Contratação colaborativa como envolver sua equipe
Sem dúvida, você vê seus funcionários como um dos ativos comerciais mais valiosos. Faz sentido, então, que você faça tudo ao seu alcance para escolher novos funcionários que irão agregar, em vez de diminuir, o entusiasmo, a experiência e a produção da sua empresa. A contratação colaborativa é uma estratégia eficaz para ajudá-lo a escolher os candidatos certos para as vagas em aberto.
A contratação colaborativa envolve seus funcionários no processo de contratação, dando a você – e aos seus candidatos – uma perspectiva adicional sobre se um candidato é adequado para o trabalho. Também ajuda seus funcionários a terem um sentimento mais forte de envolvimento com a direção que a empresa está tomando.
A forma como você escolhe envolver os funcionários na contratação pode ser tão simples quanto fazer com que eles se encontrem informalmente com os candidatos para conversar por alguns minutos ou tão formal quanto fazer com que participem de um painel de entrevistas completo ou trabalhem em uma tarefa colaborativa. A chave é seguir uma estrutura; caso contrário, todo o processo de entrevista poderá parecer caótico.
Aqui, consideraremos os prós e os contras de envolver os funcionários em seu processo de contratação e compartilharemos algumas práticas recomendadas para aproveitar ao máximo o feedback de seus funcionários sobre os candidatos.
O que é contratação colaborativa?
A contratação colaborativa é um estilo de aquisição de talentos em que membros da equipe de vários departamentos participam do processo de contratação, em vez de ficarem limitados ao RH, recrutadores e gerentes de contratação. Em vez de as tarefas de contratação serem conduzidas principalmente por recrutadores, a contratação colaborativa é um esforço de grupo que envolve funcionários de toda a organização.
Qual é a diferença entre recrutamento tradicional e contratação colaborativa?
Num processo de recrutamento tradicional, as atividades de contratação são principalmente da responsabilidade dos recrutadores e do pessoal de RH. Há pouca comunicação entre o RH e os demais departamentos, exceto os gerentes de contratação, que estão envolvidos na condução das entrevistas e na avaliação da seleção dos candidatos. A decisão sobre quem receberá uma oferta é limitada a apenas algumas pessoas, às vezes apenas a um único indivíduo.
Na contratação colaborativa, os recrutadores delegam tarefas de contratação a vários membros da equipe em departamentos relevantes para a função. As entrevistas envolvem conversas com pessoas de diferentes áreas da organização e com diferentes níveis de antiguidade, proporcionando ao candidato maior exposição à empresa e à sua cultura. A decisão de fazer uma oferta envolve a contribuição de todas as partes envolvidas, o que pode levar a resultados de contratação mais equitativos, objetivos e precisos.
Benefícios da contratação colaborativa
Traz uma perspectiva adicional
Como gerente de contratação, você normalmente é afastado do trabalho diário “nas trincheiras” do seu departamento. No entanto, é crucial encontrar novos contratados que possam realizar esse trabalho com sucesso. Recorrer a funcionários-chave para avaliar potenciais contratações pode lhe dar uma perspectiva adicional que de outra forma não teria no seu nível. Também pode ser a melhor maneira de sentir a adequação à cultura, o que é notoriamente difícil para um único entrevistador avaliar com precisão.
Ajuda os funcionários a assumirem o controle
Envolver os colaboradores no processo de contratação mostra-lhes que a sua contribuição é valorizada e gera sentimentos de envolvimento com a empresa. Altos níveis de envolvimento dos funcionários¹ levam a maior inovação, maior produtividade, desempenho final mais forte e melhor retenção. Também ajuda os funcionários a entender por que um determinado candidato foi contratado e o que envolveu a decisão, o que promove sentimentos de transparência – um valor que é cada vez mais importante para os funcionários de melhor desempenho.
Ele fornece uma experiência valiosa de entrevista
Infelizmente, contratar não é uma tarefa fácil. A maioria dos profissionais não tem a oportunidade de praticá-lo até que estejam no lugar do gerente de contratação. Envolver seus funcionários no processo de contratação é uma ótima maneira de dar-lhes experiência prática na contratação, o que será útil no futuro se eles assumirem uma função gerencial (que deve ser uma de suas metas de retenção).
Ajuda você a “vender” o candidato a trabalhar para você
Seus funcionários são seus maiores vendedores, não apenas na frente de seus clientes, mas também com possíveis novas contratações. A opinião deles em primeira mão pode ajudar os candidatos a se verem em sua equipe e imaginar como seria trabalhar para você. Os funcionários atuais também podem responder a perguntas sobre as nuances de uma função sobre a qual o pessoal de RH muitas vezes não consegue falar.
