Ciclo PDCA: como ele pode melhorar seus processos
Se sua organização usa a metodologia Lean , você está focado em construir apenas o que seus clientes querem sem desperdiçar tempo ou recursos para fazer o trabalho. E a ferramenta mais importante que você tem para fazer isso corretamente é o ciclo Plan-Do-Check-Act (PDCA).
O ciclo PDCA, também conhecido como abordagem iterativa de quatro estágios, é uma ferramenta para refinar um processo iterativo para que ele se torne cada vez melhor ao longo do tempo. Embora os ciclos PDCA sejam mais comuns no desenvolvimento e engenharia de produtos, você ainda pode usá-los em outros campos — praticamente todo trabalho tem processos repetitivos que você pode melhorar, de marketing a vendas e recursos humanos.
Continue lendo para saber mais sobre processos iterativos, por que o ciclo PDCA é importante para melhorá-los e como cada etapa do ciclo PDCA ajuda você a criar produtos melhores com menos desperdício durante cada iteração.
O que é um processo iterativo?
Em um processo não iterativo, você planeja cada fase do seu projeto com antecedência, e o próximo passo não pode vir até que o atual esteja completo porque o trabalho futuro será construído sobre o trabalho que você está fazendo agora. Por exemplo, se você vai tricotar um suéter, você deve fazê-lo um passo de cada vez, em ordem: Você tem que selecionar seu padrão e fio, então tricotar cada peça. Você não pode pular para a frente e prender as mangas antes de ter tricotado os ombros aos quais as mangas serão presas.
Processos iterativos, no entanto, são baseados em testar novas maneiras de fazer a mesma coisa para que você melhore continuamente seu processo enquanto trabalha em direção ao seu objetivo. Processos iterativos são baseados em tentativa e erro.
Por exemplo, enquanto tricotar um suéter seria um processo não iterativo, projetar um seria um processo iterativo: você teria que testar vários tipos de fios e técnicas de ponto, e teria que tricotar vários protótipos até encontrar o que funciona melhor.
Processos iterativos podem ser mais eficientes e adaptáveis do que os não iterativos. Em vez de gastar muito tempo planejando e construindo especificações no início do projeto, você começa a tentar coisas para descobrir o que funciona, adaptando-se a novas informações, obtendo feedback e resolvendo problemas conforme avança. Você também pode trabalhar em vários elementos do seu projeto ao mesmo tempo, já que cada parte não depende da parte anterior, o que encurta seu cronograma.
No entanto, processos iterativos podem arriscar o aumento do escopo . Se você não estiver investindo seriamente no começo para definir o escopo do seu projeto, você pode acabar se distraindo com problemas paralelos que surgem enquanto você está concluindo seu trabalho.
Equipes trabalhando iterativamente também precisam lidar com cronogramas vagos. Como não gastam muito tempo planejando no início do projeto, não conseguem construir cronogramas muito detalhados que tenham certeza de que conseguirão cumprir. Em vez disso, descobrem o que funciona à medida que avançam, o que pode significar que o cronograma de quando o trabalho será feito é difícil de definir.
Por que o ciclo Lean PDCA é importante para o processo iterativo?
Se sua organização usa a metodologia Lean, você está focado em reduzir o desperdício em cada etapa do seu processo. A metodologia Lean é sobre usar apenas os recursos e o tempo realmente necessários para criar ótimos produtos.
O ciclo PDCA é como você chega lá. W. Edwards Deming criou esse modelo (também conhecido como Roda de Deming ou Ciclo de Deming) na década de 1950 com base no método científico. Essencialmente, você faz uma hipótese (ou seja, propõe uma mudança que pode ser benéfica), experimenta com ela, mede os resultados e então decide como prosseguir.
Se você trabalhar nas etapas do ciclo PDCA várias vezes, você deve encontrar maneiras cada vez melhores de produzir seu trabalho. A longo prazo, você fará um trabalho melhor com menos recursos, criando mais eficiência, menos desperdício e um produto de maior qualidade.
A abordagem iterativa de quatro estágios do ciclo PDCA
PDCA significa Plan (Planejar), Do (Fazer), Check (Verificar), Act (Agir) . Menos comumente, você verá escrito como PDSA, com S de Study (Estudo).
Aqui estão as etapas básicas do ciclo PDCA:
Plano
Durante esta fase, você encontra um problema que quer resolver ou uma oportunidade de melhoria que quer aproveitar. Você planeja a mudança que quer fazer no seu processo para melhorá-lo.
Fazer
Em seguida, você precisa testar sua mudança. Encontre uma maneira de implementá-la — mas não exagere. O desenvolvimento enxuto para processos iterativos não é sobre mudar tudo de uma vez, o que seria uma receita para o caos em vez de uma maneira de reduzir o desperdício.
Em vez disso, você precisa escolher pequenas melhorias que você pode testar de maneiras controladas para que você não quebre todo o seu processo. Por exemplo, tente implementar sua mudança proposta em apenas uma equipe para que você possa ver como vai.
Verificar
É aqui que você examina os resultados do seu experimento. Analise como a mudança ocorreu. Ela realmente resolveu o problema que você se propôs a resolver? Ela causou outros problemas que você não esperava? Como você poderia fazer melhor se tentasse o experimento novamente?
Agir
Depois de ter suas descobertas em mãos, você precisa decidir o que fazer com elas. Se seu experimento foi um sucesso, então você pode torná-lo o padrão para seu processo daqui para frente — e parabéns por melhorar seu processo para sua próxima iteração! No entanto, se a mudança causou mais problemas do que resolveu, você pode decidir arquivá-la e tentar outra coisa da próxima vez.
O ciclo PDCA não é algo que você vai fazer apenas uma vez. Mesmo que sua mudança tenha sido um sucesso estrondoso, você precisará passar pelo ciclo novamente com outra mudança proposta mais tarde. E se você obteve resultados ruins ou mistos, use o que aprendeu para voltar à prancheta e começar de novo.
Conforme você trabalha no ciclo PDCA, precisará de algo para ajudar a acompanhar o que está planejando e aprendendo. Use o modelo PDCA do Lucidchart . Você pode documentar seus pensamentos e ações para cada estágio do ciclo para que tenha um registro de tudo o que propôs ou tentou, e será capaz de acompanhar quais foram suas descobertas e decisões.
Dessa forma, seu trabalho duro não se perderá no caminho. Você poderá ver o que considerou, o que decidiu, quais foram seus motivos e o que aprendeu. Isso ajudará você a decidir quais são seus próximos passos, e você terá notas detalhadas para revisar na próxima vez que precisar iniciar um ciclo PDCA para não replicar o trabalho.
Use o ciclo PDCA para melhorar suas iterações
Se você estiver usando a metodologia Lean para obter o máximo de seus processos iterativos, precisa se familiarizar com o ciclo PDCA. Passe pelas etapas sempre que precisar fazer uma melhoria em seu processo, e sua equipe ficará cada vez melhor com o tempo. No final, você produzirá um trabalho melhor, mais rápido e com menos recursos, o que elimina o desperdício e dá aos seus clientes exatamente o que eles estão procurando.
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