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Integração entre RH e Financeiro, por que integrar

O planejamento eficaz da força de trabalho exige que RH e Finanças trabalhem como uma equipe. Veja como RH e Finanças podem se manter sincronizados durante três estágios principais.

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Com a economia flutuando consistentemente, as equipes de liderança estão procurando maneiras de otimizar sua força de trabalho e controlar rigorosamente suas despesas. O planejamento de contagem de funcionários é usado para informar quanto — ou quão pouco — uma empresa pode gastar com sua força de trabalho, ao mesmo tempo em que atende às necessidades atuais e futuras da empresa. Pacotes de remuneração total para

Os funcionários respondem por aproximadamente 70% do orçamento anual de uma empresa . Nada afeta as margens de lucro e a pista operacional como o número de funcionários.

Empresas com efetivos que excedem suas necessidades enfrentarão problemas com fluxo de caixa conforme as condições econômicas mudam. Mas aquelas que não têm efetivos adequados o suficiente — especialmente quando isso é combinado com lacunas significativas de habilidades — são igualmente vulneráveis ​​e correm o risco de ficar para trás da concorrência e das expectativas dos clientes.

O planejamento de headcount — um componente do planejamento da força de trabalho — é uma tática essencial que as organizações usam para manter esse equilíbrio fino entre muito e pouco sob controle. Com a estratégia certa e colaboração entre departamentos, as empresas podem monitorar e controlar de perto seu headcount e custo total da força de trabalho para garantir que permaneçam operacionalmente solventes e capazes de girar para aproveitar novas oportunidades conforme necessário.

O que é planejamento de pessoal?
O planejamento de pessoal é uma estratégia e um processo que as organizações usam para garantir que tenham o tipo e o número certos de funcionários — e a estrutura organizacional correta — para atingir suas metas de curto e longo prazo dentro de um orçamento definido de custo total da força de trabalho.

O objetivo do planejamento de headcount é garantir que a organização tenha cobertura de habilidades em todos os departamentos para atender às necessidades de hoje e às metas de amanhã. É um processo colaborativo, envolvendo recursos humanos, finanças, gerentes de departamento e liderança sênior para responder por requisitos de alto nível e de nível básico em toda a organização.

Após a conclusão do planejamento de pessoal, a alta liderança pode usar os resultados para decidir se precisa contratar novos funcionários para preencher lacunas de habilidades prioritárias, reestruturar a organização para otimizar a força de trabalho existente ou conduzir uma rodada de demissões para reduzir o número de funcionários.

Três benefícios principais do planejamento de pessoal incluem:

• Maior agilidade. O processo garante que as organizações possam auditar sua posição atual e se adaptar às mudanças de mercado, tecnologias e necessidades da empresa.

• Melhor eficiência. Manter o controle sobre quais habilidades estão presentes na organização e onde elas são implantadas garante que a equipe certa, com as habilidades certas, esteja nas posições certas para maximizar o impacto e a eficiência. 

• Gestão de talentos mais forte. O planejamento de headcount é uma etapa crítica para garantir que as empresas tenham os sistemas e processos necessários para alinhar as estratégias de RH, recrutamento e gestão com os principais objetivos do negócio. Ele ajuda as equipes a definir metas de talentos, faixas salariais e bônus com mais transparência sobre como isso impacta os objetivos da empresa. 

Esses são apenas três exemplos de como o planejamento de headcount beneficia uma organização. O impacto é de amplo alcance e é uma consideração essencial para as equipes de finanças e liderança sênior à medida que entram em climas econômicos em mudança. 

A diferença entre planejamento da força de trabalho e planejamento do número de funcionários
Simplificando, todo planejamento de pessoal faz parte de uma iniciativa maior de planejamento da força de trabalho, mas nem todas as atividades de planejamento da força de trabalho envolvem planejamento de pessoal.

O planejamento da força de trabalho envolve fazer um balanço dos recursos humanos existentes e reconciliá-los com as necessidades estratégicas atuais e futuras. Ele não examina necessariamente quantas pessoas estão na organização, quanto custam e se estão ou não nos lugares certos no organograma.

O planejamento de headcount é um pouco diferente, pois visa garantir que a organização tenha as pessoas certas no lugar certo e que o gasto total esteja alinhado com o orçamento da empresa. Se não estiverem, ajuda a determinar quais etapas precisam ser tomadas para aumentar, diminuir ou reorganizar o headcount.

As duas atividades estão intimamente alinhadas e frequentemente andam de mãos dadas. Sempre que possível, é provavelmente melhor executar o planejamento de contagem de funcionários e de força de trabalho em conjunto.