Desvantagens de envolver funcionários no processo de contratação
Acrescenta tempo e complexidade ao processo de contratação
Quanto mais pessoas envolvidas no processo de contratação, mais complexo ele será. Adicionar participantes às entrevistas pode levar a desafios de agendamento. A coleta de feedback de mais de uma ou duas partes requer processos adicionais de organização e colaboração.
Pode adicionar uma sensação de pressão sobre os candidatos
Entrevistas individuais podem ser assustadoras para os candidatos. Enfrentar um painel completo de juízes aumenta a sensação de pressão, enquanto um dia inteiro de reuniões consecutivas com diferentes partes interessadas pode ser desgastante.
Pode tirar tempo das tarefas dos funcionários
Para que os funcionários tenham um papel valioso no processo de contratação, eles precisam ser capazes de dedicar uma quantidade significativa de tempo. Isso significa tirar um tempo de suas tarefas regulares, o que pode levar à perda de produtividade. Para evitar isso, você precisará planejar cuidadosamente como envolver os funcionários para garantir que não afastará as pessoas de projetos importantes ou as lançará em um dia de entrevistas quando o prazo for apertado. Novamente, isso aumenta a complexidade do processo de planejamento.
Quem deve estar envolvido na contratação colaborativa e quando?
Aqui estão os principais participantes envolvidos em um processo de contratação colaborativo.
Contratação de gerentes
Qualquer esforço de grupo precisa de um líder forte para ter sucesso. Na contratação baseada em equipe, essa pessoa é o gerente de contratação. Eles devem criar a descrição do trabalho e os critérios de avaliação, atribuir funções e responsabilidades e definir expectativas sobre o desenrolar do processo. Entrevistas individuais podem ser assustadoras para os candidatos. Enfrentar um painel completo de juízes aumenta a sensação de pressão, enquanto um dia inteiro de reuniões consecutivas com diferentes partes interessadas pode ser desgastante.
Recrutadores
Os recrutadores são responsáveis por manter o processo de contratação fluindo de maneira tranquila e eficiente. Eles facilitam a comunicação entre os candidatos, concentram-se em fornecer uma experiência perfeita ao candidato e costumam ser o primeiro ponto de contato entre um candidato e a organização.
Supervisores e colegas seniores
É ótimo envolver pessoas que assumirão um papel de gerenciamento ou liderança sobre a pessoa contratada no processo de entrevista. Como conhecem bem as operações diárias do departamento onde o candidato trabalharia, podem dar aos entrevistados uma compreensão mais precisa do trabalho e fornecer uma avaliação sólida da aptidão dessa pessoa para a função.
Pares
Colegas que trabalharão na mesma equipe – ou mesmo em equipes diferentes – podem fornecer perspectivas úteis sobre como um candidato pode se integrar à cultura e aos estilos de trabalho da organização. Considere envolver conversas com possíveis colegas durante a fase de entrevista.
Dicas para envolver os funcionários no processo de contratação
1. Siga uma estrutura
Muitas vezes vemos gerentes de contratação passarem candidatos para funcionários involuntários que não esperam nem estão preparados para a interação sob a premissa de “ter uma conversa rápida”. Embora os gerentes tenham boas intenções ao permitir que os candidatos interajam com a equipe da qual possam ingressar; essa abordagem não lhe traz nenhum favor. Seu funcionário é pego de surpresa e pode não dar a melhor impressão, enquanto seu candidato pode sair sentindo que foi penhorado para que você possa voltar ao trabalho.
Se você deseja envolver efetivamente os funcionários em seu processo de contratação, isso deve ser feito de forma planejada e programada. Todas as partes devem ser avisadas com antecedência sobre quem se reunirá com os candidatos num determinado dia, e os funcionários devem receber instruções claras sobre o objetivo da sua participação. É para fornecer informações básicas sobre a função? Responder perguntas sobre a empresa? Avaliar o candidato em uma tarefa prática?
Se você estiver usando funcionários em uma entrevista de painel , siga um formato estruturado em que um entrevistador assume a liderança e os demais fazem perguntas predeterminadas em sua área de especialização. Isso evitará que o formato do grupo se transforme em um vale-tudo.
2. Ofereça treinamento
Não presuma que um funcionário que é bom em seu trabalho também será naturalmente bom em julgar candidatos imediatamente. Contratar exige habilidade, e a maioria das pessoas não tem a chance de praticar até assumir o cargo de gerente de contratação.
