Mapeamento de Processos | JP&F Consultoria
Você já teve uma ideia maravilhosa, mas complexa, mas se sentiu completamente perdido sobre como organizar e implementar os diferentes estágios? O mapeamento de processos oferece um formato claro e estruturado que ajuda você a colocar tudo em ordem e facilitar sua visão.
Por que o mapeamento de processos é benéfico?
Mapeamento de processos é o processo em que um fluxograma mostra em detalhes como um projeto é dividido em subtarefas e como cada tarefa deve ser facilitada. É uma ferramenta de organização premium que evita a comunicação verbal, que geralmente é mal compreendida, e é claramente reconhecida por todos os membros da equipe. Ao visualizar cada processo, as equipes podem planejar seus projetos de forma eficaz, comunicar suas metas de forma compreensível e acelerar o design do projeto. Além disso, os profissionais identificam erros e potenciais dificuldades logo no início e decidem rapidamente sobre alternativas e correções econômicas. Todos os processos mapeados usam símbolos específicos que indicam as conexões e sequências de subtarefas e ajudam os indivíduos a obter uma imagem clara do resultado. Portanto, todos podem executar o melhor de suas habilidades e produzir resultados satisfatórios.
Tipos de mapas de processos que você pode criar
Fluxograma
Este é o mapa padrão que visualiza um projeto do início ao fim, incluindo todas as etapas e ações individuais. Ele apresenta símbolos, formas e cores para indicar diferentes etapas. O fluxo simplificado de um projeto é fácil de imaginar, e cada membro da equipe entende qual é sua função. Este recurso é útil para todos, incluindo desenvolvedores que criam novos recursos e proprietários de produtos que lidam com backlogs.
Diagrama SIPOC
A sigla significa Fornecedores, Entradas, Processos, Saídas e Clientes e encapsula o fluxo básico de uma operação do início ao fim. Ela se concentra mais na estrutura e pode ser criada como um companheiro para outros mapas de processos. Mantendo os cinco principais componentes de qualquer função empresarial em mente, os profissionais nunca perdem o foco. O SIPOC é particularmente útil durante operações complexas, como fabricação e produção, onde os processos devem ser seguidos rigorosamente para evitar erros dispendiosos.
Mapa de raias
Este processo de mapeamento envolve a criação de raias de natação, com cada uma representando diferentes funcionários. Em operações complexas onde vários departamentos estão envolvidos, ele fornece clareza sobre quem é responsável por tarefas específicas. A responsabilização é fomentada e os profissionais podem se comunicar diretamente se necessário. Então, cada raia é definida por regras que os indivíduos correspondentes devem seguir. O RH pode usar este mapa para organizar o processo de integração de alguém e distribuir as responsabilidades.
Diagrama BPMN
Os diagramas Business Process Model and Notation (BPMN) são ainda mais detalhados do que os fluxogramas tradicionais. Eles incluem eventos, atividades e gateways. Símbolos diferentes são usados para conectar cada elemento ao outro, criando um fluxo e associações claras. As raias e artefatos organizam cada atividade em ações menores. No entanto, um fluxo de sequência não pode ser conectado a mais de uma função diretamente. Esses diagramas podem envolver possíveis soluços, então as empresas estão preparadas para sua resolução.
Mapa do fluxo de valor
Também conhecidos como Fluxogramas de Material e Informação, esses mapas de processo anotam não apenas as etapas individuais durante uma operação, mas também a duração de cada uma. Eles também calculam os recursos e o inventário necessários e o número de funcionários que precisam estar envolvidos. Então, eles reconhecem atividades de valor e sem valor, reduzindo recursos e tarefas desperdiçados. Portanto, os profissionais podem se concentrar menos em ações que desperdiçam tempo e mais em outros projetos.
Mapa de alto nível
Também conhecidos como mapas de cima para baixo e mapas da cadeia de valor, eles oferecem uma explicação rápida das principais etapas sem entrar em muitos detalhes. Apenas as etapas essenciais são incluídas sem mencionar cada subtarefa, duração e profissionais designados. Eles são uma ótima ferramenta para gerentes de projeto discutirem planos de negócios com líderes ou colaboradores terceirizados que não precisam de detalhes operacionais. A comunicação é crucial para transcrever a mensagem corretamente.
