O que é um e-mail de convite para entrevista?
Aprenda como convidar um candidato para uma entrevista de emprego com um e-mail de convite para entrevista que deixe o candidato informado, inspirado e animado.
Enviar um e-mail de convite para entrevista é uma etapa empolgante no processo de recrutamento. Pode ser tentador optar pelo caminho mais fácil e usar um modelo de e-mail de convite para entrevista, mas não faça isso. Conheça a JPeF: Consultoria de recursos humanos e recrutamento e seleção e descubra nossas soluções personalizadas e inteligentes, pensadas em você.
Investir tempo elaborando um e-mail personalizado convidando alguém para uma entrevista beneficiará sua marca e seu negócio.
E-mails de convite para entrevistas oferecem aos candidatos uma visão geral de como você trabalha. Eles são uma oportunidade de vender sua empresa e promover a vaga. Em setores competitivos, onde as vagas superam em muito o número de candidatos, um e-mail de convite para entrevistas bem escrito pode diferenciar entre preencher uma vaga e não.
À medida que as entrevistas em vídeo se tornam a norma, seu e-mail de entrevista precisa fazer mais do que simplesmente informar a data e a hora. Você precisará incluir o horário, detalhes técnicos, informações sobre a tarefa e até mesmo dicas sobre o código de vestimenta.
O que é um e-mail de convite para entrevista?
E-mails de convite para entrevista são correspondências personalizadas e profissionais enviadas a um candidato, convidando-o a participar de uma discussão formal sobre a vaga.
Você pode convidar um candidato para uma entrevista por telefone, videoconferência ou presencial. Durante o processo de recrutamento, você pode convidar um candidato para as três.
Não há regras fundamentais quanto ao formato do e-mail de entrevista. Eles podem ser curtos, com apenas algumas frases, ou descrições longas do processo de entrevista.
O mais importante é que o destinatário tenha todas as informações necessárias para decidir se concorda ou não com a entrevista e o que precisa fazer para se preparar para ela.
Você também tem o dever legal de garantir que todos os candidatos a emprego possam comparecer a uma entrevista — isso pode incluir ter que se adaptar aos requisitos do candidato.
Por que os e-mails de agendamento de entrevistas são cruciais na era do Team A maioria das entrevistas era realizada pessoalmente no passado, mas a pandemia mudou a forma como o recrutamento é feito.
Microsoft Teams são formas cada vez mais populares de entrevistar candidatos em potencial. Durante os estágios iniciais da pandemia, as entrevistas por vídeo aumentaram 67%, à medida que as organizações buscavam novas maneiras de engajar candidatos em potencial.
Hoje em dia, as entrevistas em vídeo são uma parte crucial do processo de recrutamento e vieram para ficar. Dois terços dos recrutadores planejam continuar a integração virtual após a Covid, relata a People Management. Conheça a JPeF: Consultoria de recursos humanos e recrutamento e seleção e descubra nossas soluções personalizadas e inteligentes, pensadas em você.
Organizar videoconferências acrescenta complexidade adicional ao processo, com os candidatos precisando de muito mais informações do que apenas hora e local.
Além da hora e da data, outras informações que os entrevistados precisarão incluem:
Detalhes de login para a videoconferência
Um link de calendário
Um horário de início e um horário de término (incluindo detalhes do seu fuso horário, para trabalhadores remotos ou candidatos estrangeiros)
Um breve esboço da discussão
Detalhes sobre quem estará presente na discussão
Código de vestimenta
Se você estiver pedindo que eles façam uma apresentação, detalhes sobre o software adequado
Um plano de backup se a tecnologia não funcionar
A importância de um convite de entrevista bem pensado
Toda correspondência enviada pela sua empresa deve ser profissional, mas isso é crucial com e-mails de convite para entrevistas. Um convite para entrevista positivo, pessoal e profissional oferece aos candidatos uma visão geral de como você trabalha.
Convites para entrevistas são essenciais para candidatos a cargos executivos e para aqueles em ocupações qualificadas com alta demanda . Em setores específicos, como medicina, indústria criativa e ensino, há mais vagas do que candidatos, o que significa que você deve se esforçar para atrair os melhores candidatos.
Um estudo recente sobre recrutamento na área médica concluiu que "promover conexões pessoais com cada candidato" é fundamental para o sucesso do recrutamento na era digital. Um e-mail bem escrito, personalizado e profissional pode melhorar a percepção da sua empresa entre os candidatos e incentivá-los a comparecer a uma entrevista.
"Por que não posso simplesmente enviar um convite de calendário para o candidato?", você pode se perguntar. Embora possa ser tentador, resista à tentação. Notificações de calendário são impessoais e pouco profissionais. Você pode enviar um convite de calendário assim que o candidato aceitar, mas não faça dele o primeiro contato com um possível candidato. Em vez disso, escreva um e-mail para agendar uma entrevista.