Forneça treinamento adequado para preparar os membros de sua equipe de contratação para o sucesso. Revise as metas e os principais indicadores de desempenho. Mantenha conversas práticas para ajudar os entrevistadores a aprimorar suas habilidades. Revise o uso de scorecards e dê exemplos concretos de como é o feedback útil.
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3. Faça rodízio de quem participa
Embora possa ser tentador envolver os mesmos funcionários no processo de contratação de forma consistente – afinal, você deseja mostrar suas melhores e mais brilhantes estrelas – evite trazer repetidamente as mesmas pessoas. Isto não só anula o propósito de obter perspectivas mais diversificadas sobre os candidatos, mas também pode fazer com que os funcionários participantes se sintam sobrecarregados com as suas responsabilidades normais de trabalho. A última coisa que você deseja é que comece a parecer uma dificuldade para eles participarem.
Em vez disso, considere formar um comitê de contratação aberto a qualquer funcionário ou para o qual os funcionários possam ser indicados. Então, as pessoas do comitê entrarão e sairão do processo. Para cada candidato, tente envolver uma mistura de pessoas, incluindo seus gerentes, colegas e subordinados diretos. Isso garantirá que você se beneficie de muitas perspectivas diferentes e, ao mesmo tempo, use com eficiência o tempo de sua equipe.
4. Defina parâmetros de avaliação claros
Certifique-se de que todos em seu comitê de contratação estejam de acordo sobre os critérios que você usará para julgar os candidatos - lembre-se de que o gerente de contratação deve defini-los e o sistema de pontuação da entrevista que você usará para avaliar esses critérios. Defina expectativas sobre como o feedback será fornecido e quando. Por exemplo, é uma boa ideia desencorajar os entrevistadores de conversar entre si sobre os candidatos antes que todos tenham enviado o seu feedback oficial. Caso contrário, você corre o risco de eles influenciarem as impressões uns dos outros.
5. Leve o feedback dos funcionários a sério
Uma grande advertência é obter a opinião dos membros da sua equipe sobre possíveis novas contratações – você realmente precisa usá-la. As perguntas, preocupações e recomendações de seus funcionários são altamente válidas e devem ser levadas a sério. Por exemplo, vimos muitos casos em que entrevistadores de funcionários sinalizaram comportamentos como grosseria ou arrogância, que indicariam uma má adequação cultural.
Levar a sério o feedback de seus funcionários dá-lhes uma sensação de propriedade sobre o processo de contratação. Isto não só os beneficia na forma de envolvimento, mas também faz com que se sintam investidos no sucesso do candidato, o que aumenta a probabilidade de quererem ajudar o novo contratado a ter sucesso na sua função.
Um sistema é usado para coletar informações dos funcionários para garantir que elas sejam levadas em consideração na decisão de contratação. A maioria dos sistemas de rastreamento de candidatos possui um recurso de pontuação colaborativa de candidatos. Como alternativa, você pode usar uma pesquisa enviada por e-mail ou uma planilha.
6. Vá além das entrevistas
Entrevistas e acompanhamento no trabalho não são as únicas maneiras de envolver seus funcionários no processo de contratação. Aqui estão algumas outras maneiras de envolver os funcionários atuais em possíveis contratações:
Peça-lhes que auditem seu funil de recrutamento, analisando o processo do ponto de vista do candidato e compartilhando seus comentários sobre como melhorá-lo.
Conte com os funcionários para criar conteúdo voltado para os candidatos, como postagens em blogs e videoclipes.
Recrute funcionários para ajudá-lo a revisar currículos. Isso pode ser especialmente útil ao contratar funções que exijam habilidades de nicho ou conhecimento técnico.
Entregue as rédeas de seus canais de mídia social para aquisições em plataformas como Instagram e Snapchat. Em uma aquisição, um ou mais funcionários administram a conta do dia e compartilham o conteúdo do dia a dia.
Traga as mesmas pessoas que participaram do processo de entrevista durante a integração. Isso dá ao candidato um ou dois rostos familiares e pode proporcionar uma transição mais suave.
Obtenha perspectiva adicional de especialistas em recrutamento
Seus funcionários são um recurso valioso para obter informações sobre contratação; uma equipe dedicada de profissionais de recrutamento é outra. Uma agência de recrutamento pode ajudá-lo a lançar uma ampla rede e restringir seu grupo de candidatos aos candidatos que oferecem a melhor combinação de conhecimento, experiência e valor para a função que você precisa preencher.
Quer você precise contratar para um cargo-chave ou centenas de funções, temos uma solução de pessoal que atende às suas necessidades e orçamento.
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