Processo de Onboarding
Onboarding , ou processo de boas-vindas devido à sua tradução para o espanhol, refere-se ao período de tempo em que gestores, equipe de recursos humanos e colegas recebem o novo integrante, ajudam-no a se sentir parte da empresa e a ter uma primeira impressão positiva dela. .
Projetar uma experiência do funcionário é essencial para reter (criar fidelidade) talentos. Todo esse processo começa do ponto de partida; o processo de recepção. Uma excelente integração de funcionários pode melhorar a retenção de funcionários em até 82%.
Neste artigo, tentaremos detectar alguns segredos para uma integração bem-sucedida. 13 é um número de azar, mas garantimos que se você seguir essas dicas terá um ótimo desempenho em seus processos de onboarding
1. Determine o que o novo funcionário precisa saber para exercer suas funções
É essencial durante o processo de integração determinar quais informações primárias e fundamentais devem ser transferidas ao funcionário. Nesse sentido, o principal objetivo desta fase é gerar no colaborador um sentimento de pertencimento que o faça acreditar no que a empresa faz e como o faz.
Assim, transmitir a missão, visão e valores da empresa ao colaborador pode ser uma boa prática para atingir esse objetivo. Podemos recomendar o uso de vídeos, filmes ou livros relacionados, ou o uso de narrativas para gestores ou mentores.
2. Informações sobre o cargo
Podemos fornecer uma descrição das funções a serem desempenhadas , avaliações prévias de desempenho e potencial alcançado pelos antecessores, para que o colaborador tenha uma referência. É claro que não pode ser tomado como referência sem entender que cada colaborador é único e cada um cumpre seus objetivos dentro de seus parâmetros.
3. Defina as referências internas e externas para cada posição
O responsável poderá definir quem são as referências internas do novo colaborador (clientes, fornecedores e colegas) que poderão trabalhar para ou com a empresa. Para isso, o colaborador poderá realizar reuniões periódicas com essas partes (ou seus representantes) para conhecer plenamente as atividades que realizam, suas necessidades e onde atuam.
Igualmente importante é consolidar referências externas que nos ajudem a ter um melhor desempenho no local de trabalho. Escritores, influenciadores ou líderes de outras empresas podem servir como referências que não trabalham conosco.
4. Mantenha reuniões regulares entre o funcionário e o coach
O coach ou mentor atribuído ao colaborador tem um papel fundamental na inspiração dos novos colaboradores, engajando-os e integrando-os de forma mais rápida e adequada. Para isso, é fundamental realizar reuniões de tempos em tempos que permitam ao mentor e ao colaborador compartilhar quaisquer problemas que possam surgir, e assim poder resolvê-los juntos.
5. Consolidar a relação entre o coach/mentor e o novo colaborador
Atribuir um mentor para cada colaborador permite que o processo de onboarding flua corretamente. Para isso, temos que garantir que esse relacionamento seja sempre fortalecido para que laços de confiança sejam construídos.
6. Acompanhe constantemente
Como gestores temos que conseguir monitorar constantemente para verificar se as expectativas da empresa e do colaborador estão sendo atendidas. Além de realizar reuniões no início ou no final do processo em geral, também temos algumas ferramentas que nos ajudarão a monitorar a experiência que estamos oferecendo ao colaborador, como softwares de pesquisa .
É fundamental não deixar o colaborador solto nesta fase de sua incorporação na empresa. Todo plano precisa ser monitorado e padronizado.
7. Tenha um plano de ação
Construir um plano estruturado com datas de entrega nas primeiras semanas serve para evitar estresse para o gestor, para a empresa e para o funcionário, além de evitar a saturação nos primeiros dias.