Qual é o processo de planejamento de pessoal?
O processo de planejamento de pessoal começa com o acordo sobre quais desafios a empresa espera resolver, quem deve contribuir no processo e onde a maior parte da atenção deve ser concentrada.

De acordo com a Forbes , “A colaboração entre todos os departamentos é fundamental para um plano de contagem de funcionários preciso… Um roteiro para um planejamento de contagem de funcionários bem-sucedido começa com uma avaliação do talento que você tem em vigor em comparação com o talento necessário para expandir seus negócios no próximo ano.”

Entender quem, o quê e onde do planejamento de pessoal garantirá que o processo permaneça focado nas metas e resultados mais impactantes.

Depois que essas três questões são resolvidas, o processo normalmente é dividido em 10 etapas principais.

 

1. Identifique os desafios do negócio. Quais são as metas e os desafios de curto e longo prazo para a organização? O que está atrapalhando o alcance dessas metas atualmente? Quais fatores externos precisam ser levados em conta?

2. Estabeleça métricas de sucesso. Quais métricas organizacionais e de RH você medirá para auditar o quadro de funcionários e o desempenho existentes? Como é o sucesso para essas métricas? Como é o fracasso?

3. Analisar e auditar dados. Use fontes de dados internas e externas para capturar e analisar dados-chave que ajudam a informar pontos de sucesso ou fracasso na estrutura organizacional e de pessoal existente. 

4. Colete feedback dos funcionários. Não se esqueça de incluir insights dos funcionários na fase de auditoria. Eles fornecerão insights inestimáveis ​​sobre operações de nível básico que podem estar impactando positiva ou negativamente o progresso em direção às metas. Eles também podem ajudar a sinalizar áreas onde a empresa está sub ou super indexada em talentos. 

5. Avalie a força de trabalho atual. Realize uma análise de lacunas entre onde a empresa precisa estar e o que a força de trabalho atual pode fazer. Observe a presença e a distribuição de habilidades vitais entre os departamentos e avalie as tendências de desempenho atuais. 

6. Identifique lacunas de habilidades e contratações. Concentre-se em quais habilidades existem na organização e quais habilidades estão ausentes. Faça uma referência cruzada com as necessidades atuais e futuras da organização. Ao fazer isso, reflita se essas lacunas de habilidades podem — e devem — ser preenchidas por meio de mobilidade interna ou contratação externa. 

7. Prever custos. É aqui que a equipe financeira entra em cena. Aqui, eles podem ajudar a estabelecer um custo base para a força de trabalho e prever quanto custará preencher lacunas de habilidades. Eles também podem ajudar a identificar riscos ou sobreindexação que podem fazer com que o orçamento da força de trabalho exceda a pista da empresa. 

8. Criando um roteiro. Com base na auditoria da força de trabalho e na previsão de custos, há espaço para contratar novos funcionários? O orçamento está estável, o que significa que uma iniciativa de reestruturação e retreinamento é necessária? Ou a empresa está superindexada e com orçamento acima do esperado em número de funcionários e requer uma rodada de demissões? As respostas a essas perguntas ajudarão a informar o roteiro. 

9. Execute o plano. Implemente o plano conforme definido na fase do roteiro. Não se esqueça de empregar técnicas adequadas de gerenciamento de mudanças para aliviar o impacto de coisas como demissões ou reestruturações. O objetivo é manter a força de trabalho intacta o máximo possível, sem comprometer o desempenho. 

10. Monitore os resultados e permaneça ágil. Acompanhe as principais métricas de sucesso para garantir que o projeto tenha o efeito desejado. Mantenha-se alinhado como uma equipe para garantir que o desempenho permaneça estável ou melhore, e que as iniciativas de talentos em andamento permaneçam dentro do orçamento definido. 

Conforme mencionado, o processo de planejamento de headcount é colaborativo. Normalmente, os principais stakeholders incluirão: 

• Um gerente de projeto

• Liderança executiva

• Recursos Humanos

• Lideres de departamento

• Financiar 

Esses membros da equipe geralmente são apoiados por ferramentas como uma plataforma de análise de RH ou de pessoas , organogramas, ferramentas de RHIS e fontes de dados próprias e de terceiros que ajudam a prever tendências atuais e futuras do mercado. 

Conforme destacado acima, um componente-chave do planejamento de headcount que não pode ser esquecido é o orçamento total da força de trabalho. É aqui que as Finanças desempenham um grande papel.

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