Sistema ERP: O que é ERP? como funciona o sistema de gestão
O planejamento de recursos empresariais (ERP) é uma solução de software abrangente que as empresas usam para gerenciar e otimizar os principais processos de negócios. Basicamente, um sistema ERP atua como um hub central para coletar e vincular dados de vários processos de negócios, como recursos humanos, finanças, operações, cadeia de suprimentos, vendas, manufatura e assim por diante. Em uma única plataforma integrada, você pode gerenciar com eficiência todos os seus processos de negócios em tempo real.
Nesta postagem, discutiremos alguns componentes comuns de um sistema ERP, como um sistema ERP funciona e quais são os benefícios do planejamento de recursos empresariais.
Quais são os componentes comuns de um sistema ERP?
Os componentes em um sistema ERP são usados para abordar processos e funções comerciais específicos. Esses componentes são “conectados” a um banco de dados central que armazena dados relevantes. Isso dá a todos os departamentos acesso em tempo real aos mesmos dados — as informações são atualizadas em tempo real em todos os componentes, dando a você transparência e reduzindo discrepâncias de dados.
Os componentes no sistema ERP da sua organização variam dependendo do que você precisa. Os seguintes componentes comuns geralmente devem ser incluídos no ERP.
- Finanças : inclui recursos para rastrear, armazenar e gerenciar todas as atividades financeiras da sua empresa, como contabilidade, relatórios financeiros, orçamento, análise, previsão, etc.
- Recursos humanos : Inclui ferramentas para ajudar você a gerenciar a força de trabalho da sua organização. Ajuda você a simplificar tarefas de RH como recrutamento, contratação, avaliação de desempenho, registros de funcionários, etc.
- Supply chain management : Ajuda você a gerenciar todas as atividades envolvidas na transformação de matérias-primas em produtos a serem vendidos a clientes e parceiros. Isso inclui aquisição, gerenciamento de estoque, previsão de demanda e muito mais.
- Fabricação : fornece ferramentas que ajudam você com planejamento de produção, programação, gerenciamento de ordens de serviço, controle de qualidade e assim por diante.
- Vendas e marketing : ajuda você a gerenciar e rastrear campanhas de marketing, pedidos de vendas, relacionamentos com clientes, leads de vendas, etc.
Como funciona um sistema ERP?
Basicamente, um sistema ERP centraliza dados, automatiza vários processos de negócios e melhora a precisão e a transparência dos dados coletados. A seguir, uma breve visão geral do que faz um sistema ERP funcionar.
- Dados integrados : Um sistema ERP elimina silos de dados coletando dados de diferentes departamentos em um banco de dados centralizado. Isso garante que os dados estejam atualizados, consistentes e acessíveis em toda a sua organização.
- Estrutura modular : Os sistemas ERP geralmente têm um design modular com cada componente (módulo) abordando uma função de negócio específica. Você pode adicionar ou remover módulos para atender às necessidades da sua organização.
- Entrada de dados : Dados de diferentes departamentos, como informações do cliente, níveis de estoque, transações de vendas, cronogramas de produção e mais, podem ser facilmente inseridos manualmente por funcionários em toda a empresa. Os dados também podem ser importados automaticamente de fontes externas.
- Automação : Você pode configurar componentes em um sistema ERP para automatizar tarefas rotineiras e repetitivas. Isso ajuda a reduzir erros que podem acontecer quando os dados são inseridos manualmente. Por exemplo, você pode automatizar uma tarefa para repor o estoque quando tiver uma certa quantidade de estoque restante em suas prateleiras.
- Processamento de dados : Com base em regras e gatilhos predefinidos, um sistema ERP pode processar dados automaticamente, realizar cálculos, atualizar registros, criar relatórios e assim por diante.
- Análise e relatórios : os sistemas ERP incluem ferramentas para analisar dados e criar relatórios. Esses relatórios são facilmente acessados em toda a organização e podem ajudar você a tomar decisões informadas. Por exemplo, um relatório de vendas pode ajudar você a analisar e entender as tendências atuais do mercado.
Diferentes tipos de planejamento de recursos empresariais
Como você configura um sistema ERP depende do tamanho da sua organização, orçamento, indústria e o que você precisa que ele faça por você. A seguir estão os tipos comuns de sistemas ERP:
- No local : esses sistemas residem em seus próprios servidores na infraestrutura de rede. Isso lhe dá controle total sobre seu ambiente de ERP, mas pode exigir muitos recursos de TI para mantê-lo. Além disso, dimensionar o sistema pode ser caro, difícil e demorado.
