O que é uma análise de cargo?

Por JP&F Consultoria

Uma análise de trabalho é frequentemente conhecida como o processo usado para identificar as tarefas, responsabilidades, habilidades, objetivos e ambiente de trabalho para um trabalho específico. Normalmente, é usada para elaborar a descrição de trabalho perfeita - mas abrange muito mais do que isso. O que começa com o recrutamento - quando bem feito - também melhora a transição do seu funcionário para sua nova função e apoia seu crescimento a longo prazo.

A cultura do local de trabalho de hoje exige que expandamos a definição de uma análise de trabalho. Agora, ela inclui as expectativas, metas, habilidades e competências, expectativas de integração, informações de revisão de desempenho e qualquer outra coisa para educar um funcionário a atingir o domínio da função. Quando bem feito, esse nível de detalhes em uma publicação de trabalho pode aumentar o número de inscrições que você recebe por meio de sua transparência absoluta. A partir daí, gerentes, colegas e liderança podem se apoiar no mesmo ótimo trabalho para outros propósitos. Então, vamos começar redefinindo-o de ser utilizado para uma descrição de trabalho para estabelecer como uma função agrega valor para uma equipe e organização.

Compare as duas análises de trabalho a seguir:

Quando uma análise de cargo contém detalhes sobre a função, expectativas, competências, planos de integração, tarefas diárias e outros detalhes (e não é apenas uma descrição de cargo), sua organização pode aproveitar as informações para iniciativas como:

Recrutamento
Seleção
Integração
Treinamento
Desenvolvimento de carreira
Saúde e segurança
Conformidade
Desempenho
Rescisão
Desembarque
E muito mais!

Uma vantagem de projetar uma análise de trabalho com esse nível de detalhes é como ela melhora o conhecimento do candidato sobre como agregar valor à organização e se ele está ou não equipado para isso. Isso ajudará a qualificar os candidatos e, então, sangrar diretamente em sua experiência de integração, onde os gerentes podem revisar expectativas e responsabilidades e definir metas precisas de 30-60-90 dias. Isso também forma a base para suas avaliações de desempenho e como eles podem atender às necessidades da função.

Fazer um bom trabalho de definição de expectativas durante o processo de integração também agrega valor ao processo de desligamento . Se os gerentes fizerem um bom trabalho definindo expectativas cristalinas da função, e o candidato não cumprir essas expectativas, então deve ser uma surpresa que não tenha dado certo. Ao ter esses detalhes incorporados em uma análise completa do trabalho, revisando-a antecipadamente e, em seguida, verificando as mesmas expectativas, ambas as partes terão uma compreensão concreta de onde as necessidades não foram atendidas, levando a uma saída mais civilizada.

Além do processo de rescisão e desligamento, uma análise de trabalho que contenha detalhes ricos sobre a função também pode promover o crescimento contínuo do funcionário. Habilidades, competências e outros detalhes ajudam a formar a base do seu processo de coaching e desenvolvimento. Gerentes e funcionários podem usar esses detalhes da análise de trabalho para aprender como se desenvolver e progredir em direção ao domínio da função. Esse conhecimento e revisão contínua ajudam a nutri-los em direção a um caminho claro ou, em outras palavras, os direciona precisamente para o "X".

Como conduzir uma análise de trabalho
1. Revise os requisitos do trabalho

Uma análise de trabalho exige que você obtenha uma compreensão mais profunda das operações do dia a dia dos seus funcionários. Às vezes, pode ser difícil obter uma visão abrangente das expectativas, responsabilidades e competências potenciais necessárias em uma única função. Vale a pena o esforço de capturar essas informações da gerência e dos funcionários sobre as expectativas, requisitos e habilidades do dia a dia do candidato para se tornar bem-sucedido na função. Ao pedir a um funcionário atual ou anterior (por exemplo, alguém que foi promovido dessa posição) para descrever suas operações do dia a dia, você descobrirá os detalhes necessários para iniciar uma excelente análise de trabalho.

DICA: Certifique-se de obter respostas claras e detalhadas de um funcionário atual ou anterior para a análise do trabalho. Quanto mais detalhada for sua explicação, melhor seu novo funcionário conseguirá seguir instruções e expectativas.

Ações:

Marque uma reunião com um funcionário atual ou anterior para avaliar o trabalho
Marque uma reunião com o gerente para estabelecer as expectativas na função
Considere marcar uma reunião com a liderança da organização para destacar quaisquer expectativas não atendidas
Envie uma pesquisa por e-mail para um funcionário atual perguntando sobre o emprego.

2. Pesquise descrições de cargos semelhantes

Na guerra por talentos, não fique cego para o que seus concorrentes estão fazendo. Aprenda o que os candidatos estão procurando e como as expectativas são definidas em sua organização. Revise uma variedade de descrições de cargos de diferentes organizações para evitar ignorar aspectos críticos do trabalho. Você também aprenderá o que eles percebem como os aspectos mais vitais do trabalho.

DICA: Procure descrições de cargos detalhadas. Algumas empresas até fornecem suas metas de 30-60-90 na publicação! Reconheça como outras empresas delinearam a evolução para compreender melhor o potencial da função.

