Comunicação no trabalho
Qualquer pessoa que já tenha passado por problemas de comunicação no ambiente de trabalho sabe por que boas habilidades de comunicação são essenciais. Mal-entendidos podem levar a atrasos em projetos, reuniões perdidas ou conversas confusas, fatores que podem prejudicar a produtividade e se tornar um incômodo para resolver. Entre em contato com a JP&F Consultoria de recursos humanos & Recrutamento e Seleção Talentos, podemos ajudá-lo a construir uma equipe de alta performance!
Em uma pequena empresa, onde cada minuto e cada centavo contam, até mesmo pequenos problemas de comunicação podem ter um impacto significativo. Por outro lado, quando a comunicação flui sem problemas, sua equipe fica mais engajada, produtiva e inovadora.
Então, como você pode desenvolver essas habilidades cruciais de comunicação? Nossa equipe é especializada em comunicação e colaboração, tanto internamente quanto com os clientes, o que nos fornece insights valiosos para tornar a comunicação eficaz o padrão em sua empresa. Alcançar isso requer as estratégias certas e uma equipe de liderança comprometida.
É por isso que compartilhamos sete estratégias para aprimorar a comunicação no ambiente de trabalho e como implementá-las. Essas técnicas foram desenvolvidas para melhorar a comunicação, mesmo para equipes que possam ter dificuldades com ela:
3 benefícios de uma estratégia de comunicação empresarial
Primeiro, uma estratégia de comunicação empresarial geralmente consiste em técnicas que incentivam a comunicação aberta e o trabalho em equipe eficaz no ambiente de trabalho.
Juntos, eles formam um plano de ação que sua empresa pode usar para aprimorar suas habilidades de comunicação, trabalhar na formação de equipes e realizar tarefas com eficiência. Esse tipo de liderança proativa é ainda mais importante hoje em dia, com o aumento de equipes remotas e colaboração virtual.
Aqui estão três grandes benefícios de ter uma estratégia de comunicação eficaz:
- Melhora o engajamento dos funcionários
Uma comunicação eficaz no local de trabalho aumenta o moral e o engajamento dos funcionários, fazendo com que os membros da equipe se sintam conectados ao trabalho que realizam e à empresa para a qual o fazem. Boas atividades de formação de equipe também podem ajudar a desenvolver habilidades de comunicação, o que melhora a camaradagem e o engajamento dos funcionários.
Por sua vez, um melhor envolvimento dos funcionários pode levar à redução da rotatividade, a uma melhor experiência do cliente e até mesmo ao aumento da lucratividade.
- Aumenta a produtividade
Hábitos de trabalho ineficientes e prazos de projetos perdidos são quase sempre resultado de habilidades de comunicação deficientes no ambiente de trabalho. Ao usar estratégias de comunicação eficazes, você pode ser mais claro quanto às expectativas e, finalmente, obter os resultados necessários para entregar os projetos no prazo.
- Cria espaço para inovação
Um ambiente de comunicação aberta no local de trabalho promove a resolução criativa de problemas, ideias mais aventureiras e o pensamento inovador. Ajuda a criar espaço para a inovação, promovendo uma atitude de "não aceitar ideias ruins" e incentivando sua equipe a experimentar coisas novas, mesmo que esses projetos nem sempre deem certo. Criar espaço para aprender com diferentes estilos de colaboração pode realmente expandir as possibilidades do seu negócio.
7 estratégias de comunicação eficazes no local de trabalho
Embora os benefícios da comunicação eficaz sejam claros, alcançá-los pode parecer desafiador se sua equipe incluir membros que não sejam naturalmente bons comunicadores.
Para ajudar você a superar isso, estamos compartilhando sete estratégias de comunicação comprovadas que podem melhorar a formação de equipes e a comunicação geral, independentemente do ponto de partida da sua equipe.
Com essas estratégias, você pode promover um ambiente em que a comunicação aberta e eficaz se torne a norma, mesmo que sua equipe tenha dificuldades com isso inicialmente.
- Use a tecnologia para facilitar a comunicação
Não importa se sua equipe está sempre reunida presencialmente ou se tem a opção de trabalhar remotamente, ter as ferramentas de comunicação certas deve ser uma parte crucial da sua estratégia (e também ajudará na formação geral da equipe). Mas pode ser complicado encontrar a melhor plataforma de comunicação para sua equipe, por isso estamos aqui para ajudar.
O software de colaboração em nuvem certo facilitará a criação de um ambiente onde as pessoas se comunicam proativamente, compartilham ideias e se mantêm atualizadas em tarefas e projetos. E, à medida que mais e mais empresas migram para o trabalho remoto , é sempre útil ter a comunicação digital como opção.
