Checklist CIPA: O que não pode faltar em uma checklist
O checklist para a CIPA (Comissão Interna de Prevenção de Acidentes e Assédio) é o instrumento que garante a conformidade da empresa com a NR-5, evitando multas e assegurando a integridade física dos colaboradores. Para uma gestão eficiente, o processo deve ser dividido em três marcos temporais críticos: o pré-eleitoral, o dia da votação e o pós-eleito.
Abaixo, detalhamos cada etapa deste checklist para que sua empresa mantenha a segurança e o compliance em dia.
1. Checklist: O que fazer ANTES da Eleição (Planejamento)
A fase de preparação é a mais longa e exige rigor com prazos legais para evitar a anulação do processo.
- Convocação e Dimensionamento (60 dias antes): O empregador deve convocar a eleição com pelo menos 60 dias de antecedência ao término do mandato atual. O primeiro passo é consultar o Quadro I da NR-5 para realizar o dimensionamento correto da CIPA com base no CNAE e número de funcionários.
- Comunicação ao Sindicato: É obrigatório comunicar o início do processo eleitoral ao sindicato da categoria predominante.
- Constituição da Comissão Eleitoral (55 dias antes): O Presidente e o Vice-Presidente da CIPA atual devem formar uma comissão responsável por organizar o pleito.
- Edital de Convocação (45 dias antes): Publicar o edital em locais visíveis (físicos ou digitais) informando as datas de inscrição e da eleição.
- Período de Inscrições: Deve durar, no mínimo, 15 dias corridos. Garanta que todos os empregados (exceto estagiários) tenham liberdade de inscrição.
- Divulgação dos Candidatos: Após o encerramento das inscrições, a lista de candidatos deve ser publicada para conhecimento de todos os votantes.
2. Checklist: O que fazer DURANTE a Eleição (Execução)
A execução deve ocorrer no prazo mínimo de 30 dias antes do término do mandato vigente.
- Logística de Votação: A votação deve ocorrer em dia normal de trabalho, cobrindo todos os turnos para garantir a participação da maioria. O voto deve ser secreto.
- Quórum Mínimo: Para que a eleição seja válida no primeiro dia, é necessária a participação de pelo menos 50% dos empregados. Caso não atinja, a votação deve ser prorrogada para o dia seguinte, onde o quórum cai para 1/3.
- Apuração dos Votos: Deve ser feita imediatamente após o encerramento, com acompanhamento de representantes da empresa e dos empregados. Utilize modelos de checklist de fechamento para garantir que nenhum dado da apuração seja perdido.
- Critérios de Desempate: Em caso de empate, o critério legal é o tempo de serviço na empresa.
- Lavratura da Ata: Todos os votos (incluindo brancos e nulos) e os nomes dos eleitos (titulares e suplentes) devem constar na Ata de Eleição e Apuração.
3. Checklist: O que fazer APÓS a Eleição (Consolidação)
O trabalho não termina na urna; a formalização e a capacitação são os pilares da validade jurídica.
- Designação dos Representantes do Empregador: Enquanto os empregados votam em seus pares, a empresa deve indicar seus próprios representantes (titulares e suplentes).
- Treinamento Obrigatório: Antes da posse, todos os membros (eleitos e indicados) devem passar por treinamento. A carga horária varia de 8 a 20 horas, dependendo do grau de risco da empresa (NR-5).
- Documentação e eSocial: Organize as atas de eleição, posse e o calendário de reuniões. Atualmente, eventos de SST devem ser informados no eSocial com precisão para evitar sanções.
- Reunião de Posse: A posse ocorre no primeiro dia útil após o término do mandato anterior.
- Calendário de Reuniões Ordinárias: Na primeira reunião, deve-se estabelecer o cronograma de reuniões mensais para todo o mandato.
- Mapa de Riscos e Inspeções: A nova CIPA deve iniciar imediatamente a inspeção de riscos e a atualização do Mapa de Riscos da unidade.
- Planejamento da SIPAT: A comissão deve começar a planejar a Semana Interna de Prevenção de Acidentes do Trabalho, evento obrigatório anual.
- Auditoria Interna: Realize verificações periódicas usando um checklist de compliance para garantir que as atribuições da CIPA (como investigação de acidentes e sugestão de medidas corretivas) estejam sendo cumpridas.
Para garantir que cada etapa do seu processo de SST esteja em conformidade, é essencial contar com o apoio de uma consultoria especializada que domine as atualizações constantes da legislação trabalhista e previdenciária.