Formato de e-mail para convidar candidato para entrevista
Em primeiro lugar, os e-mails de convite para entrevistas têm seu propósito e estrutura. Você pode aprender mais sobre etiqueta profissional de e-mail em nosso guia detalhado. Ainda assim, você precisa ter um formato ligeiramente diferente em suas cartas-convite. Você precisará informar "quem, o quê, quando e onde" da entrevista.
Estudamos os convites por e-mail de várias das principais empresas do mundo e eles têm sete coisas em comum.
Agradecer ao candidato por se candidatar
Convide-os para uma entrevista
Forneça todos os detalhes essenciais
Diga-lhes quem estará presente
Incentive-os a se conectar e confirmar
Pergunte se eles têm algum requisito especial
Terminar com entusiasmo
- Agradeça ao candidato
É sempre positivo agradecer aos candidatos pelo esforço que fizeram para se candidatar à sua vaga.
- Convide-os para uma entrevista
Diga ao candidato que ele foi aprovado na primeira etapa (ou na segunda ou terceira, conforme o caso) e que você o está convidando para uma entrevista. Seja específico sobre o tipo de entrevista, seja por telefone, por vídeo ou presencial.
- Forneça todos os detalhes essenciais
O candidato precisará saber a data e o horário da entrevista, mas poderá precisar de mais detalhes. Você deve fornecer informações sobre quaisquer tarefas que solicitar, incluindo apresentações. Forneça informações sobre a duração da entrevista e, se desejar, detalhes sobre a estrutura da entrevista – seja uma entrevista em painel, uma discussão individual ou uma apresentação, por exemplo. Certifique-se de não omitir nada.
- Diga a eles quem estará presente
É educado informar ao candidato quem estará presente na entrevista. O candidato pode se preparar pesquisando um pouco.
- Incentive-os a se conectar e confirmar
Deixe claro para os candidatos que você precisa de uma resposta. Você pode estabelecer um prazo para todas as respostas, principalmente se tiver uma lista de reserva de outros possíveis entrevistados.
Nunca é uma má ideia oferecer a opção de enviar e-mails ou ligar. Aqui estão mais dicas sobre como enviar e-mails de networking .
- Pergunte se eles têm algum requisito especial
Você tem o dever legal de garantir que seu recrutamento seja justo, então pergunte aos candidatos se eles têm requisitos específicos que você precisa atender.
- Termine com entusiasmo
Termine seu e-mail de forma positiva e encorajadora. Este pode ser o começo de algo especial.
Como convidar candidatos para entrevista por e-mail
Suponha que você tenha lido nossa estrutura para criar o e-mail profissional perfeito. Nesse caso, você deve estar se perguntando como isso se traduz em um e-mail de convite para entrevista? Vamos dar uma olhada em um formato de e-mail adequado para convidar candidatos para uma entrevista. Aqui está tudo o que você precisa incluir.
- Use o nome da pessoa
Você deve personalizar sua correspondência por e-mail, usando o nome do entrevistado. E-mails são menos formais do que cartas, então não há problema em usar o primeiro nome. Se quiser saber mais sobre como começar um e-mail profissional , confira nosso blog detalhado.
- Agradeça pela inscrição
Um pequeno agradecimento faz toda a diferença. Agradecer ao seu potencial entrevistado é uma maneira positiva de começar o e-mail, então faça isso.
- Convide-os para uma entrevista
Pode ser fácil adotar um tom oficial ao escrever um convite para uma entrevista, mas não faça isso. Use a voz ativa ao dizer a um candidato que você o selecionou para uma entrevista. Independentemente de você ter analisado cada inscrição ou não, você está representando a organização, então escreva dessa forma.
- Forneça detalhes cruciais
Lembre-se de quem, o quê, quando e onde. Inclua tudo em qualquer e-mail para convidar candidatos pré-selecionados para uma entrevista. Horário, data, local e processo são informações cruciais que você não pode perder.
- Diga ao candidato quem irá entrevistá-lo
É profissional informar as pessoas sobre quem as entrevistará. Isso permite que elas façam alguma pesquisa de antecedentes, incluindo a verificação de perfis de empresas e perfis do LinkedIn. Antes de enviar o e-mail da entrevista, avise os colegas mencionados nominalmente na mensagem.
- Incentive-os a conectar e confirmar
Certifique-se de que o candidato confirme sua presença. Informe uma data de confirmação, se desejar. Você pode enviar um e-mail de lembrete alguns dias antes do prazo, se desejar.
- Pergunte se eles têm algum requisito especial
Você tem o dever legal e moral de garantir que todos os candidatos tenham a mesma oportunidade de comparecer a uma entrevista. Ao reconhecer isso e incentivar os candidatos a entrarem em contato com você, você está fazendo tudo o que pode para garantir um processo transparente e aberto.