Muitas pequenas empresas começam com contas de e-mail para os membros da equipe — e param por aí. Mas existem muitas outras maneiras (muitas vezes melhores!) de se comunicar além do e-mail. Precisa de uma resposta rápida para algo? Por que esperar por uma resposta por e-mail?
Ao investir em uma plataforma de bate-papo em equipe, você pode criar a oportunidade para sua equipe obter respostas rápidas (ou enviar GIFs engraçados). E, ao abrir seus canais de comunicação para videochamadas, você pode ter reuniões importantes — mesmo em meio a uma pandemia global (ou talvez apenas em um dia de trabalho remoto).
- Crie um ambiente aberto
Aqui está o problema. As ferramentas certas por si só não criam um ambiente onde a comunicação flua facilmente. Se você está lidando com a falta de comunicação no seu ambiente de trabalho, pode não ser tanto uma questão de indivíduos na sua equipe, mas sim do ambiente geral. Um dos melhores planos de comunicação é incorporar a comunicação à cultura da sua empresa.
Quando você cria um ambiente de comunicação aberta, os membros da equipe não têm medo de se manifestar (e assumir responsabilidades) se algo der errado, sugerir ideias inovadoras e ser honestos sobre o que está funcionando e o que não está. (Além disso, provavelmente também ajuda na retenção de funcionários .) Em suma, tudo o que torna uma empresa inovadora, eficaz e ágil? Tudo isso advém da comunicação aberta.
Não importa se você tem apenas alguns membros na equipe ou uma equipe em rápido crescimento, há maneiras de ser intencional na criação de um ambiente sem julgamentos que incentive conversas fluidas.
Um ambiente aberto é mais fácil de ser alcançado de cima para baixo, já que a gerência será capaz de promover e modelar o tipo de abertura que você busca. Normalmente, são os funcionários de níveis mais baixos que têm mais dificuldade em se manifestar. Às vezes, é por falta de confiança ou por serem novos na empresa. Conheça a JPeF: Consultoria de recursos humanos e recrutamento e seleção e descubra nossas soluções personalizadas e inteligentes, pensadas em você.
Aqui estão algumas maneiras pelas quais a liderança pode envolver os funcionários:
Estabelecer a expectativa no início de uma reunião de que não haja ideias ruins ou perguntas erradas.
Incentivar o feedback o mais cedo possível, mesmo durante o processo de integração.
Modelagem, compartilhamento de ideias “fora do comum”, brainstorming e feedback honesto.
Pedir feedback específico de várias maneiras e estar receptivo a ele.
- Proporcionar oportunidades formais e informais para feedback
Falando em feedback, um dos melhores indicadores para os funcionários de que você realmente tem uma comunicação aberta no local de trabalho é mostrar que você quer (e vai ouvir) o feedback deles.
Existem muitos aplicativos de engajamento de funcionários que oferecem uma maneira de formalizar o processo de feedback e são ótimos para incorporar o feedback à rotina da sua empresa.
Aplicativos de feedback são ótimos para fazer com que os membros da equipe se abram um pouco ou para coletar dados quantitativos de toda a equipe. Mas não subestime a importância do feedback informal também.
Um simples "o que você acha das nossas novas ideias de campanha?" enquanto você caminha entre reuniões ou no início de uma videochamada pode enviar uma mensagem clara e clara de que você está interessado em opiniões diferentes das suas — e que está aberto a ouvir o que eles pensam.
Por fim, quando se trata de feedback, não basta coletá-lo: você também precisa fazer algo com ele.
Embora nem sempre seja possível implementar todas as sugestões dos funcionários, fazer um acompanhamento com uma atualização sobre o motivo pelo qual algo não foi implementado ou o que você aprendeu com uma sugestão ajudará os funcionários a saberem que ainda são ouvidos.
- Seja específico com tarefas e instruções
Quando uma tarefa é feita de forma errada, muito lentamente ou apenas parcialmente concluída, não é apenas frustrante, mas também pode levar a atrasos no projeto. Mas geralmente a culpa também é tanto de quem atribui a tarefa quanto de quem a executa.
Uma técnica de comunicação importante é ser específico sobre tarefas e projetos para que todas as partes entendam o que precisa ser feito, como deve ser concluído e como isso se encaixa no projeto maior ou nos objetivos da empresa.
- Comemore conquistas e marcos
Para uma comunicação verdadeiramente eficaz na sua empresa, o feedback não deve fluir apenas em uma direção. Assim como a gerência valoriza o feedback que torna a empresa melhor, seus funcionários também devem valorizar o feedback que os ajuda a aprender e crescer.