5 etapas para criar um mapa de processo eficaz
1. Identifique seu processo
Pode haver um processo que precisa ser melhorado ou um que não foi documentado em sua empresa. Decida qual deles merece ser mapeado e por quê. Quais problemas você percebe e como planeja resolvê-los? Decida se isso envolve um departamento ou a empresa inteira e então escolha seu mapa de processo preferido. Atribua tarefas a cada funcionário e use o mapa para comunicar seus métodos operacionais à sua base de clientes. Não se esqueça de definir metas, seja melhorando a comunicação ou reduzindo atrasos em projetos.
2. Construa sua equipe de mapeamento
Quanto mais stakeholders você convidar para sua equipe, mais abrangente será seu mapa. Inclua profissionais com experiência nas diferentes etapas do processo e peça que compartilhem seus pensamentos. Seus insights ajudam você a entender as principais funções, atividades, entradas e saídas do seu processo. Ao longo do caminho, peça aos funcionários que trabalham no projeto para compartilhar suas opiniões sobre seu trabalho. Revise documentos como procedimentos operacionais e métricas-chave de desempenho para melhorar a produtividade e reduzir o tempo desperdiçado.
3. Organize seus passos
Comece definindo seus pontos de início e fim e todas as pré-condições, gatilhos e pós-condições. Divida seu processo em tarefas e subações menores. Preveja os recursos humanos e materiais e o capital que você precisará. Seja específico sobre a duração de cada tarefa, os problemas que podem surgir e as expectativas. Você deve criar um caminho de comunicação claro entre cada subtarefa e atribuir funções aos funcionários com base em suas habilidades. Em caso de transferências, mantenha um registro de comunicação para garantir um fluxo tranquilo.
4. Escolhendo seu mapa de processo
Com base nas etapas anteriores, você saberá qual mapa ou diagrama atende às necessidades do seu processo e atende ao seu objetivo final. Se precisar de um mapa hiperdetalhado, você pode optar por um fluxograma tradicional, um mapa de fluxo de valor ou um diagrama BPMN. Por outro lado, se você só precisa de documentação operacional geral, você pode optar por um mapa de alto nível. Claro, você pode criar mais de um mapa. No entanto, você pode querer manter um formato e não complicar demais as coisas.
5. Compartilhe com sua equipe e faça melhorias
Depois de projetar seu mapa de processo, compartilhe-o com seus stakeholders e membros da equipe de todos os departamentos envolvidos. Deixe que eles o revisem e ofereçam feedback sobre sua funcionalidade e clareza. Eles podem notar certas etapas que estão faltando ou erros factuais. Garanta que o conteúdo seja claro e não crie ambiguidades. Dependendo dos comentários de seus funcionários, faça as mudanças e melhorias necessárias para atender às necessidades do seu processo. Quando sentir que está pronto, você pode compartilhá-lo com todos em sua empresa.
Símbolos que você deve conhecer
Dependendo das diferentes etapas, decisões, entradas e saídas mencionadas em um mapa de processo, vários símbolos da Linguagem de Modelagem Unificada (UML) são incorporados:
Ovais indicam os vários pontos de início e fim de um processo. Eles são sempre encontrados no topo e na base de cada mapa.
Retângulos referem-se a tarefas e subtarefas que estão em processo de conclusão.
Retângulos com uma linha superior inclinada representam entradas e ações que são executadas manualmente.
Retângulos com linhas verticais duplas mostram processos e tarefas suplementares que não são explicados naquele mapa.
Setas vazadas referem-se a tarefas ou itens que foram transferidos de um destino para outro, descrevendo o item e sua origem.
Setas grossas indicam o caminho das ações e o fluxo de um processo.
Os diamantes indicam a necessidade de responder perguntas, geralmente com um simples sim ou não.
Os símbolos em forma de D geralmente são mais longos que a letra D e revelam atrasos ao longo do processo.
Paralelogramos referem-se a dados incluídos em entradas ou saídas.
Círculos grossos mostram a necessidade de inspeção, revisão ou teste.
A elaboração de mapas de processos é algo que a maioria das organizações utiliza para impulsionar melhorias em suas equipes. Erros como complicar demais os processos, torná-los muito simples e ignorar a contribuição das partes interessadas podem ocorrer. No entanto, você deve optar por uma abordagem clara e detalhada sem torná-la muito complexa para os profissionais entenderem. Priorize receber feedback e contribuição de seus colegas e tente incorporar seus pontos. A colaboração e a escuta ativa ajudam você a superar dificuldades comuns e ter sucesso.
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