduzem drasticamente o risco de atrasos no projeto devido à natureza multidisciplinar, criativa e motivacional da equipe. Especialmente quando as demandas e entregas do projeto mudam e evoluem, a equipe ágil faz jus ao seu nome — adaptando-se e ajustando-se rapidamente a essas mudanças, minimizando quaisquer atrasos. O planejamento compartilhado e a comunicação constante entre os membros da equipe permitem maior flexibilidade da equipe. Assim, eles são capazes de trabalhar mais rápido e harmoniosamente para superar quaisquer obstáculos que encontrem, há pouco ou nenhum tempo de inatividade e os marcos do projeto geralmente progridem a uma taxa previsível e razoável.
Conclusão de projeto mais rápida e econômica
Como o tempo de inatividade é minimizado, também há menos tempo e recursos desperdiçados. Os membros do esquadrão geralmente recebem tarefas (com base em sessões de planejamento intensivo anteriores) que lhes permitem trabalhar em um ritmo que está alinhado com o fluxo e a capacidade da equipe como um todo. A adaptabilidade e a flexibilidade de um esquadrão ágil também ajudam a enfrentar os desafios de frente, minimizando atrasos ou até mesmo paralisações no trabalho que uma abordagem tradicional seria mais frequentemente sobrecarregada quando ocorrem situações inesperadas. O talento é sempre utilizado em seu potencial máximo, e as operações são sempre mantidas focadas na tarefa por meio da eliminação de processos em excesso e outras partes desnecessárias do fluxo de trabalho.
Melhor alinhamento e independência
Se você já foi gerente, sabe o quão cansativo e improdutivo pode ser tomar conta de um funcionário ou pior, de uma equipe que não consegue fazer o trabalho que precisa fazer. A própria natureza do esquadrão ágil elimina isso, liberando a liderança e a gerência para lidar com outras tarefas (sem mencionar que elimina os microgerenciadores e a força destrutiva que os acompanha), apenas intervindo para verificar o progresso e intervir em determinados momentos. A equipe está melhor alinhada com a tarefa que precisa ser feita, bem como com os objetivos maiores da organização, tornando-os mais independentes, mais funcionais, mais motivados e mais criativos. Isso resulta em uma produção muito melhor das equipes. Além disso, a maior responsabilidade que vem com o uso de uma equipe ágil também permite que gerentes e supervisores vejam facilmente quaisquer não-desempenhos, que podem ser treinados ainda mais ou completamente removidos do fluxo de trabalho, dependendo da situação.
Reduz o risco de pessoal e o risco de conhecimento
Risco de pessoal é quando os membros da equipe ligam dizendo que estão doentes ou precisam de folga, ou até mesmo pedem demissão de seus cargos. Risco de conhecimento, por outro lado, decorre de falhas de comunicação e outros problemas semelhantes, ou falta de trabalho em equipe, o que geralmente resulta em pessoas sabendo apenas o que precisam fazer, mas não o que outros colegas e equipes estão fazendo. Usar um esquadrão ágil minimiza esses riscos devido à sua natureza multifuncional e multidisciplinar que permite que os membros vejam a tarefa não apenas de seu ponto de vista específico, mas de uma perspectiva maior e mais holística.
Benefícios (e necessidades) do esquadrão ágil
Embora sejamos rápidos em admitir que o estilo ágil de esquadrão de gerenciamento de tarefas e gerenciamento de força de trabalho pode não ser para todos, também seria tolice descartar o conceito imediatamente. Usar esquadrões ágeis tem vários benefícios reais e tangíveis que foram comprovados em muitos cenários empresariais da vida real (mais sobre isso depois) — benefícios que toda organização e liderança devem, no mínimo, considerar cuidadosamente.
Neste momento, é importante ressaltar que qualquer mudança, como adotar esquadrões ágeis, precisa de um comprometimento de boa-fé e suporte sério da liderança. Utilizar esquadrões ágeis precisa de uma mudança na mentalidade e cultura de uma empresa, e a liderança precisa estar na vanguarda dessa mudança. Parte desse comprometimento envolve investir no esforço, como:
- Trazer especialistas externos para ajudar a orientar o processo.
- Gerenciando expectativas e se preparando para problemas iniciais de ajuste.
- Definir a gestão e a supervisão adequadas, bem como organizar os membros da equipe.
- Liderar pelo exemplo (como passar por treinamento para entender melhor o processo).
- Removendo a mentalidade de “cadeia de comando” e valorizando as contribuições de TODOS os membros da organização.
Pode parecer um pouco assustador, especialmente para empresas mais antigas e lideranças acostumadas à maneira tradicional de fazer as coisas, mas fazer isso compensa, como veremos nas seguintes histórias de sucesso de organizações que se beneficiaram da adoção de esquadrões ágeis.
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História de sucesso de equipes ágeis
Spotify
Que não se diga que um esquadrão ágil parece bom apenas no papel — porque ele tem aplicações na vida real que resultaram em sucesso massivo para muitas empresas. O serviço massivo de streaming de música Spotify é um deles.
O Spotify começou a considerar e eventualmente aplicou o uso de esquadrões ágeis quando começou a escalar. A empresa, que já era muito bem-sucedida na época, queria manter o alto nível de criatividade, produtividade e inovação que foram fundamentais para seu sucesso inicial. O Spotify reconheceu o fato de que seria difícil fazer isso (pelo menos no sentido tradicional) quando seu quadro de funcionários precisasse crescer (de centenas e agora para milhares) para atingir o nível de escala que almejava.
O que ela fez então (por volta de 2012) foi manter as equipes menores que eram parte integrante dos primeiros dias da empresa, organizando os funcionários em equipes compostas por cerca de seis a dez pessoas. As equipes foram então designadas a uma única tarefa. Os membros foram coletivamente equipados para atender aos requisitos das tarefas, e a natureza colaborativa da equipe permitiu facilmente que os membros com menos experiência se atualizassem rapidamente.
Para todos os efeitos, a metodologia rendeu dividendos para o Spotify, catapultando-o para um dos maiores players do mundo na indústria musical. A empresa agora tem uma base de usuários ativos de cerca de 191 milhões que têm acesso a mais de 40 milhões de músicas, o que ajudou a empresa a gerar US$ 4,8 bilhões em 2018. A organização é apoiada por mais de 3.000 funcionários.
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