Fechamento da folha de pagamento: Erros no pagamento
Ter que fazer alterações nos recibos de pagamento dos funcionários de mês para mês não é incomum nos negócios hoje em dia. Aumentos salariais e licença médica são apenas algumas das possíveis razões. É trabalho do departamento de RH compilar essas informações e garantir que cheguem à pessoa responsável pela folha de pagamento. Algumas pessoas fazem isso com post-its, outras com Excel, e problemas e erros geralmente surgem porque as informações não estavam corretas.
Então, qual é a solução? A chave para isso é entender o que é um ajuste de folha de pagamento e usar um software específico para automatizar a tarefa. Não há dúvidas de que um sistema personalizado e digitalizado pode economizar muito tempo para seu departamento de RH, além de manter os erros no mínimo.
Analisamos os ajustes de folha de pagamento mais comuns e como um software de RH personalizado pode facilitar sua vida.
O que queremos dizer quando falamos sobre ajustes de pagamento?
Quando falamos sobre ajustes de pagamento, estamos nos referindo a quaisquer fatores excepcionais que podem causar alterações no contracheque de um funcionário. Licença médica, aumento de salário ou pagamento extra são apenas alguns exemplos.
O departamento de RH geralmente compila essas informações e as envia ao membro da equipe ou agência que cuida da folha de pagamento para que eles possam fazer as alterações necessárias.
E é vital garantir que esse processo ocorra sem problemas. Ajustes incorretos podem levar a uma infração da lei trabalhista, bem como criar mais trabalho depois para consertar as coisas.
O erro humano é comum, especialmente ao inserir dados e números manualmente. Então, por esse motivo, é essencial ter as ferramentas certas à mão para gerenciar ajustes de folha de pagamento .
Em alguns departamentos de RH, isso ainda é feito por meio de notas manuscritas, arquivos digitais privados ou até mesmo de memória.
Os ajustes de folha de pagamento mais comuns
Como já mencionamos, um ajuste não precisa ser um problema. O termo simplesmente se refere a uma mudança única ou permanente.
Alguns ajustes que ocorrem todo mês podem incluir:
Novo contrato de funcionário
Quando alguém entra na empresa, precisamos registrá-lo e preparar um contrato. Esse ajuste pode ser resolvido (quase) automaticamente para que o novo ingressante possa assinar em seu primeiro dia.
Atestado médico
Quando um funcionário está doente, seu contrato precisa de um ajuste porque parte de seu salário será pago pela Previdência Social. Registrar a data de início e término de sua licença médica é vital para garantir que todas as informações estejam corretamente balanceadas.
Atualizações nos contratos dos funcionários
Quaisquer atualizações nos contratos dos funcionários, como um aumento salarial, também devem ser refletidas no contracheque. A equipe de RH precisa monitorar quem receberá o aumento e se inscrever e garantir que o novo salário apareça no contracheque.
Pagamentos extras
Pagamentos extras também devem ser mostrados no contracheque do funcionário para refletir que a empresa está pagando a eles mais dinheiro naquele mês. Se o pagamento extra se aplicar a todos na empresa, então é um processo mais direto. Por outro lado, pagamentos baseados em resultados exigem um controle mais preciso para garantir que a quantia certa de dinheiro chegue às pessoas certas.
Remuneração variável
Em algumas empresas, não é incomum que parte do salário dos funcionários seja variável, ou seja, baseado no alcance de metas como vendas. Isso é particularmente comum em funções comerciais. Um software de ajuste de folha de pagamento permite que você atribua variáveis por um determinado período de tempo, tanto em uma base individual quanto para cada departamento.
Terminação do contrato
Monitorar os que saem também é importante, pois você pode precisar calcular quaisquer ajustes de fim de contrato, como férias anuais não utilizadas e outros pagamentos pendentes. É vital registrar a data exata em que o contrato termina para ajustar o contracheque final.
Como gerenciar ajustes de folha de pagamento?
Como mencionamos anteriormente, ajustar manualmente a folha de pagamento nunca é eficaz. Fazer anotações à mão ou usar um documento em um computador individual é arriscado. Eles podem se perder facilmente. Muitas vezes, podemos cometer erros ao escrever um número, ou podemos até esquecer de fazer ajustes a tempo para o funcionário recebê-los. Fazer as coisas manualmente geralmente leva a problemas maiores. Isso cria trabalho extra para nós por termos que voltar e corrigir os recibos de pagamento.
O software de ajuste de folha de pagamento é de longe a melhor maneira de gerenciar essas tarefas. Esses sistemas permitem que você registre e armazene todas as informações automaticamente , o que ajuda a equipe de RH a monitorar os processos de perto e com maior precisão. Você também pode visualizar todas as alterações em uma única visualização, bem como anexar atestados médicos ao contracheque correspondente, por exemplo. Este tipo de software é totalmente diferente do software de folha de pagamento , pois este último se concentra mais no cálculo de deduções, impostos, etc.
E se preferir, você pode até mesmo dar à sua agência de folha de pagamento acesso ao sistema para que eles mesmos possam baixar as informações. Isso economiza muito tempo para os gerentes de RH.
Benefícios da automatização de ajustes de folha de pagamento
Maior controle: armazenar todos os ajustes na mesma plataforma e compartilhá-los com a equipe de RH torna muito mais fácil acompanhar as alterações.
Menos erros : compilar os dados e transferir para outros por meio de canais digitais ajuda a minimizar o risco de erro devido à digitação manual, distrações ou esquecimento. Os recibos de pagamento são um assunto delicado, portanto, devem ser manuseados com o máximo de cuidado possível.
Economize tempo : a equipe de RH economiza tempo usando um software de ajuste de folha de pagamento. Ele reúne todas as informações em um só lugar e pode transferir rapidamente os dados para especialistas em folha de pagamento. E se desejar, você pode até mesmo dar a eles acesso ao software para que eles mesmos possam recuperar as informações.
Satisfação dos funcionários: os funcionários ficarão mais felizes e motivados se as questões relacionadas ao pagamento ocorrerem sem problemas. Ninguém gosta de surpresas desagradáveis no contracheque ou de ter que reclamar e esperar que o erro seja corrigido. Usar a tecnologia torna a vida de todos mais fácil, então é um ganho para toda a equipe.
Tecnologia especializada é, sem dúvida, a melhor solução para gerenciar ajustes de folha de pagamento de forma eficaz . E economiza uma boa quantidade de tempo e energia para sua equipe de RH.
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