- Baseado em nuvem : são sistemas ERP hospedados e mantidos na nuvem. Ter seu ERP na nuvem fornece escalabilidade do sistema, torna o software facilmente acessível de qualquer lugar do mundo e pode reduzir a complexidade da sua estrutura interna de TI.
- Híbrido : Esses sistemas usam uma combinação de soluções baseadas em nuvem e no local. Isso é útil se houver certas funções que você deseja manter no local, mas ainda aproveitando a escalabilidade fácil com os componentes na nuvem.
Qualquer um desses tipos de sistemas ERP pode ser personalizado com módulos e recursos que abordam processos específicos do setor e requisitos de conformidade. É essencial que você entenda as necessidades da sua empresa para que possa implementar um sistema que se alinhe com objetivos e metas.
Quais são os benefícios de usar um sistema ERP?
Um sistema ERP pode beneficiar seu negócio de muitas maneiras, incluindo:
Aumento da eficiência e produtividade
Ao automatizar tarefas, você pode otimizar fluxos de trabalho de rotina, reduzir erros e disponibilizar dados importantes para todos que precisam deles.
Melhor colaboração
Compartilhar dados em tempo real pela organização fornece clareza e transparência. Isso pode ajudar a melhorar a comunicação entre todos os departamentos e pode encorajar mais colaboração entre equipes multifuncionais.
Custos reduzidos
Um sistema ERP substitui aplicativos existentes e reduz os custos associados à compra, licenciamento e instalação de vários aplicativos em máquinas individuais. Ele também ajuda a reduzir o custo de treinamento de indivíduos para usar os aplicativos. Os ERPs também podem ajudar a reduzir custos ao automatizar processos, reduzir dados duplicados e reduzir erros.
Gestão mais fácil
Um sistema ERP facilita o gerenciamento ao combinar e integrar módulos que abordam várias áreas do seu negócio. De um local centralizado, você pode gerenciar necessidades de estoque, rastrear e gerenciar informações de clientes, analisar dados de vendas e muito mais.
Melhor tomada de decisão
O acesso a dados confiáveis e atualizados e ferramentas de relatórios fornece clareza e insight. Ferramentas analíticas podem ajudar você a identificar tendências, oportunidades e problemas potenciais. Isso pode ajudar você a tomar melhores decisões sobre novos projetos, direção da empresa, definição de metas e assim por diante.
Dados centralizados
Sem um sistema ERP, os dados ficam isolados entre vários departamentos. Esses dados podem existir em vários aplicativos e planilhas diferentes. Isso pode levar à duplicação de dados em vários formatos, o que torna mais difícil atualizar e manter-se atualizado. Um banco de dados centralizado reduz a duplicação de dados, facilita a atualização de dados e garante que todos os dados estejam disponíveis no mesmo formato.
Visibilidade melhorada
Um sistema ERP dá a você uma visão abrangente dos processos e operações da sua organização. Esse tipo de visibilidade ajuda você a entender quem está fazendo o quê e pode ajudar você a alocar recursos mais facilmente.
Facilita a conformidade
Empresas que estão dispersas geograficamente pelo país ou pelo mundo têm que lidar não apenas com regulamentações federais, mas também com regulamentações locais. Um sistema ERP pode incluir recursos de conformidade que ajudam você a garantir que sua empresa cumpra essas diferentes regulamentações. Ele também pode ajudar você a gerar relatórios que ajudarão você se sua empresa for auditada.
Maior segurança de dados
Os sistemas ERP são tipicamente muito seguros com autenticação de usuário, controle de acesso e criptografia para proteger seus dados. Os dados armazenados na nuvem também são muito seguros por causa dos altos padrões de segurança usados pelos provedores de serviços de nuvem.
Escalabilidade do sistema
À medida que seu negócio cresce, um sistema ERP pode crescer com você para acomodar atividades como um aumento no volume de transações de vendas, novos usuários, interações com clientes e muito mais. Se seu ERP for baseado em nuvem, o dimensionamento pode ser automático, dependendo do seu acordo de nível de serviço com o provedor de nuvem. Se seu ERP for local, o dimensionamento pode exigir máquinas adicionais, salas de servidores, recursos de TI, etc.
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