Desligamento de funcionários: Offboarding o que é e como fazer
A saída (desligamento) de um funcionário é um momento agridoce para todas as empresas, seja voluntariamente ou não. Leia este artigo para descobrir por que é essencial que as organizações tenham um procedimento de offboarding (Demissão de funcionario) robusto em vigor que deixe um gosto doce na boca dos funcionários que estão saindo e melhore sua imagem de marca.
O que é offboarding e como criar uma estratégia eficaz de offboarding de funcionários?
Durante o processo de integração , os funcionários são aclimatados ao seu novo local de trabalho e mostrados como eles devem executar suas tarefas. A maioria das empresas investe muita pesquisa e tempo na construção de um procedimento de integração forte que pode durar de alguns meses a um ano. No entanto, elas nem sempre investem em um desligamento adequado, deixando seus trabalhadores saírem de suas equipes sem ter uma conversa e informar seus colegas a tempo. Existem várias etapas no processo de desligamento de funcionários, desde o preenchimento de toda a papelada necessária e a realização de todos os procedimentos legais até a realização de uma entrevista de desligamento. Continue lendo para descobrir por que o desligamento de funcionários é importante e como você pode elaborar uma estratégia de desligamento eficaz para sua organização.
Deixa uma impressão final positiva
Pesquisas mostram que 86% dos candidatos a emprego leem avaliações de empresas antes de enviar suas candidaturas. Isso significa que as empresas devem prestar atenção extra à imagem de sua marca e como os ex-funcionários se sentem em relação a elas. Independentemente dos motivos por trás da saída do seu funcionário, esta pode ser uma boa oportunidade para uma discussão honesta e mutuamente benéfica. Por um lado, as organizações deixam uma última impressão melhor ao mostrar aos funcionários que estão saindo que se importam com seu futuro, potencialmente ganhando algumas avaliações online positivas no processo. Por outro lado, o funcionário garante uma conexão duradoura que pode até terminar em um retorno futuro, talvez depois de ganhar mais experiência e conhecimento.
As empresas podem melhorar com base no feedback
Os trabalhadores que estão saindo têm mais probabilidade de compartilhar feedback negativo durante o desligamento, diminuindo o moral dos funcionários e criando um ambiente de trabalho hostil. Transforme esse comportamento em uma oportunidade de melhoria, configurando uma sessão de feedback com seu funcionário, durante a qual ele pode expressar suas reclamações, dúvidas ou sugestões em um ambiente seguro e sem julgamentos. Certifique-se de anotar o feedback deles e compará-lo com os dados da entrevista de desligamento de outros ex-funcionários. Se os mesmos comentários parecem estar surgindo com frequência, este é o seu sinal para dar uma olhada longa e cuidadosa na cultura da sua empresa e tomar medidas para melhorá-la. Por exemplo, se a diversidade for um grande problema, investir em treinamento de conscientização e melhorará a retenção dos melhores talentos.
Oferece proteção contra riscos de segurança
Quando uma nova pessoa é contratada, as organizações normalmente oferecem a ela certos ativos, como computadores e celulares, e concedem a ela acesso aos sistemas da empresa e informações confidenciais. Durante o desligamento, é essencial que os gerentes recuperem esses equipamentos e revoguem as permissões corporativas, incluindo acesso a quaisquer sistemas eletrônicos, bancos de dados e plataformas online. Se você não concluir esta etapa, corre o risco de ex-funcionários fazerem login em suas contas e terem acesso a dados confidenciais. Isso pode representar uma ameaça grave à segurança da sua empresa, pois funcionários descontentes podem divulgar informações confidenciais e fazer com que as empresas percam a confiança de seus clientes e partes interessadas.
Como as organizações podem elaborar uma estratégia de desligamento de funcionários?
