O que são e-mails de confirmação de entrevista? exemplos e dicas
Embora muitas das tarefas que você realiza ao selecionar e contratar candidatos estejam se tornando automatizadas, não há razão para que você não possa personalizá-las. E-mails de confirmação de entrevista são uma função de RH que você pode adicionar facilmente ao painel de gerenciamento de tarefas de um sistema de rastreamento de candidatos (ATS). Veja como garantir que essa etapa importante no alcance de candidatos reflita a cultura e os valores da sua empresa, ao mesmo tempo em que faz o candidato se sentir valioso.
O que são e-mails de confirmação de entrevista?
E-mails de confirmação de entrevista são mensagens que informam o candidato sobre uma entrevista futura e permitem que ele responda para confirmar sua participação. Também pode ser seu convite inicial para entrevista. Os candidatos também podem enviar e-mails de confirmação de e-mail, informando você (como gerente de contratação) sobre seu interesse contínuo no processo de entrevista.
As empresas que enviam e-mails de confirmação de entrevista, em vez de fazer ligações ou enviar cartas, podem obter uma resposta melhor dos candidatos, já que o e-mail é o método preferido de comunicação em busca de emprego.
O que deve ser incluído nos e-mails de confirmação da entrevista?
Ao redigir um e-mail, lembre ao candidato para qual posição ele está se candidatando, bem como o nome da sua empresa e informações de contato. É possível que ele tenha se candidatado a muitos empregos, e você não quer confundi-lo por não ser direto sobre a posição para a qual ele será entrevistado.
Inclua quaisquer detalhes relevantes para a entrevista, incluindo quando, onde e o que levar. Se houver um componente de teste ou avaliação, deixe isso claro. Você também deve definir alguma expectativa de quanto tempo a entrevista pode durar, para que o candidato possa planejar seu dia e deixar bastante tempo para sua entrevista.
Por fim, o e-mail deve incluir as próximas etapas para perguntas, comentários ou preocupações. Para quem eles podem enviar e-mail sobre perguntas sobre estacionamento? Existe um contato que possa resolver quaisquer problemas de autorização de segurança? Inclua um ponto de contato para ambos antes da data da entrevista e um número para o qual eles podem ligar quando estiverem no local para a entrevista ou na videoconferência. Eles podem precisar de ajuda no dia da entrevista.
Quando você deve enviar um e-mail confirmando uma entrevista?
O ideal é que o e-mail de confirmação da entrevista seja enviado assim que você souber a data e a hora da entrevista. Isso ajuda o candidato a planejar com antecedência e garantir que ele esteja disponível. Por exemplo, alguns candidatos podem precisar planejar transporte ou creche.
Também pode deixar o candidato saber do seu interesse o mais rápido possível. Isso é importante quando o candidato pode estar em alta demanda ou considerando outros empregos. Ao enviar um e-mail sobre a entrevista, mesmo que não seja por mais uma semana ou mais, você está deixando-os saber que está interessado. Isso pode ajudá-los a tomar decisões informadas sobre outra oferta de emprego e ajudá-lo a obter melhores contratações em um mercado competitivo.
Modelo de e-mail de confirmação de entrevista
Pode ser mais fácil redigir um e-mail de solicitação de entrevista quando você tem um modelo a seguir. Aqui estão dois exemplos que você pode modificar com suas próprias palavras para causar uma boa impressão:
Modelo 1 (para entrevistas presenciais )
Caro [nome e sobrenome do candidato],
Recebemos sua inscrição para [Cargo] e estamos animados para convidá-lo para a próxima etapa do processo com uma entrevista pessoal com nosso gerente de departamento, [nome do gerente]. A entrevista ocorrerá em [data] às [hora]. Você pode vir até nosso local [endereço completo] e [incluir informações adicionais, como instruções para estacionamento, autorização de segurança, etc.] para ser visto.
Esperamos que a entrevista dure no máximo [duração estimada]. Por favor, venha com qualquer dúvida que você tenha sobre a vaga. Estamos ansiosos para conhecê-lo melhor!
Enquanto isso, se você tiver algum conflito de agendamento ou dúvidas, encaminhe-as para [nome e informações de contato].
