O que é o Arquivo AFD?
Os arquivos AFD e AEJ são pilares fundamentais da conformidade trabalhista moderna, estabelecidos pela Portaria 671/2021 do Ministério do Trabalho e Emprego. Eles garantem que a jornada dos colaboradores seja registrada e tratada com transparência, protegendo a empresa de riscos jurídicos e multas.
O que é o Arquivo AFD?
O AFD (Arquivo Fonte de Dados) é o registro "bruto" e inalterável de todas as marcações de ponto realizadas em um equipamento ou software.
- Origem: Gerado diretamente pelo coletor de ponto (REP-C, REP-A ou REP-P).
- Conteúdo: Contém o PIS do trabalhador, data, hora e um NSR (Número Sequencial de Registro) exclusivo para cada marcação.
- Segurança: Uma vez registrado, o dado no AFD não pode ser apagado ou editado, servindo como a prova máxima em auditorias fiscais.
O que é o Arquivo AEJ?
O AEJ (Arquivo Eletrônico de Jornada) é o documento que substituiu os antigos arquivos AFDT e ACJEF após a Portaria 671.
- Função: É o arquivo "tratado", que reflete a jornada real após ajustes (como abonos de faltas, inclusão de horas extras ou correções de esquecimentos).
- Emissão: Gerado pelo PTRP (Programa de Tratamento de Registro de Ponto).
- Importância: É este arquivo que deve ser apresentado ao auditor-fiscal quando solicitado para comprovar o cálculo correto da folha de pagamento.
Diferenças e Importância para o RH
Enquanto o AFD é o registro de entrada da informação, o AEJ é o resultado do processamento dessa informação para fins de remuneração e fiscalização.
| Característica | AFD (Arquivo Fonte de Dados) | AEJ (Arquivo Eletrônico de Jornada) |
|---|---|---|
| Status do Dado | Bruto / Inalterável | Tratado / Processado |
| Responsável | Coletor de Ponto (REP) | Software de Gestão (PTRP) |
| Finalidade | Auditoria de autenticidade | Base para folha e fiscalização |
A gestão correta desses arquivos permite ao RH evitar processos trabalhistas, garantir que a descrição de cargos e as jornadas estejam alinhadas à lei e manter uma cultura de transparência. Além disso, a tecnologia por trás do AEJ facilita a identificação de padrões de comportamento, ajudando em estratégias de atração e retenção de pessoas ao monitorar o equilíbrio entre vida pessoal e profissional.
Para um RH estratégico, entender esses arquivos é tão vital quanto dominar a inteligência emocional no recrutamento ou construir um pipeline de talentos eficiente, pois a conformidade legal é a base para qualquer política de reconhecimento de funcionários e valorização humana.