Dicas essenciais para o gerenciamento de equipes virtuais
A proficiência no gerenciamento de trabalhadores remotos exige um salto na mentalidade dos gerentes, especialmente dos líderes acostumados com métodos tradicionais de gerenciamento.
As habilidades de gerenciamento necessárias para gerenciar equipes que trabalham no escritório ou remotamente são semelhantes. O principal motivo de um gerente deve ser ajudar a equipe a ter sucesso em atingir seus objetivos e contribuir para o crescimento organizacional. Mas, às vezes, a mesma abordagem gerencial não funcionará enquanto estiver trabalhando remotamente. Nesse caso, uma abordagem diferente é necessária para melhorar a produtividade e a eficiência ao trabalhar remotamente.
Aqui estão 7 dicas essenciais para gerenciar efetivamente trabalhadores remotos e construir uma equipe de trabalho remoto produtiva, eficiente e feliz :
Estabelecendo expectativas claras
Como gerente, você precisa definir expectativas, metas e prazos claros e realistas para sua equipe. Você deve estar acessível o tempo todo e fornecer instruções claras sobre prioridades, metas de desempenho, marcos e objetivos. Você deve explicar claramente as responsabilidades de cada membro da equipe e garantir que esteja disponível e acessível quando necessário.
Os gerentes devem manter os membros da equipe atualizados sobre as mudanças na política da organização e quaisquer outras mudanças importantes. Os gerentes servem como modelos de comportamento esperado na organização.
Os gerentes devem delinear as diretrizes para trabalhar remotamente, como responder a e-mails ou textos oficiais durante e após o horário de trabalho. Isso permite que os funcionários mantenham um equilíbrio saudável entre vida pessoal e profissional e os impede de se estressarem desnecessariamente.
Em um ambiente de trabalho em casa, a melhor coisa para melhorar a produtividade e aproveitar ao máximo o trabalho remoto é definir expectativas. Os gerentes levam tempo para pensar sobre isso e explicar aos membros da equipe.
Abaixo estão algumas coisas importantes que devem ser esclarecidas claramente aos membros da equipe que trabalham remotamente:
- Tempo de resposta a e-mails e mensagens de texto durante e após o horário de trabalho
- Cronogramas para conclusão de tarefas e atualizações do andamento do trabalho
- Expectativas de um ambiente calmo e silencioso durante chamadas telefônicas e reuniões virtuais.
Oferecendo flexibilidade
Os gerentes precisam perceber que os trabalhadores remotos têm várias demandas de tempo, como cuidar de uma família ou quaisquer outros problemas pessoais. Oferecer flexibilidade aos trabalhadores, permitindo que trabalhem durante as primeiras horas da manhã ou no final da noite para que possam cuidar de suas necessidades pessoais. Isso ajuda a reduzir o estresse e melhora a concentração dos trabalhadores em suas tarefas.
Um plano de ação forte é essencial para um projeto, mas também é importante ajustar a estratégia para torná-lo bem-sucedido. Especialistas sugerem que não importa se os funcionários trabalham durante o horário da manhã ou da noite, desde que concluam o trabalho dentro dos prazos definidos.
Você pode oferecer flexibilidade no horário de trabalho? Você pode realizar o projeto perguntando aos seus funcionários quais são seus horários de trabalho e as tarefas que eles devem concluir dentro do prazo estipulado.
Você pode ajudar os funcionários a cumprirem suas funções fornecendo orientação. Os gerentes devem confiar em seus funcionários quando eles comunicam seu progresso de trabalho, concluem suas tarefas e alcançam suas metas dentro do tempo especificado.
Focando na Comunicação
Os gerentes devem garantir contato frequente com os membros de sua equipe para acompanhar os prazos de andamento do trabalho, a disponibilidade de recursos e os desafios do trabalho e as expectativas.
Os gerentes devem reservar um tempo para determinar que tipo de ferramenta de comunicação é mais adequada para a equipe, como e-mail, mensagens de texto, chats de vídeo, videoconferência, chamadas telefônicas e qualquer outro canal de comunicação. Tenha cuidado para não enviar pings constantemente para seus funcionários, o que pode interromper o fluxo de trabalho deles.
Gerentes que são bons ouvintes e conseguem comunicar respeito e confiança sem microgerenciar ou comunicar demais são os mais bem-sucedidos. Não importa se você está perguntando sobre a carga de trabalho ou recebendo atualizações de progresso sobre o trabalho, você deve ser capaz de comunicar confiança e apoio.
Você deve fornecer feedback construtivo com frequência para que os funcionários possam agir de acordo com suas sugestões. Você também pode encorajar e motivar os funcionários elogiando-os de vez em quando, mas saiba como eles gostariam de ser elogiados. Algumas pessoas gostam de ser elogiadas publicamente, enquanto outras preferem um elogio privado.
