O que é portaria 671 e qual a sua importância para o DP

Por JP&F Consultoria

A gestão da jornada de trabalho é um pilar fundamental nas relações trabalhistas brasileiras. Com a modernização das leis e o avanço tecnológico, o controle de ponto evoluiu do livro-ponto manual para sistemas eletrônicos sofisticados. O marco regulatório atual, consolidado pela Portaria MTP 671/2021 do Ministério do Trabalho e Previdência, estabeleceu diretrizes claras para o uso de softwares de tratamento de ponto, promovendo segurança jurídica e eficiência operacional.

Este guia detalhado explora o ecossistema do software de tratamento de ponto eletrônico, desde o entendimento das normativas até os impactos reais em grandes corporações.

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Parte I: O Contexto Legal e as Novas Regras da Portaria MTP 671/2021

A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) determina que estabelecimentos com mais de 20 funcionários são obrigados a manter o registro da jornada diária de trabalho. A Portaria 671/2021 veio para unificar e modernizar as regras que antes eram dispersas em diferentes normativas (como as antigas Portarias 1510/2009 e 373/2011), regulamentando três tipos de registradores eletrônicos de ponto (REP):

1. REP-C (Registrador Eletrônico de Ponto Convencional)

É o relógio de ponto físico tradicional, com impressão obrigatória do comprovante de registro de ponto (ticket) para o trabalhador.

2. REP-A (Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo)

Sistemas e aplicativos que permitem a marcação de ponto, como smartphones ou tablets, mas que exigem autorização prévia por meio de acordo ou convenção coletiva de trabalho. O software deve identificar empregado e empregador.

3. REP-P (Registrador Eletrônico de Ponto via Programa)

É a modalidade mais moderna, que engloba softwares e aplicativos em nuvem para registro de ponto digital. Para este modelo, a Portaria 671/2021 dispensa a necessidade de acordo ou convenção coletiva para sua implementação, desde que o sistema atenda a todos os requisitos legais.

Requisitos Cruciais para o Software de Tratamento de Ponto

O software de tratamento de ponto (programa que gerencia os dados coletados pelos REPs) precisa estar em conformidade para garantir a validade jurídica dos registros. As principais exigências incluem:

Arquivo Fonte de Dados (AFD): Todos os sistemas de ponto eletrônico (REP-C, REP-A e REP-P) devem gerar o AFD, um arquivo digital padronizado que contém todas as marcações de ponto. Ele deve ser disponibilizado imediatamente ao Auditor-Fiscal do Trabalho, quando solicitado.
Comprovante de Registro de Ponto (CP): O trabalhador tem direito a acessar suas informações de jornada, seja de forma impressa ou eletrônica (arquivo em PDF, por exemplo), com a garantia de que os dados são idênticos aos registrados no sistema.
Integridade e Inalterabilidade dos Dados: O software deve garantir que os dados originais (AFDT e AFD) não possam ser alterados, permitindo apenas o tratamento posterior (inclusão de justificativas, abonos, etc.) em um novo arquivo (AEJ - Arquivo Eletrônico de Jornada).
Emissão de Espelho de Ponto: O programa deve gerar o relatório Espelho de Ponto Eletrônico, um documento claro e completo que o funcionário pode conferir e, se necessário, contestar.

A transição para a Portaria 671 reforça o uso de tecnologias digitais e exige maior rigor nas auditorias, expondo empresas que ainda usam métodos desatualizados a riscos trabalhistas e financeiros.

Parte II: Como Funciona o Software de Tratamento de Ponto Eletrônico

O software de tratamento de ponto é o cérebro da operação de gestão de jornada. Ele atua de forma integrada:

Coleta de Dados: O sistema recebe as marcações de entrada, saída e intervalos dos funcionários, provenientes dos dispositivos de registro (REP-C, REP-A, REP-P).
Armazenamento e Segurança: Os dados são armazenados em bancos de dados seguros, frequentemente em nuvem, garantindo a integridade e a disponibilidade das informações, conforme exigido legalmente.
Tratamento e Gestão: O RH ou gestores utilizam o software para:
- Calcular automaticamente horas trabalhadas, horas extras (incluindo cálculo de adicional noturno), DSR (Descanso Semanal Remunerado), e banco de horas.
- Gerenciar faltas, atrasos e abonos, permitindo a inserção de justificativas e atestados.
- Integrar as informações diretamente com o sistema de folha de pagamentos, minimizando erros e evitando pagamentos indevidos.
Auditoria e Compliance: O software gera os arquivos legais (AFD, AFDT, AEJ e Espelho de Ponto) que podem ser apresentados em uma fiscalização trabalhista, assegurando a conformidade da empresa. Entre em contato com a JP&F Consultoria de recursos humanos & Recrutamento e Seleção Talentos, podemos ajudá-lo a construir uma equipe de alta performance!

Muitos sistemas modernos oferecem aplicativos móveis com recursos como registro via GPS para funcionários externos, workflow de aprovação de horas extras pelos gestores e dashboards para acompanhamento em tempo real.