- Termine profissionalmente
Escrevemos um blog detalhado sobre as melhores práticas para encerrar e-mails profissionais, incluindo as melhores despedidas para qualquer situação, inclusive as mais formais. Ele dará a você mais insights sobre como encerrar um e-mail para o candidato da melhor maneira possível.
- Revise o e-mail
Não há nada pior do que um e-mail mal escrito para um candidato. Portanto, certifique-se de verificar seu e-mail para convidar os candidatos pré-selecionados para uma entrevista, caso haja erros de gramática ou ortografia, antes de clicar em "enviar".
4 exemplos de e-mail de convite para entrevista
Aqui estão alguns exemplos de modelos de e-mail de convite para entrevista que você pode achar úteis.
- Exemplo de e-mail de convite para entrevista por telefone
Este é relativamente formal e fornece todos os detalhes necessários em um e-mail de convite para entrevista para um candidato.
Para
Carlos.alves@mail.com
Sua candidatura para o cargo de Diretor de Produto
Prezado Stephan,
Agradecemos sua candidatura ao cargo de Diretor de Produto. Gostaríamos de convidá-lo para uma entrevista inicial por telefone com nosso CEO, David Costa.
A ligação está agendada para ocorrer entre 9h e 10h (horário do Pacífico) do dia 17 de junho de 2021.
Esta é uma conversa informal para avaliar sua adequação à função. Também lhe oferece a oportunidade de tirar quaisquer dúvidas que você possa ter sobre a vaga.
Agradecemos se você puder confirmar se deseja aceitar nosso convite até 1º de junho. Assim que confirmar sua presença, enviarei um convite com todas as informações necessárias.
Agradecemos mais uma vez sua candidatura e aguardo sua resposta.
Atenciosamente,
- Exemplo de e-mail de convite para entrevista em vídeo
Como já dissemos, videoconferências e e-mails de entrevistas online precisam incluir informações específicas para os candidatos. Aqui está um exemplo de um modelo de e-mail para entrevista por vídeo.
Para
margarethSouza@mail.com
Sua candidatura para o cargo de Diretor Financeiro
Prezada Margareth,
Agradecemos sua candidatura ao cargo de Diretora Financeira. Gostaríamos de convidá-la para uma entrevista via teams com nossa equipe criativa.
A entrevista está agendada para 17 de junho de 2021, das 9h às 10h (horário do Pacífico).
Gostaríamos que você preparasse uma apresentação de 5 minutos sobre "O valor do branding em 2021". Você encontrará instruções detalhadas em anexo a este e-mail. Sinta-se à vontade para trazer exemplos de materiais que você criou, se desejar.
Agradecemos se você puder confirmar se deseja aceitar nosso convite até 1º de junho.
Enviarei um convite pelo Zoom com todas as informações de login necessárias. Também fornecerei um número de teleconferência caso você tenha algum problema técnico no dia.
Mais uma vez, obrigada por se candidatar a esta excelente vaga e aguardo sua resposta.
Atenciosamente,
Lucas
- Exemplo de e-mail de convite para primeira entrevista
As cartas para a primeira entrevista costumam ser formais e curtas. Ao fornecer aos candidatos informações sobre o processo desde o início, você pode reduzir a ansiedade que eles possam sentir. Isso também permite que eles se preparem, o que deve se traduzir em uma troca de mensagens mais significativa durante a entrevista. Você também pode basear o segundo e-mail de convite para a entrevista neste modelo.
Para
junior.alvi@mail.com
Sua candidatura para o cargo de Líder de Equipe Clínica
Prezado Danilo,
Agradecemos sua candidatura ao cargo de Líder de Equipe Clínica. Gostaríamos de convidá-lo para uma entrevista entre 14h e 15h30 (horário do Pacífico) do dia 18 de julho de 2021.
A entrevista será realizada no Royal Hospital. Você será entrevistado por um painel liderado pela Dra. Sarah João, Líder Clínica e membro do nosso conselho.
Durante a entrevista, pediremos que você nos conte exemplos de como aprimorou o atendimento ao paciente em funções anteriores. Não esperamos que você prepare uma apresentação, mas sinta-se à vontade para trazer qualquer material que tenha criado, se desejar.
Se desejar participar, confirme por escrito até 12 de julho de 2021. Se tiver alguma necessidade especial ou assistência, avise-me com antecedência.
Aguardamos seu contato em breve e um encontro em julho.
Atenciosamente,
Jessica
- Exemplo de e-mail de convite para entrevista final
A entrevista final é sua última chance de avaliar os candidatos e avaliar sua adequação à vaga. Se houver elementos da experiência deles que você gostaria de explorar, seja explícito. Dê ao candidato a chance de se expressar e impressioná-lo. Se quiser dar um feedback, geralmente é melhor que ele venha do gerente de recrutamento. Aqui está um exemplo de e-mail de convite para a entrevista final.