Ações:

No Google, pesquise por “[cargo] [localização] descrição”
Em empregos do LinkedIn, pesquise por “[cargo]” e defina suas preferências
Faça uma varredura em um site de recrutamento como o Indeed para “[cargo]” e “[localização]”
No site do seu concorrente, analise o quadro de empregos para ver se há alguma descrição semelhante que você possa comparar com a sua

3. Identifique os resultados necessários para o trabalho

Pense nisso como suas metas de 30-60-90 dias . Como essa função se alinhará com as metas e objetivos gerais da sua organização? O que esperamos na semana um, semana 10 e como isso evolui com a estabilidade? Identificar isso permite que você defina expectativas, bem como determine o nível de valor que esperamos que a função forneça ao longo do tempo.

DICA: Seja claro e conciso para evitar confusão. O objetivo aqui é que qualquer pessoa na sua organização possa realmente entender o que alguém faz nessa posição e como ele ajuda a dar suporte aos objetivos da sua organização.

Ações:

Defina as habilidades e competências para o sucesso nesta função
Descreva os objetivos da organização
Defina expectativas claras para o novo funcionário
Descreva atitudes e comportamentos desejados
Crie uma lenda de pontuação que defina o sucesso
Elabore um cronograma para o processo de revisão
Crie faixas salariais com base na evolução da função

4. Examine a eficiência do trabalho

Estude as necessidades da sua organização. Há tarefas que você pode atribuir a outro departamento ou funcionário? Há uma solução para otimizar as responsabilidades do seu funcionário? Ao elaborar uma análise de trabalho, analise as eficiências de cada departamento e função. Pode haver tarefas que são mais adequadas em outro lugar. Se sim, você pode não querer mais incluir algumas das funções do trabalho.

DICA: Crie uma análise de trabalho para todos os seus empregos disponíveis, não somente para um novo emprego. Dessa forma, você pode criticar as responsabilidades e os resultados para reconhecer se outra função seria mais adequada para tarefas específicas.

Ações:

Revise se algum projeto está incompleto. Se sim, há outra função que seria mais bem-sucedida em concluir isso? Considere reatribuir essa tarefa.
Retire essa tarefa da análise do trabalho se ela não fizer mais parte das responsabilidades deles.

5. Determine as habilidades e o treinamento necessários
Ao integrar um novo funcionário , explore quais ferramentas e conhecimentos você pode treiná-lo para alcançar sucesso a curto e longo prazo. O objetivo aqui é identificar o que você pode oferecer a um funcionário nas primeiras semanas e ao longo do ano, para ajudá-lo ao longo do caminho em direção à maestria em sua função. Em sua análise de trabalho, identifique essas lacunas.

DICA: Faça a análise do trabalho o mais precisa possível! Peça a um funcionário atual ou anterior naquela posição uma recomendação sobre as ferramentas e o treinamento necessários para esta função. Descubra se há uma maneira ideal de compreender o que você exige deles.

Ações:

Definir as competências necessárias para ter formação para
Decidir o método de treinamento (grupo pequeno, baseado em computador, etc.)
Avalie a eficácia do treinamento (modifique se necessário)

6. Defina a compensação
Determinar a remuneração de um trabalho pode ser complicado – mas sua análise de trabalho deve ajudar a resolver isso. Uma análise de trabalho esclarece as habilidades, ambiente de trabalho, responsabilidades, educação e mais, necessários para decifrar uma remuneração apropriada.

Identificar esses detalhes importantes do trabalho permite que você formule o salário e os benefícios aplicáveis com precisão, bem como a forma como eles mudarão com a estabilidade.

DICA: Com um mercado de trabalho apertado, considere pesquisar o salário e os benefícios do seu concorrente também. Usando os detalhes da análise de trabalho, compare o salário de trabalhos com fatores semelhantes.

Ações:

Descreva o nível de habilidade, ambiente de trabalho, responsabilidades e educação necessários para esta posição
Analise o salário que seus concorrentes estão oferecendo para empregos semelhantes
Revise as faixas salariais atuais ou anteriores da sua organização
Ajustar as faixas salariais conforme necessário para o cargo

7. Continue a evoluir o trabalho
Agora, é totalmente natural que os desejos e necessidades do seu funcionário cresçam. Então, não pare de atualizar sua análise de trabalho depois de criá-la. Continue elevando a análise de trabalho para aprimorar o desenvolvimento da carreira do seu funcionário. Avalie se há obrigações ou resultados adicionais para adicionar à análise de trabalho. Conforme o tempo muda, as expectativas de função mudam, e você verá isso nas descrições do seu concorrente, no moral da sua organização, no feedback dos funcionários e muito mais.

Por exemplo, conforme as funções dos profissionais de Recursos Humanos evoluem, novos métodos de gestão devem ser ajustados na análise de cargos. Talvez por meio da análise de um concorrente, você tenha notado que mais empresas estão aplicando feedback em tempo real . Agora ciente disso, você pode considerar incorporar esse método aos requisitos de análise de cargos.

DICA: Marque reuniões quinzenais ou mensais com seus funcionários para revisar suas metas. Conforme seus desejos e necessidades mudam, você pode garantir que suas metas continuem agregando valor à sua organização de forma eficaz.

Ações:

Use avaliações de desempenho e feedback para atualizar a análise do trabalho
Revise continuamente as metas e expectativas com a gerência
Continue aprendendo e revisando descrições de cargos de outras empresas

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