Parte III: Desafios na Implementação e Gestão (Foco em Empresas com 4000+ Funcionários)

Para grandes empresas, a implementação de um software de tratamento de ponto eletrônico escala os desafios:

Desafios Técnicos e de Infraestrutura

Integração Complexa: Integrar o novo software com sistemas de RH e folha de pagamento já existentes (ERPs legados) pode ser desafiador e requerer desenvolvimento de APIs personalizadas.
Volume de Dados: Gerenciar dados de 4000+ funcionários exige uma solução robusta e escalável, preferencialmente em nuvem, que garanta desempenho e armazenamento seguro.
Dispersão Geográfica: Empresas com múltiplos escritórios ou operações externas (vendas, manutenção) necessitam de soluções flexíveis (REP-A ou REP-P com GPS) que funcionem de forma confiável em diferentes localidades.

Desafios Culturais e de Treinamento

Resistência à Mudança: A transição de métodos manuais ou antigos para um sistema digital pode enfrentar resistência dos funcionários e gestores. A comunicação transparente e o treinamento adequado são cruciais.
Garantir a Confiança: É fundamental que os colaboradores confiem na precisão e segurança do novo sistema, o que é facilitado pela disponibilização fácil do espelho de ponto eletrônico.

Desafios de Compliance e Jurídicos

Manutenção da Conformidade: A legislação trabalhista brasileira pode mudar. O software precisa ser atualizado constantemente pelo fornecedor para garantir que a empresa permaneça em compliance com portarias como a 671.
Gestão de Exceções: A complexidade das regras de jornada (adicional noturno, intrajornada, interjornada, feriados específicos, acordos sindicais) exige um software flexível que trate essas exceções automaticamente.

Parte IV: Benefícios do Software de Tratamento de Ponto Eletrônico

Apesar dos desafios, os benefícios superam largamente os obstáculos, especialmente em empresas de grande porte:

Para a Empresa

Redução de Custos e Erros: Automatizar cálculos elimina erros humanos na folha de pagamento e evita pagamentos indevidos de horas extras, resultando em economia financeira significativa.
Segurança Jurídica: O cumprimento das normas da Portaria 671 e a geração dos arquivos fiscais padronizados reduzem drasticamente o risco de passivos trabalhistas e multas em fiscalizações.
Otimização do RH: O RH ganha tempo e produtividade ao deixar de lado tarefas manuais de conferência de ponto, podendo focar em atividades estratégicas, como gestão de talentos e análise de desempenho.
Gestão em Tempo Real: Gestores podem acompanhar em dashboards o cumprimento de horários, faltas e saldos de banco de horas de suas equipes, facilitando a tomada de decisão.

Para o Colaborador

Transparência e Precisão: O registro fiel e inalterável da jornada e o fácil acesso ao espelho de ponto aumentam a confiança na empresa e na justiça dos cálculos salariais.
Facilidade de Uso: Sistemas modernos (REP-P) com marcação via app oferecem conveniência e agilidade no registro diário da jornada.

Parte V: História de Sucesso – Implementação em uma Grande Empresa (Exemplo Fictício)

Empresa: Logística Ágil S.A.
Segmento: Transporte e Logística
Colaboradores: 4.200 (motoristas, operadores de armazém e administrativos)
Desafio Inicial: A Logística Ágil utilizava um sistema misto de REP-C (em armazéns) e planilhas manuais (para motoristas). Isso gerava 3% de erros na folha de pagamento mensal, alto índice de fraudes nos registros manuais e cerca de 400 horas de trabalho do RH dedicadas apenas à conciliação de ponto. A empresa enfrentava múltiplos processos trabalhistas por divergências de horas extras.

Solução: A empresa implementou um software de tratamento de ponto robusto e em nuvem, migrando 100% para o modelo REP-P. Motoristas passaram a usar um aplicativo com geolocalização para marcar o ponto no início e fim das rotas, enquanto os armazéns mantiveram totens digitais.

Resultados:

Zero Erros na Folha: A integração automática com o sistema de folha de pagamento eliminou os erros de cálculo.
Redução de Passivos: Em 12 meses, os processos trabalhistas relacionados a jornada de trabalho caíram 85% devido à segurança e transparência dos dados.
Economia de Tempo: O RH reduziu o tempo de tratamento de ponto em 90%, realocando a equipe para gestão estratégica de pessoas.
Eficiência Operacional: O uso de dashboards permitiu à gestão de logística otimizar rotas e escalas, com base em dados reais de jornada.

O software para tratamento de ponto eletrônico, sob as diretrizes da Portaria MTP 671/2021, é mais do que uma exigência legal: é uma ferramenta estratégica que garante compliance, otimiza processos de RH e gera economia real para empresas de todos os tamanhos. Na JPeF Consultoria, nos esforçamos para alinhar os objetivos de negócios da sua empresa com as melhores estratégias de Aquisição de Talentos disponíveis. Se quiser saber mais sobre os serviços que oferecemos, não hesite em entrar em contato conosco.de qualquer organização.

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