Atenciosamente,
[Nome e número de telefone]
Modelo 2 (para entrevistas virtuais)
Muitas empresas preferem entrevistar por meio de videochamada, Zoom ou outra solução de software virtual. Se você planeja usar essa tecnologia para a entrevista, considere este modelo:
Caro [nome e sobrenome do candidato],
Recebemos sua inscrição para [Cargo] e estamos animados para convidá-lo para a próxima etapa do processo com uma entrevista virtual com nosso gerente de departamento [nome do gerente]. A entrevista ocorrerá em [data] às [hora] no seguinte link:
[inserir link para Zoom, Skype ou outra plataforma de bate-papo]
Por favor, reserve alguns minutos agora para instalar o software necessário para conduzir a entrevista. Recomendamos que você use um computador desktop ou laptop com fones de ouvido externos e um microfone para melhor qualidade de som.
[Se você estiver fazendo uma entrevista por telefone, substitua a seção de webconferência por uma descrição de como o processo de chamada telefônica funcionará.]
Esperamos que a entrevista dure no máximo [duração estimada]. Por favor, venha com qualquer dúvida que você tenha sobre a vaga. Estamos ansiosos para conhecê-lo melhor!
Enquanto isso, se você tiver algum conflito de agendamento ou dificuldades na configuração do seu dispositivo, encaminhe-os para [nome e informações de contato]. Teremos prazer em ajudar a garantir que a entrevista seja um sucesso.
Atenciosamente,
Maneiras divertidas de enviar e-mails de confirmação de entrevista
Se a mesma velha confirmação de entrevista não se encaixa na cultura da sua empresa, não tem problema em destacá-la um pouco com algo divertido. Pode ser uma linha de assunto mais atraente, uma linha de assinatura ou até mesmo o uso modesto de emoticons ou frases de efeito no corpo do e-mail. As ideias incluem:
Usar o nome do candidato e um emoji relacionado à empresa na linha de assunto do e-mail
Colando um .GIF relacionado ao trabalho no corpo do e-mail
Incluir um detalhe pessoal divertido sobre o negócio ou a equipe de contratação no corpo do e-mail
Adicionar um PS rápido com uma nota sobre o histórico do candidato e vinculá-lo ao seu valor para a empresa
Anexar um link para um vídeo que você personalizou com o nome deles convidando-os para uma entrevista
Embora ser um pouco caprichoso possa ajudar a comunicar a personalidade da sua marca, evite qualquer coisa muito juvenil ou chamativa. Você não quer que o candidato confunda seu e-mail com spam ou pense que não é um convite real. Adicionar apenas um pequeno toque especial diz a eles que você os valoriza como pessoa e que eles se encaixariam bem com o resto da equipe.
Dicas para escrever um e-mail para confirmar uma entrevista de emprego
Este e-mail pode não ser a primeira vez que você deu a um candidato as informações para uma entrevista. Você poderia ter falado com ele pessoalmente ou por telefone. O e-mail de confirmação, no entanto, será o lugar para onde eles voltarão repetidamente para confirmar o que sabem e responder a quaisquer perguntas que tenham antes da entrevista. Portanto, você quer manter o máximo de detalhes possível neste e-mail. Evite espalhar detalhes da entrevista entre várias mensagens que o candidato tem que embaralhar para encontrar os detalhes originais.
Dicas adicionais incluem:
Como em qualquer mensagem de contratação, mantenha sua mensagem clara, concisa e atenciosa.
Seja humano sem ser pouco profissional.
Use uma fonte grande e clara, com espaçamento adequado entre linhas e parágrafos.
Revise antes de enviar para evitar erros de digitação.
Evite usar “Caro Sr.” ou “Cara Sra.”, pois essas são saudações específicas de gênero que podem ser desagradáveis. Em vez disso, use o nome completo.
Resumo
Seja este seu primeiro e-mail para eles ou o quinto, você deve aproveitar cada e-mail como uma oportunidade para aumentar o reconhecimento da sua marca e mostrar suas oportunidades para o candidato. Lembre-se, enquanto eles estão trabalhando para impressioná-lo e conseguir o emprego, você também precisa impressioná-los como um lugar para onde eles devem querer levar seus talentos. Em um mercado de trabalho apertado, você não gostaria de desperdiçar nenhuma chance de mostrar sua cultura.
Até mesmo algo tão simples quanto um e-mail de confirmação de emprego pode ser a mensagem que finalmente chama a atenção deles e coloca você na lista dos melhores empregadores. Quando se trata de encontrar e reter os melhores talentos, você não pode tomar nada no processo de contratação como garantido.
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