Aqui estão algumas coisas importantes que você deve ter em mente ao se comunicar remotamente:
- Facilitar a comunicação bidirecional com os funcionários
- Adote ferramentas de comunicação adequadas à cultura da equipe
- Realizar pesquisas mensais ou trimestrais com funcionários
- Incentive sugestões e reclamações
- Forneça feedback frequente
- Não se comunique demais e nem envie mensagens frequentes aos funcionários.
Resistindo à microgestão
Como gerente de uma equipe que trabalha remotamente, você deve confiar que os membros da sua equipe estão se comunicando claramente e concluindo suas tarefas dentro dos prazos especificados de forma eficaz.
Você não pode enviar pings frequentes aos membros da sua equipe e pedir atualizações sobre o progresso do trabalho a cada hora. Check-ins regulares individuais com cada membro da equipe ajudam a ter informações adequadas sobre o progresso do trabalho e eliminam a necessidade de microgerenciar.
Encurtando videoconferências ou reuniões
Você deve estar ciente de que as pessoas têm períodos de atenção muito curtos e videoconferências ou reuniões virtuais. As pessoas só conseguem se concentrar em telas por um tempo. Em vez de reuniões longas, você deve ter reuniões mais curtas, onde pode discutir planos de ação, recursos de equipe e progresso do trabalho.
Ajudar sua equipe a ser eficiente, produtiva e saudável também é responsabilidade do gerente. Ajuda a entregar trabalho de qualidade, mesmo em um ambiente altamente estressante.
Os gerentes devem procurar oportunidades para celebrar conquistas e marcos de trabalho da mesma forma que celebrariam no escritório. Videoconferências podem ser usadas como uma plataforma para celebrar ou reconhecer as contribuições de pessoas de alto desempenho.
Celebrar as conquistas dos membros da equipe em videoconferências é mais pessoal do que um e-mail. Elas também ajudam a aumentar o moral dos membros da equipe e os encorajam.
Mesmo essas videoconferências não devem ser excessivamente longas, ou elas se tornarão um fardo.
Protegendo as horas de trabalho e as prioridades da equipe
Gerenciar uma equipe trabalhando remotamente também exige a proteção das prioridades e do tempo dos membros da equipe para fazer seu trabalho.
Pequenas conversas podem reduzir o foco do trabalho e de outras tarefas importantes. E às vezes ajudar os membros da sua equipe com coisas diferentes pode fazer com que você trabalhe por várias horas extras ou tenha que correr para terminar seu próprio trabalho a tempo.
É importante entender quais processos dão maior visibilidade e quanto tempo é gasto em uma tarefa específica. Além disso, você também deve entender em quais condições sua equipe é mais produtiva e eficiente. Se alguém precisa de horas ininterruptas para trabalhar, você deve tentar gerenciar ou agendar reuniões quando eles estiverem menos ocupados. Você deve sempre comunicar aos membros de sua equipe que você confia e os apoia, e que você está sempre lá para ajudá-los.
Sempre que um membro da equipe tiver tarefas demais ou uma carga de trabalho pesada, você deve descobrir uma maneira de tirar algumas tarefas do prato dele ou reatribuí-las. Você também pode ajudar os membros da sua equipe priorizando conversas importantes em reuniões individuais regulares ou check-ins para que todos estejam igualmente focados.
Mesmo quando os gerentes confiam que os membros de sua equipe executarão seu trabalho com eficiência, há momentos em que o projeto é muito grande para a equipe. Nesse caso, a equipe está fadada a ter alguns problemas. Como gerente da equipe, você deve ser capaz de encontrar uma maneira de orientá-los na direção certa.
Incentivando a resolução criativa de problemas
Ao trabalhar remotamente como gerente, é fácil pensar que você tem que resolver todos os problemas sozinho. Mas isso não é totalmente correto, porque os gerentes dão o tom para toda a equipe.
Os gerentes devem incentivar a equipe a trabalhar em conjunto para descobrir como resolver problemas e desafios que surgem.
No local de trabalho, você pode realizar reuniões e receber sugestões por meio de quadros brancos, post-its ou outros meios.
O mesmo não pode ser feito em uma empresa remota por meio de uma videochamada. Mas você ainda pode incentivar a resolução de problemas encontrando as ferramentas certas que funcionam para você.
Deixe sua equipe debater ideias e soluções para o problema, pedindo que eles coloquem suas ideias em uma planilha na nuvem, em um documento ou em um quadro branco on-line.
Delegue projetos e tarefas a pequenas equipes e deixe que elas resolvam seus próprios problemas criativamente. Quando a equipe supera seus desafios e problemas, você pode apreciar e elevar o trabalho dela para toda a empresa.
As qualidades de um gerente ideal e de um grande líder são obtidas por meio da experiência e do trabalho duro consistente. Gerentes e líderes de equipe são as fortalezas de uma organização e um bom gerente liderará equipes melhores e melhorará a produtividade da empresa em pouco tempo.
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