Para
Jose.moraes@mail.com
Sua inscrição para o cargo de Paralegal
Prezada Ivy,
Ficamos impressionados com seu desempenho e apresentação em sua entrevista anterior. Gostaríamos de convidá-la para uma entrevista final. Após esta etapa do processo, tomaremos nossa decisão.
Em sua entrevista anterior, sentimos que você era competente nos fundamentos do direito. No entanto, achamos que você não forneceu detalhes suficientes sobre as especificidades da jurisprudência. Antes de iniciarmos a entrevista formal estruturada, gostaríamos de lhe dar a oportunidade de nos contar sobre sua experiência e pontos de vista. Em seguida, faremos algumas perguntas.
A entrevista está agendada para ocorrer entre 9h e 10h30 (horário do Pacífico) em 1º de agosto de 2021. Se você desejar comparecer, por favor, confirme comigo por escrito.
Eu e o restante da banca de entrevistas aguardamos ansiosamente seu retorno.
Atenciosamente,
Lauren
Exemplo de e-mail de convite para entrevista
Todo mundo adora receber um convite para uma entrevista, principalmente se deixar claro quais são os próximos passos! Para garantir que seu convite seja claro, use este modelo.
Aqui seguimos o mesmo formato acima, mas ao usar este modelo de e-mail de entrevista, certifique-se de especificar precisamente o que você pedirá que a pessoa faça, onde ela precisa ir e quando.
Você também pode ter requisitos específicos para entrevistas, como pedir que as pessoas tragam um portfólio ou preparem uma apresentação. Nesse caso, forneça instruções claras, conforme mostrado no modelo abaixo.
Olá (nome do destinatário),
Agradecemos sua candidatura à vaga de (nome da vaga). Gostaríamos de convidá-lo(a) para uma entrevista.
A entrevista será realizada em (inserir data, horário e endereço). Ela deve durar aproximadamente 1 hora. Você deve chegar pelo menos 15 minutos antes da entrevista.
Gostaríamos que você preparasse uma breve apresentação para a entrevista. Os detalhes podem ser encontrados em anexo a este e-mail.
Confirme sua participação o mais breve possível. Não hesite em nos contatar caso tenha alguma dúvida sobre a vaga ou a apresentação.
Aguardo seu contato.
(Seu nome)
Cenários e abordagens adicionais para e-mails de convite para entrevista
- Segunda Rodada de Entrevista
Para um convite para uma segunda entrevista, informe o progresso do candidato no processo de contratação. Forneça detalhes sobre quem ele irá encontrar e a natureza da entrevista.
Exemplo:
“Prezado(a) [Nome do(a) candidato(a),
Parabéns por avançar para a segunda rodada de entrevistas para a vaga de [Cargo]. Esta rodada será mais aprofundada e envolverá a reunião com [nomes dos entrevistadores]. Aguardamos sua visita em [Data] às [Horário].”
- Entrevista em grupo
Ao convidar um candidato para uma entrevista em grupo, certifique-se de mencionar isso no e-mail. Explique o formato, os participantes esperados e o objetivo da entrevista em grupo.
Exemplo:
“Prezado(a) [Nome do(a) candidato(a),
Temos o prazer de convidá-lo(a) para uma entrevista em grupo para a vaga de [Cargo]. Esta será uma oportunidade para você conhecer nossa equipe e para que possamos saber mais sobre você. A entrevista em grupo acontecerá em [Data] às [Horário].”
- Entrevista Remota
Para uma entrevista remota, forneça instruções claras sobre a plataforma que está sendo usada, a data e a hora (considerando os fusos horários, se aplicável) e quaisquer requisitos técnicos.
Exemplo:
“Prezado(a) [Nome do(a) candidato(a),
Gostaríamos de convidá-lo(a) para uma entrevista remota para a vaga de [Cargo]. A entrevista será realizada via [Plataforma de Videoconferência] no dia [Data] às [Horário]. Certifique-se de ter uma conexão de internet estável e um local tranquilo durante a entrevista.
- Reagendando uma entrevista
Se precisar remarcar uma entrevista, peça desculpas pelo inconveniente. Ofereça diversas datas e horários alternativos e tranquilize o candidato, informando que sua candidatura ainda está sob análise séria.
Exemplo:
“Prezado(a) [Nome do(a) candidato(a),
Lamentamos informar que precisamos reagendar sua entrevista para a vaga [Cargo]. Pedimos desculpas por qualquer inconveniente que isso possa causar. Por favor, informe-nos sobre sua disponibilidade para [datas e horários alternativos] para que possamos agendar um novo horário. Entre em contato com a JP&F Consultoria de recursos humanos & Recrutamento e Seleção Talentos, podemos ajudá-lo a construir uma equipe de alta performance!