Decidir com antecedência o que você vai fazer, com quem vai se encontrar e quando , ajudará o novo colaborador a entender suas funções e responsabilidades diárias. Também podemos enviar o contrato com antecedência suficiente para que o funcionário nos comunique suas dúvidas. Além disso, devemos decidir quais tarefas o novo trabalhador deve realizar para desenvolver as competências que a organização necessita. Além de estabelecer quando receberão o treinamento necessário sobre a tecnologia envolvida na realização de seu trabalho.
8. Cubra o primeiro dia
O primeiro dia é a chave para um processo de integração bem-sucedido. Durante o primeiro dia teremos que abordar alguns pontos necessários para que a incorporação seja a melhor possível.
O fundamental nesta etapa é anunciar a nova adição ao restante da equipe e planejar uma reunião com a equipe para apresentá-la. Mas, acima de tudo, você deve ter preparado tudo o que o funcionário precisa para trabalhar (computador, mesa, telefone, e-mails, senhas, materiais,...).
Neste sentido, o principal objetivo desta fase é garantir que o colaborador seja o mais autónomo possível, e seja capaz de resolver quaisquer problemas ou dúvidas que surjam consultando a pessoa adequada. Para isso, é muito importante estar com o organograma da sua empresa atualizado.
9. Seja acessível ao novo funcionário
Novos colaboradores chegarão com muitas perguntas novas para fazer, muitas dúvidas sobre seu trabalho, funções e colegas, que você precisará esclarecer. Mostra que a equipe está atenta e pronta para sanar dúvidas. Assim você poderá tirar suas dúvidas, mostrar que está interessado no seu progresso. As perguntas deles também o ajudarão a melhorar os processos de integração a seguir.
10. Faça uso da tecnologia
Imagine o seu primeiro dia quando você entrou na empresa. Eles esqueceram alguma coisa? Eles atenderam às expectativas com as quais você entrou?
Para estabelecer um plano e monitorá-lo, pode ser muito positivo contar com um software de onboarding que nos ajude a gerenciar todo o processo.
O objetivo é que o colaborador tenha a melhor experiência possível. Com a incorporação da tecnologia, além de termos os melhores dados para verificar se o processo de acolhimento continua o seu curso normal, temos uma ferramenta global que nos ajuda também a identificar necessidades de formação, gestão de desempenho, ou ajudar os colaboradores a envolver, partilhar e comunicar.
11. Forneça as ferramentas
A tecnologia está desempenhando um papel central na experiência do funcionário. Portanto, é fundamental garantir que o colaborador receba o treinamento necessário nesses primeiros passos na empresa sobre todas as ferramentas que irá utilizar. Verifique se você recebeu o computador, o email, as licenças e os usuários das diferentes plataformas.
12. Tenha a perspectiva do funcionário
O processo de integração é bem-sucedido quando a perspectiva do funcionário é levada em consideração. Trata-se de mudar a perspectiva, olhar para o colaborador e entender como ele se sente. Dessa forma, conseguimos nos comunicar com o colaborador, fazendo com que ele se sinta ouvido, valorizado e reconhecido.
Os líderes prestam atenção aos novos colaboradores, procurando conhecer as suas necessidades, as opiniões específicas que expressam, o seu comportamento e as suas expectativas.
13. Estender o processo de melhoria da Experiência do Funcionário para o restante da Jornada do Funcionário.
A jornada do funcionário, pelo seu nome em inglês, nos remete à ideia do caminho que o funcionário percorre na organização desde o momento em que ingressa até o término de sua ligação com a empresa. Dessa forma, um dos primeiros pontos de contato do colaborador com a organização ocorre no processo de onboarding. Uma maior experiência do colaborador estará relacionada a esse “caminho” que o colaborador está trilhando dentro da empresa.
Cuidar do processo de recepção pode nos ajudar a gerar uma melhor Experiência do Colaborador, já que a primeira impressão conta muito (quem ainda não sabe disso?).
Porém, o onboarding, embora fundamental, é apenas o começo de tudo o que o colaborador sentirá e vivenciará ao longo de toda a sua trajetória na empresa.
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