É por isso que é tão importante comemorar conquistas e marcos em toda a empresa.
Há vantagens em comemorar conquistas e marcos tanto em nível individual quanto em equipe.
Ao dizer a alguém que ele fez um bom trabalho em determinada tarefa ou projeto, você está melhorando o moral dos funcionários e reforçando o comportamento positivo. Ao celebrar o trabalho de uma equipe ou mesmo de toda a empresa, você reforça objetivos compartilhados e cria uma forte conexão entre a equipe.
Faça questão de compartilhar reforço positivo de maneiras formais e informais. Você pode mencionar um trabalho bem feito em uma avaliação trimestral, por exemplo, mas também pode mencioná-lo apenas no corredor ou em um bate-papo da equipe. (É claro que, quando chega a hora de compartilhar uma crítica construtiva, é melhor lidar com ela em particular).
- Experimente diferentes tipos de reunião
Cada pessoa é diferente e, ao se concentrar em construir uma equipe diversificada e multitalentosa na sua pequena empresa, você também atrairá pessoas com diferentes habilidades e estilos de comunicação. Algumas pessoas processam melhor as informações em um ambiente individual, enquanto outras realmente se alimentam da energia de grandes brainstorms em grupo.
Já mencionamos a importância de ir além do e-mail e oferecer opções para mensagens em equipe, chamadas de vídeo , chamadas telefônicas e muito mais, mas você também pode oferecer opções diferentes de forma mais formal.
Se você sempre agenda grandes reuniões de equipe, por exemplo, tente agendar reuniões individuais ou em grupos menores — você poderá notar mudanças nos estilos de comunicação para os membros da equipe que se sentem mais confortáveis nesse ambiente.
Misture tudo e você aprenderá rapidamente como sua equipe prefere se comunicar. (Esta é outra área em que também vale a pena ouvir o feedback dos funcionários.)
Se parece complicado ter tantas formas diferentes de comunicação no ambiente de trabalho, não precisa ser. Contanto que você consolide o máximo possível desses canais em um só lugar, não precisará ficar verificando vários aplicativos o dia todo.
- Conecte-se entre departamentos
Esses hábitos incríveis de comunicação não devem existir apenas dentro de uma equipe — eles devem ser praticados por toda a empresa. Afinal, todos estão trabalhando em prol de objetivos comuns. Normalmente, a maneira mais rápida de alcançá-los é fazer com que todos trabalhem juntos.
Pequenas empresas geralmente têm ótima colaboração entre equipes quando estão começando (especialmente aquelas que começam com uma ou duas pessoas), mas começam a ter dificuldades à medida que as equipes crescem e ficam mais ocupadas com novas tarefas.
Aqui estão algumas ideias para manter suas equipes conectadas intencionalmente:
Realize reuniões trimestrais onde toda a empresa se reúna.
Designe aos novos contratados um mentor ou companheiro de almoço fora do departamento deles.
Peça aos departamentos que realizem ocasionalmente "almoços e aprendizados", onde eles mostrem às outras equipes no que estão trabalhando.
Você pode até criar canais interdepartamentais no aplicativo de bate-papo da sua equipe, onde os funcionários podem compartilhar preocupações, fazer perguntas ou simplesmente se conectar socialmente. Por exemplo, sua equipe de vendas pode achar útil ter um canal para solicitar postagens de blog do Marketing.
Assim que toda a sua equipe estiver conectada, você verá as conversas fluindo facilmente entre os departamentos. Imagine só. Quando um representante de suporte ao cliente tem uma pergunta rápida para o representante de vendas que trouxe um cliente para a equipe, ele pode se sentir à vontade para entrar em contato diretamente. É isso que acontece quando sua empresa tem uma estratégia de comunicação eficaz.
Estratégias de comunicação para pequenas empresas
A comunicação empresarial no local de trabalho pode parecer simples (“apenas conversem uns com os outros!”), mas é muito mais do que apenas bater um papo.
Nem todos se comunicam da mesma forma. É preciso ser intencional e usar as estratégias certas que ofereçam diversas oportunidades para comunicações formais e informais em toda a empresa.
Ao empregar estratégias de comunicação que promovam a comunicação aberta e a colaboração, você pode construir uma empresa repleta de funcionários engajados, eficientes e inovadores. E esse é o tipo de equipe que torna uma empresa bem-sucedida. Na JPeF Consultoria, nos esforçamos para alinhar os objetivos de negócios da sua empresa com as melhores estratégias de Aquisição de Talentos disponíveis. Se quiser saber mais sobre os serviços que oferecemos, não hesite em entrar em contato conosco.