Comunique-se sobre a partida
Quando um funcionário sai, voluntariamente ou não, você geralmente tem tempo limitado para planejar sua saída. Portanto, é crucial saber a data precisa do último dia para agendar e concluir quaisquer atividades de desligamento. Isso incluirá a comunicação com o departamento de RH para dar-lhes tempo para preparar a papelada necessária e os pagamentos pendentes, bem como planejar a substituição do seu funcionário, entre outros. Você pode precisar iniciar um processo de recrutamento para contratar externamente ou fazer mudanças internas para preencher a posição. Em qualquer caso, o planejamento antecipado e a comunicação são essenciais durante esta fase para evitar perda de tempo. Não se esqueça de anunciar a saída de uma pessoa para o resto da sua empresa para promover a transparência e dar a todos tempo para se ajustarem às mudanças nas tarefas e na carga de trabalho.
Garantir a transferência de conhecimento
A saída de um funcionário sinaliza a perda de um conjunto de habilidades e conhecimentos únicos. A solução para uma transição mais suave é facilitar a transferência de conhecimento, pedindo ao indivíduo que está saindo um documento de transferência detalhado explicando como ele conduz seu trabalho diário. Isso inclui suas tarefas diárias, como ele prioriza suas responsabilidades, com quem ele se comunica e a quem ele se reporta dentro e fora da organização. Além disso, ele deve transferir todos os arquivos e documentos importantes e listar todas as ferramentas e softwares que ele usa para seu trabalho. Se necessário, ele pode ter que treinar outra pessoa, mesmo que não seja o substituto permanente, sobre como usá-los efetivamente. Isso ajudará a liderança durante o período de transição e tornará as coisas mais fáceis para o próximo funcionário que assumir o cargo.
Responsabilidades de transferência
Contratar um substituto pode levar tempo, e é por isso que o processo de contratação deve começar imediatamente. Enquanto isso, as responsabilidades e tarefas devem ser transferidas para um colega de trabalho que já esteja familiarizado com esse tipo de trabalho. Isso garante que a produtividade e a satisfação do cliente sejam mantidas. Especialmente se o funcionário que está saindo estava em contato próximo com um cliente, é essencial informá-lo de que seu vínculo com a empresa saiu e apresentá-lo ao substituto. Ao manter essas coisas em mente, você poderá encontrar rapidamente a pessoa certa para preencher a lacuna em sua empresa e treinar o novo contratado de forma eficiente.
Faça os pagamentos finais
O RH é responsável por lidar com todas as questões legais durante o desligamento de funcionários. Por exemplo, eles devem prosseguir com o último pagamento de alguém e quaisquer bônus adicionais, se aplicável, antes de removê-los da folha de pagamento da empresa. Em alguns casos, os profissionais são obrigados a assinar certos documentos, ou seja, uma carta de demissão ou acordo de confidencialidade, antes de sair. Alguns também podem pedir ao seu empregador que lhes ofereça uma carta de recomendação ou documentos fiscais. Uma organização responsável deve garantir que todas as etapas legais sejam tomadas para cumprir a lei e manter o trabalhador que está saindo satisfeito. Por fim, não se esqueça de atualizar o organograma, removendo o nome do antigo funcionário e substituindo-o por um novo.
Realizar entrevista de saída
Este pode ser o passo mais importante durante o offboarding. O gerente de RH normalmente se reúne com o funcionário que está saindo e pede sua opinião honesta sobre o estilo de gestão da empresa e quaisquer problemas que ele possa ter encontrado. Talvez ele tenha tido conflitos com seus colegas de trabalho ou mal tenha recebido os recursos de que precisava para conduzir seu trabalho adequadamente. O feedback pode ser positivo e negativo, e os gerentes devem ser receptivos a ele. Eles devem ouvir as pessoas atentamente e mostrar a elas que se importam com suas opiniões. Se alguém não se sentir confortável em ter uma entrevista individual, os líderes podem preparar um questionário detalhado para ele preencher.
Nenhuma das etapas acima pode ser bem-sucedida se os gerentes e líderes de equipe não tiverem empatia e gentileza para com o funcionário que está saindo. Este último pode ter escolhido deixar a organização, mas as figuras de liderança devem mostrar gratidão pelo tempo que passam com eles e suas realizações. Isso garantirá que sua empresa deixe uma última impressão positiva que melhorará sua imagem e talvez deixe a porta aberta para um retorno futuro. Siga as etapas que compartilhamos neste artigo para desenvolver uma estratégia eficaz de desligamento de funcionários e garantir uma transição suave para sua organização.
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